La inteligencia artificial también ha llegado al diseño de nuestros espacios de trabajo. Más allá de materiales y de formas empleadas, el análisis de nuestros patrones de comportamiento en las oficinas ya está ayudando a diseñar espacios que favorecen el funcionamiento real de las personas y de los equipos. Decía el célebre arquitecto danés Jan Gehl que «la buena arquitectura tiene el poder de cambiar la forma en que vivimos y nos comportamos», y la realidad es que necesitamos de buenos diseños ahora más que nunca: «Cada vez estamos más desconectados –explica Robert Putnam, autor experto en analizar el declive del llamado 'capital social', esos lazos que nos unen y nos hacen progresar–. Ya no vivimos siempre en la misma comunidad que nuestra familia, ni pertenecemos a clubes, ni conocemos tanto a nuestros vecinos. El trabajo es uno de los pocos lugares donde se reúnen diversos grupos de personas para resolver problemas comunes». Recuperar ese 'capital social' en las oficinas pasar por tener en cuenta que los lugares de trabajo ya no son entornos estáticos donde los mismos empleados llegan todos los días para realizar tareas rutinarias. Las soluciones de espacio actuales deben ser lo suficientemente variadas como para adaptarse a un amplio conjunto de necesidades y, al mismo tiempo, poder cambiar rápidamente si pretenden cuidar su capital social. «Desde Steelcase observamos que se consolida un enfoque híbrido , con una cierta reducción del trabajo remoto para favorecer la colaboración y el aprendizaje, sobre todo en el caso de las generaciones más jóvenes», explica Teo Manzano, director de Marketing y Desarrollo de Producto en Steelcase. Tal y como recoge 'Revela 2024', un estudio realizado por esta firma, «la oficina del futuro no es solo un lugar donde se trabaja, sino un entorno que inspira, conecta y permite crecer. Cuando no trabajas en una buena oficina, prefieres estar en casa con tu pantalla, en privado. Así que ahora, cuando el trabajo a distancia es una opción viable, es importante que todas las organizaciones piensen en cómo hacer que el espacio funcione para su gente». La creación de espacios que fomenten la colaboración es la clave en estos nuevos diseños. De ahí que en los últimos años resuene con fuerza el modelo de oficinas basado en el llamado ' community-based design' , un concepto que extrapola la planificación urbanística a las oficinas y que concibe los espacios a modo de distritos. Las ciudades incluyen zonas residenciales y lugares públicos. Del mismo modo, cada distrito de la oficina tiene una finalidad específica y puede servir de apoyo a múltiples modos de trabajo: concentración, colaboración, socialización, aprendizaje o descanso. Este concepto no sólo crea la base de la comunidad, sino que simplifica el proceso de diseño al aclarar los tipos de espacios necesarios y su finalidad. «La digitalización, el teletrabajo o la flexibilidad horaria han roto el severo corsé del concepto clásico de office. Atrás queda el 'taylorismo', la rigidez y los ambientes de encapsulamiento», explican desde la firma de arquitectura HOK. RIA y Cajamar son dos ejemplos de empresas que ya han optado por este tipo de diseños de la mano de Steelcase. En el caso de RIA, «la empresa estaba experimentando un crecimiento sin precedentes, lo que representaba una gran oportunidad de transformación. Mientras su imagen externa avanzaba, su estructura interna se estaba quedando atrás. Así que trabajamos en alinear su propuesta de valor externa con su cultura organizacional, creando espacios que rompieran silos y promovieran una cultura innovadora y coherente con los valores de la empresa». En el caso de Cajamar, la firma necesitaba trasladarse a una nueva sede, pero la distancia era un desafío para los equipos. «Era clave lograr que las personas se sintieran motivadas para adaptarse al cambio. El traslado fue una oportunidad para reinventar su entorno de trabajo. Diseñamos un espacio inspirador, con zonas exteriores y colaborativas, que fomentaran el compromiso del equipo y reforzaran el sentido de pertenencia», explican desde la firma de diseño. ¿Cómo serían los distritos en esta nueva planificación de los espacios de trabajo? • Centro : diseñado como un espacio central de reunión, sirve de eje para que los empleados se conecten y colaboren. Actúa como ancla de la organización para crear experiencias y valores compartidos. Lo ideal es que los centros urbanos se sitúen en cruces naturales dentro de la oficina, entre otros espacios compartidos, para optimizar su uso y comodidad. Este espacio de uso mixto es donde también pueden encontrarse servicios compartidos, como cafeterías, soporte tecnológico y otros recursos. • Vecindarios : son la base de operaciones de un equipo o departamento. Es el lugar donde pueden estar con los suyos, sentirse identificados y expresar su identidad y sus objetivos. Los vecindarios también crean la previsibilidad que la gente necesita para planificar su jornada y reducir el estrés. Las oficinas se componen de varios vecindarios, cada uno de ellos diseñado para satisfacer las necesidades específicas del equipo que vive en él. • Distrito empresarial : Proporciona acceso a una variedad de espacios compartidos diseñados para soportar la presencia mixta y diversos tamaños de equipos y tipos de colaboración. Los entornos flexibles y la tecnología integrada facilitan la conexión y la plena participación tanto de los que están físicamente en la sala como de los participantes virtuales. Los espacios tranquilos o de concentración adyacentes, como los pods, permiten a los asistentes alternar fácilmente entre el trabajo en grupo y el individual. • Parques : espacios de descanso para cuidar el bienestar. Ya sean interiores o exteriores, las zonas de respiro deben adaptarse a las preferencias individuales y de grupo, ofreciendo soledad a quienes prefieren recargar las pilas solos y zonas comunes a quienes prosperan con la interacción social. • Distrito universitario : permitir a los participantes presenciales y remotos reunirse para aprender, compartir y enseñar. También deben permitir que las personas sigan con sus actividades laborales durante las sesiones de aprendizaje. Las grandes salas de formación están conectadas por un espacio común en el que las personas pueden sentarse juntas y compartir conocimientos de manera informal. Los pequeños enclaves permiten concentrarse en el trabajo, la mentoría y la formación online. Estos distritos contribuyen a crear lo que Eric Klinenberg, autor y profesor de sociología de la Universidad de Nueva York, denomina infraestructura social «que anima a las personas a interactuar más a menudo, crea relaciones más sólidas, y aumenta la colaboración. Los patrones de diseño urbano que hacen que las ciudades sean vibrantes y habitables pueden dar a las oficinas el mismo tipo de energía. El espacio puede moldear nuestro comportamiento y ayudarnos a relacionarnos con nuestro entorno y con otras personas. En las comunidades dinámicas, la gente no se siente aislada ni sola. Sienten que pertenecen a algo».
