Nueva regulación aplicable a la utilización de medios mecánicos, magnéticos u otros

En un contexto donde la digitalización y la automatización son esenciales para la eficiencia empresarial, la reciente Resolución General 15/2024 de la Inspección General de Justicia publicada en el Boletín Oficial el 15 de julio, que entrará en vigencia a partir del 1 de noviembre, representa un importante paso hacia adelante en materia de conservación de registros contables. Hasta esa fecha las pautas básicas que deben cumplir todos los sistemas de registración contable y los requisitos para llevar la contabilidad en medios de soporte alternativos a Libros rubricados están regulados en los artículos 326 a 329 de la Resolución General 7/2015. 

Esta resolución permite solo 2 alternativas para sustituir los libros, excepto el Inventarios y Balances: hojas móviles o medios ópticos. Asimismo, aunque la RG IGJ 7/2025 (aún en vigencia) no es tan específica y está sujeta a interpretaciones, la IGJ exigía que el sistema de registración contable permitiera el acceso como parte de la operatoria habitual y que se informara la ubicación exacta de los servidores que alojaban el sistema contable a utilizar, los cuales debían encontrarse en Argentina o, al menos, la sociedad debía mantener un servidor espejo en el país replicando los archivos que se mantienen en el exterior.

Desde hace años esta Resolución 7/2015 ha traído dos grandes desafíos a los responsables de Contabilidad de las sociedades:

1) Ubicación de Servidores: Muchas sociedades, debido al avance tecnológico, al ahorro en costos o porque su casa matriz se encuentra fuera de Argentina, poseen sus servidores en otros países o en la nube. Esto se convierte en un impedimento para que la IGJ autorice su sistema contable. En consecuencia, muchos trámites quedan sin concluir porque no cumplen con los requisitos exigidos.

2) Tecnología obsoleta: La resolución no prevé la posibilidad de utilizar nuevas tecnologías para llevar los libros contables. Los CDs o DVDs, una tecnología que en los noventa y principios de siglo podía considerarse de vanguardia, hoy parecen obsoletos y han sido reemplazados por almacenamiento en servidores, en la nube o incluso pen drives o discos rígidos externos. Y no es que solo la situación no ha mejorado, sino que estamos peor que hace unos años porque hoy existen dificultades para adquirir CDs o DVDs seriados en el mercado y las computadoras actuales ya no cuentan con lectoras/grabadoras de CD, haciendo de su guardado y lectura un proceso tedioso.

La Resolución 15/2024 marca un hito al permitir que las sociedades puedan llevar sus registros contables en servidores u otros medios electrónicos, incorporando otros medios como alternativa para la conservación de los registros contables, con el solo requerimiento adicional de identificar los archivos con un hash que asegura su inalterabilidad. 

Esta modificación permitirá a las sociedades reducir el consumo de insumos, eficientizar los espacios de conservación de los soportes en papel/ medios ópticos, mejorar y simplificar el acceso a la información y alinearse con los requerimientos de los grupos de interés y las casas matrices con compromisos de limitar el impacto ambiental.

Además, un cambio crucial introducido por esta resolución es la nueva interpretación del artículo 325 del Código Civil y Comercial de la Nación, que flexibiliza el requisito de alojamiento del programa de contabilidad ERP en el país, indicando que "la obligación de conservación en la sede social se refiere al soporte en que se vuelque la información y no a los servidores en que se procese la misma". 

Esto permitirá a muchas sociedades que tienen ERP que opera en servidores en el exterior o en la nube, regularizar su situación, en tanto que a otras finalmente obtener su aprobación para dejar de usar los libros en soporte papel.

Es importante recordar que la sociedad debe solicitar una autorización a la IGJ para poder empezar a gozar los beneficios de la nueva resolución y llevar su contabilidad en archivos con hash y que las sociedades que ya poseían una autorización previa para llevar su contabilidad en otros medios deben regularizar sus trámites pendientes, como podrían ser informes anuales y bienales hasta el año 2023 y contestar sus eventuales vistas, para que la IGJ apruebe dicha autorización.

En resumen, la resolución 15/2024 de la Inspección General de Justicia representa un avance significativo esperado desde el surgimiento de las Sociedades por Acciones Simplificadas en 2017 que desde su inicio podía contar con libros digitales y que se alinea con las demandas de un mundo empresarial en constante evolución. Estas medidas no solo reflejan un paso hacia la digitalización de los procesos contables, sino que también promueven la adaptación a las nuevas realidades que imponen los entornos empresariales cada vez más interconectados. La flexibilidad y la modernización son pilares fundamentales para el crecimiento y el desarrollo sostenible de las empresas en la era digital.