Formas de mantener organizado tu trabajo y correo electrónico
A la hora de realizar un trabajo, lo mejor es mantenerlo organizado, de manera que puedas hacerlo todo mucho más fácilmente. Sin embargo, en muchas oportunidades se hace difícil poder mantener el ritmo, por lo que se hace necesario contar con...
La organización es un punto clave a la hora de conseguir y mantener el éxito en cualquier trabajo o negocio que se esté estableciendo. Esto se debe a que una organización adecuada, permite que las tareas se lleven a cabo de la manera correcta, reduciendo así el esfuerzo, los costes y gestión de tiempo. Para que esto pueda ser posible, es necesario que cuentes con algunos métodos que te guíen en la forma correcta de organizarte.
Importancia de la organización empresarial
Una empresa, para mantener un funcionamiento apropiado, debe establecer un sistema de organización que facilite la visualización de las tareas (aquellas pendientes por realizar y las realizadas), un reparto adecuado de cada una de ellas y las observaciones que permitan mejorar los procesos que se ejecutan.
En general, esta organización tiene un papel fundamental en lo que a éxito empresarial se refiere, puesto que favorece que no se generen gastos innecesarios, que tus trabajadores conozcan sus obligaciones y los tiempos de entrega adecuados para sus asignaciones, así como que tengan a mano, las herramientas que mejor le convengan para su labor.
Estos beneficios han logrado que muchas compañías entiendan la importancia de mantener el orden en el trabajo, aplicando algunas formas de organización bastante básicas pero efectivas, tanto del trabajo como del correo electrónico de sus empleados.
¿Qué es el tablero Kanban?
En general, el tablero kanban es uno de los componentes claves del conocido método Kanban, y ayuda a que puedas tener mapeado y visible el flujo de trabajo que tienes entre manos.
Su forma original se llevaba a cabo en una pizarra blanca o en un tablero de corcho, donde se marcaban claramente columnas y filas necesarias para colocar los trabajos.
En este sentido, las columnas se encontraban representadas por los procesos del trabajo (pendientes, en proceso, finalizados), mientras que las filas realizaban las divisiones según el tipo de actividad (errores, deudas técnicas, diseño, etc…, entre otros).
Cada una de las tareas que entran en el tablero Kanban, se conoce como tarjeta Kanban y comienza el flujo de trabajo desde la columna de pendientes, siguiendo su camino al comenzar su proceso, hasta la columna de finalizado.
En la actualidad, puedes encontrar soluciones de tarjetas Kanban digitales, las cuales son mucho más prácticas y accesibles, siendo perfectas para cualquier tipo de proceso que se desee realizar.
Organiza tu correo con el enfoque bandeja de entrada cero
Otro método de organización que puede llamar tu atención es éste, creado por Merlin Mann y conocido como Inbox Zero, conocido por ser una mejor forma de organizar outlook. Su diseño se basa en ayudarte a mantener tu bandeja de entrada limpia o casi vacía, para que no debas preocuparte por tener correos electrónicos acumulados.
Su creador indica que este método no se trata de dejar la bandeja limpia solamente, sino de agilizar el tiempo que tarda una persona en utilizar la bandeja de entrada, lo cual permite que puedas organizarte de mejor manera.
Este proceso favorece que puedas ahorrar tiempo y dinero a largo plazo, utilizando 5 acciones principales:
- Eliminar.
- Delegar.
- Responder.
- Aplazar.
- Hacer.
Según estas acciones, podrás definir qué debes hacer con cada uno de los correos que llegan a tu bandeja en muy poco tiempo, dándote espacio para continuar con tus actividades, sin quedarte demasiado tiempo pegado al e-mail.
La organización es poder
Pocas personas saben organizarse correctamente para ganar calidad de vida y mejorar sus ingresos, por lo que el éxito puede ser algo que les cueste mucho esfuerzo. No obstante, si utilizas estos métodos para organizarte, podrás ver los resultados en poco tiempo y cosechar los éxitos que esperas antes de lo previsto.