E-sprawozdanie finansowe – jakie procedury obowiązują i kiedy należy je przesłać?

„Bilans zysków i strat prowadzimy od lat…” – ten fragment piosenki Budki Suflera, mogą zanucić chyba wszyscy polscy przedsiębiorcy. Jeśli Ty również do nich należysz, wiesz doskonale, że skrupulatne prowadzenie dokumentacji – zwłaszcza finansowej, z pewnością popłaca. I to dosłownie. Dowiedz się, jak poprawnie złożyć e-sprawozdanie finansowe.

Które firmy mają obowiązek wysyłania e-sprawozdań finansowych?

Raporty, sprawozdania, deklaracje – to chleb powszedni wszystkich osób, które prowadzą działalność gospodarczą. Przedsiębiorcy opłacający VAT muszą składać deklarację w Jednolitym Pliku Kontrolnym. Możesz przeczytać opis procedur związanych z JPK_V7 na Firmove.pl, aby dowiedzieć się, jak dokładnie przebiega proces składania deklaracji.

Ci, którzy nie są vatowcami, każdego miesiąca przesyłają do ZUS kwotę za składkę zdrowotną, a do fiskusa należność z tytułu podatku dochodowego. Obecnie procedury są o wiele łatwiejsze za sprawą mikrorachunku generowanego dla konkretnego przedsiębiorcy. Więcej informacji na temat funkcji tego indywidualnego konta podatnika przeczytasz na portalu dla przedsiębiorców Firmove.pl.

W tym miejscu dodajmy też, że na niektórych przedsiębiorcach spoczywa obowiązek wysyłania e-sprawozdań finansowych. Dotyczy on wszystkich podmiotów, które są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych albo dobrowolnie wybrały taki właśnie sposób ewidencjonowania firmy. Krótko mówiąc, są to wszystkie jednostki podlegające wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego.

Jak złożyć sprawozdanie finansowe i kto powinien podpisać dokument?

Zacznijmy od tego, że od 1 października 2018 roku nie ma możliwości składania sprawozdań finansowych w formie papierowej. W praktyce oznacza to, że jeśli podlegasz takiemu obowiązkowi, możesz się z niego wywiązać, przesyłając dokument wyłącznie drogą elektroniczną. Sprawozdanie powinno być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym – przez konto ePUAP. Warto pamiętać, że oryginał e-sprawozdania finansowego to ten przesyłany drogą elektroniczną, a wersja wydrukowana jest jego kopią.

Wiesz już, jak podpisać e-sprawozdanie finansowe, czas więc odpowiedzieć na pytanie, kto może to zrobić. Art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości mówi, że jest to osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownik jednostki. A co w przypadku, kiedy jednostką kieruje zespół osób? Wówczas konieczne jest złożenie podpisów przez wszystkich członków. Co więcej, nie ma możliwości upoważnienia do tego jednej osoby.

Do kiedy należy wysłać e-sprawozdanie finansowe?

Wiesz doskonale, że wszystkie dokumenty finansowe i administracyjne muszą być składane w odpowiednim terminie. W przeciwnym wypadku na przedsiębiorcę może zostać nałożona kara. Nie inaczej jest, w przypadku e-sprawozdania finansowego. Dokument musi być sporządzony i podpisany nie później niż 3 miesiące od dnia bilansowego. Zwróć uwagę, że jest on składany za poprzedni rok obrotowy, który najczęściej pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Oznacza to, że sprawozdanie finansowe za 2024 rok musi być sporządzone i podpisane nie później niż do 21 marca 2025 roku.

Na tym jednak nie koniec formalności, ponieważ sprawozdanie finansowe musi zostać zatwierdzone nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli w rozpatrywanym przez nas przypadku – do 30 czerwca 2025 roku. I teraz przechodzimy do meritum, czyli odpowiadamy na pytanie, kiedy należy złożyć e-sprawozdanie finansowe. To zależy od tego, kto jest jego adresatem.

• Do Krajowego Rejestru Sądowego e-sprawozdanie finansowe należy złożyć nie później niż 15 dni po jego zatwierdzeniu.
• Do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej dokument trzeba złożyć nie później niż 30 kwietnia w roku następującym po roku obrotowym.
• Do naczelnika właściwego urzędu skarbowego sprawozdanie finansowe powinno dotrzeć nie później niż 10 dni po zatwierdzeniu.

Możliwość wygenerowania e-sprawozdania finansowego i wysłania go drogą elektroniczną sprawia, że zdecydowanie łatwiej przestrzegać terminów. Jak widzisz, procedura nie jest skomplikowana, a nowoczesne rozwiązania ułatwiają przedsiębiorcom wypełnianie obowiązków. Szerzej na ten temat piszą eksperci z Firmove.pl omawiający sprawozdania finansowe.

Artykuł E-sprawozdanie finansowe – jakie procedury obowiązują i kiedy należy je przesłać? pochodzi z serwisu GF24.pl.