Jak znaleźć czas na to, co najważniejsze? Naukowcy stworzyli metody i optymalny plan dnia

Lista "rzeczy do zrobienia” rośnie, a doba nie chce się rozciągnąć? Najwyższa pora (nomen omen) zrozumieć, że zarządzanie czasem nie jest sztuką robienia wszystkiego, tylko tego, co naprawdę się dla nas liczy

Późna wiosną, a może wczesną jesienią… Pary, które przychodzą do Karoliny Wasielewskiej z prośbą o zorganizowanie ślubu, często nie wiedzą, kiedy ma się on odbyć. Potrafią za to bardzo szczegółowo opisać widok po wyjściu z kościoła czy smak tortu. „Dla mnie jednak to data jest kluczowa informacja. To wokół niej buduje się całe wydarzenie. Wiem, ile mamy czasu na przygotowanie i przetłumaczenie dokumentów, sprawdzenie, które kościoły mają wolne terminy, w których hotelach są wolne miejsca, nie mówiąc o uszyciu sukni ślubnej, wysłaniu zaproszeń czy zamówieniu tortu” – mówi wedding plannerka, której firma Carla Events zajmuje się organizacją imprez za granicą. Największe wyzwanie to uświadomić klientom zależność między czasem a możliwościami. „Później jednak staram się brać cały harmonogram na siebie” – podkreśla Wasielewska. W końcu zakochani czasu nie liczą. Lepiej nie ryzykować.

PANI SWOJEGO CZASU

Zawalone deadliny, nieprzespane noce, odkładanie w nieskończoność kontrolnej wizyty u lekarza czy wyjścia do kina z dzieckiem. Brzmi znajomo? Zmaganie się

z czasem to wyzwanie dla większości z nas, nie tylko tych zakochanych. Na początek dobra wiadomość: zmiana jest możliwa! „Mamy różne predyspozycje: jedni z nas szybko biorą się za zadania, inni je odwlekają, ale zarządzanie czasem to umiejętność, której można się nauczyć, tak samo jak jazdy na rowerze, jednym nauka zajmie trzy dni, innym trzy miesiące, ale efekt końcowy będzie ten sam” – przekonuje dr Paulina Sobiczewska, psycholog społeczna z Uniwersytetu SWPS, która jako trener prowadzi szkolenia m.in. z efektywnego wykorzystania czasu. Jej zdaniem nauka zarządzania czasem, ale także energia jest w dzisiejszych czasach koniecznością.

Doskonale o tym wie Ola Budzyńska, autorka bloga, paniswojegoczasu.pl, trenerka prowadząca szkolenia online (grupa jej fanów na Facebooku Panie Swojego

Czasu liczy 27 tys. osób). Przez wiele lat pracowała jako trener w korporacji. „Byłam ciągle na walizkach, synów widywałam tak rzadko, że mówili do mnie tato. Szefostwo wiedziało, że Budzyńska jest dyspozycyjna, nawet w sobotę”. Gdy u jej starszego syna Jaska trzy lata temu wykryto zdiagnozowano cukrzycę typu 1, wzięła dwa miesiące urlopu, by jako rodzina mogli nauczyć się żyć z chorobą. „Wtedy dotarło do mnie, że nie jestem w stanie wrócić do tamtego kieratu, że mam inne priorytety”. Umiejętności trenerskie wykorzystała do założenia bloga, zaczęła szkolić online.

Dziś na jej kursy zgłaszają się dwa typy kobiet: „niezorganizowane”, które nie wiedzą, co chciałyby robić i którym „czas przecieka przez palce” i drugie „nadzorganizowane”, których terminarz wypełniony jest szczelnie, zbyt szczelnie. „Te drugie oczekują, że mój kurs to imadło, dzięki któremu naucza się, jak wciskać do kalendarza jeszcze więcej, tymczasem ja uczę je, jak nie robić wszystkiego, eliminować to, czego na danym etapie nie potrzebują i skupiać na tym, co dla nich naprawdę ważne” – mówi Ola. Poleca, by wyznaczyć sobie codziennie: jedną najważniejszą rzecz, która musi być wykonana i zrobić ją najszybciej, jak się da. W jej przypadku to czas między 8 a 9:30, czyli po odwiezieniu synów do szkoły i przed telefonem do jednego z nich po wyniki pomiaru cukru we krwi.„Gdy są prawidłowe, mogę kontynuować pracę. Gdy jednak są złe, muszę pojechać do szkoły i sprawdzić, co się dzieje. Po takiej akcji często jestem zbyt wyczerpana emocjonalnie, by efektywnie pracować. Ale te najważniejszą rzecz mam zrobioną.

