Rayo Rodríguez: Fiscalización digital de la autoridad vs Controles de las Empresas
La fiscalización de Enero a Mayo 2024 fue de 359 mil 25 millones de pesos, que representan 261 mil 563 millones de pesos más que el mismo periodo del 2023, este dato debería ser suficiente motivación para que las empresas se autodiagnostiquen en su control de la operación y cumplimiento aduanero, a través de la capacidad tecnológica actual y/o necesaria, con enfoque en la detección y prevención de errores cometidos directa o indirectamente a través de los actores del despacho aduanero.
La autoridad ha sido reiterativa en informar lo eficiente que le resultan las auditorias electrónicas al explotar las bases de datos que nosotros mismo generamos, el problema es que mientras ellos han mantenido una ruta permanente de digitalización y centralización de procesos, no todas las empresas han reconocido lo importante que es la inversión en la sistematización eficiente de los departamentos de Aduanas y Cumplimiento Aduanero, ya que no siempre se cuentan con sistemas y contratos de servicio robustos, además agregaría que no siempre son centralizados.
La descentralizacion de datos y controles operativos puede ser eficiente desde el punto de vista local (para una planta por ejemplo), pero no desde un punto de vista regional o global, ya que representa el principal riesgo de las empresas y terminará convirtiendose en problemas que seran detectables fácilmente por la autoridad con el simple cruce de datos y ahora más con la IA en auditorias electrónicas y análisis de riesgo por sectores industriales que aplica la autoridad.
El compromiso es invertir en la que llamo la trilogía perfecta, que consta de 1.- recursos humanos bien preparados y capacitados, 2.- recursos tecnológicos certificados y que sea preferiblemente basados en un solo sistema integral y 3.- contratos de servicio bien estructurados con responsabilidades claras que permitan blindar y a la vez garantizar la correcta operación y cumplimiento de los agentes aduanales, administradores del sistema y personal, teniendo como base de partida y fin los programas y certificaciones de cada empresa.
Mantener un sistema centralizado para la operación y cumplimiento aduanero es fundamental para las empresas, ya que permitirá tener una sola base de datos con un solo criterio en toda la operación, estandarizando temas tan delicados como la clasificación arancelaria mexicana y extranjera, descripción de partes, precios, pesos, incoterms, e interfaseado con el ERP de la empresa, etcetera, evitando así que se apliquen criterios locales para una misma empresa o grupo de empresas que deben mantener una homogeneidad en la operación y cumplimiento aduanero.
Los sistemas centralizados para las empresas deben considerar tener además de una sola base de datos, los módulos ejecutables correspondiente al Anexo 24 (control de inventario de las IMMEX), Anexo 30 (control de inventario y credito fiscal de las IVA/IEPS), Anexo 22 (información de pedimentos) y Complemento Carta Porte “CCP” (regulación al transporte y empresa); así como de proveer la información para el eManifest y US ENTRY, ya que representan la columna vertebral de las auditorias y fiscalización en México y USA.
El siguiente paso es explotar eficientemente pre y post operación la información que estamos generando y transmitiendo a la autoridad, aplicando criterios de análisis de riesgo de acuerdo a los programas y certificaciones vigentes de la empresa, esto nos permitirá tener un eficiente control de la operación y sobre todo detectar errores u omisiones que pueden y deben ser corregidos antes de convertirse en multas, sanciones y peor aún en perdida de certificaciones.
El mantener un sistema centralizado no es una tarea sencilla para los responsables del departamento de aduanas y cumplimiento aduanero, pero el costo-beneficio comparado con no tenerlos o tener sistemas descentralizados, hace la gran diferencia en auditorías internas y de gobierno, lo cual se transforma en un potencial riesgo o beneficio que se debe cuantificar para recordar a cada miembro de la organización lo importante que es el departamento de Aduanas y Cumplimiento Aduanero.
Un sistema centralizado permite además el analisis preventivo de la operación para identificar los indicadores que nos pemitan optimizarla, detectar desviaciones en procesos y generar ahorros, además de reducir enormemente actividades de corrección.
El reto es atreverse a cuantificar el riesgo, difundirlo asertivamente y con base en ello, solicitar los recursos suficientes a los corporativos, no es algo que se logre de inmediato, sin embargo es nuestra responsabilidad hacerlo notar internamente, antes de que se note externamente.
Debemos hacer que los sistemas trabajen para nosotros y no nosotros para los sistemas, esto es un punto de referencia inicial que permitirá a cada empresa conocer que tan eficiente es el sistema de Aduanas y Cumplimiento Aduanero existente, otro factor es identificar quien administra los sistemas de operación y cumplimiento aduanero, si el administrador es un externo y no el personal de la empresa, el riesgo se eleva, pues por ejemplo, un AA normalmente cuidará su principal responsabilidad que es el Anexo 22, más no necesariamente el Anexo 24 y Anexo 30.
Otro factor fundamental de éxito es la integración de los equipos de trabajo del departamento, donde no solo se debe buscar experiencia operativa y conocimiento en leyes, sino también analistas de datos y especialistas en rutas críticas de riesgo, que entiendan la operación, los beneficios de los programas y certificaciones para poder realizar cruces de información similares a los que realiza la autoridad, solo así podremos detectar y resolver lo que no fue detectado al momento de la operación.
Si piensas que el cumplimiento es caro, el no cumplimiento es letal para las empresas.