KOSZYK ZROBIONYCH RZECZY

GETTING THINGS DONE, czyli zrobić, co jest do zrobienia. David Allen, twórca tej metody, zaleca stworzenie „koszyka”, w którym umieszczamy wszystkie

czekajace nas zadania, takze plany czy pomysły na

przyszłość.

- Dzielimy je na takie, które a) można wykonać natychmiast, czyli nie zajmą nam dłużej niż dwie minuty, b) delegować innej osobie, c) umieścić je w kalendarzu pod konkretną datą.

- Jeśli dany projekt nie wymaga natychmiastowego działania, należy: przenieść go do archiwum, umieścić na liście „w przyszłości” lub usunąć, jeśli dana czynność będzie jedynie niepotrzebnym marnowaniem

czasu.

- Uporządkowane zadania grupujemy we wspólne konteksty (np. telefony, maile czy spotkania) i realizujemy.

TECHNIKA POMODORO

NAZWA POCHODZI OD KUCHENNEGO CZASOMIERZA W KSZTAŁCIE POMIDORA. Francesco Cirillo proponuje, żeby na początku dnia zrobić sobie listę zadań i posortować ją według ważności, a potem realizować, pracując w rytmie 25 minut pracy (1 pomidor), 5 minut przerwy. Po 4 pomidorach przysługuje nam dłuższa (30-minutowa) przerwa. Dobrze jest, by 5-minutowa przerwę wypełnić zajęciem odmiennym od tego, które wykonujemy pracując, zamiast FB zróbmy sobie krótki spacer, rozciągnijmy się, w ten sposób nasz mózg lepiej odpoczywa. Technikę pomaga wdrożyć np. aplikacja Focus Booster.

 

NIE RÓB WSZYSTKIEGO

Efekty braku selekcji są zwykle opłakane. Izabela Salicka, trenerka firmy Mabor, niedawno zakończyła półroczną pracę z klientką z Katowic, którą szef tak przytłoczył listą ciągle rosnących obowiązków, że w efekcie rozsypał się zespół, którym zarządzała. „W trakcie pracy ze mną przyznała, że była »cyborgiem odhaczającym kolejne zadania«, a nie miała czasu na rzeczy naprawdę ważne, czyli rozmowy z własnymi ludźmi” – mówi Salicka. By nadgonić, klientka rezygnowała też z odpoczynku, co przypłaciła problemami psychosomatycznymi. To częste: „osoby pracujące więcej niż 55 godzin tygodniowo cierpią na bezsenność, pogorszenie nastroju, pamięci i obniżenie koncentracji” – wynika z badań urzędników, przeprowadzonych w 2009 r. przez Fiński Instytut Zdrowia Zawodowego. Pod wpływem stresu rośnie poziom adrenaliny, noradrenaliny i kortyzolu: u przepracowanych aż o 40 proc. rośnie ryzyko zawału serca czy udaru mózgu. „Nie sztuka biec w kółku jak chomik, gorzej, że w zbyt rozpędzonym kołowrotku chomik »zdechnie«” – mówi dr Paulina Sobiczewska.

Redakcja Focus.pl wybierze dla Ciebie najlepsze artykuły tygodnia. Zapisz się na nasz newsletter

Zarządzanie czasem to też rezygnacja z bycia perfekcyjnym. „Moim mottem jest »Zrobione jest lepsze od doskonałego«, bo wiem, że gdybym chciała dążyć do

perfekcji, musiałabym zrezygnować z czasu spędzonego z rodziną, malowania, nordic walkingu – a ja tego nie chcę” – mówi Ola Budzyńska. Namawiam moje kursantki, by też odpowiedziały sobie na pytanie: Z jakich czynności mogłabyś zrezygnować? Może perfekcyjnego ułożenia skarpetek kolorami na półce? Jakie czynności mogłabyś przekazać innym? Żyjemy w systemie zależności i trzeba z tego korzystać, dzieląc się np. obowiązkami z partnerem, dziećmi czy współpracownikami. Może te kanapki na kolację nie będą idealnie pokrojone, ale jaki zysk czasu!

TUPTANIE DO CELU

No i jeszcze została nam prokrastynacja. Celowo odłożyliśmy ją na koniec, tuż przed ostatnią kropką tego tekstu, w końcu na tym właśnie polega. „Za odkładaniem na później często kryje się strach przed porażką, bo cel, który sobie wyznaczamy, np. napisanie książki wydaje się tak duży, że nasz mózg nie widzi szansy na jego realizacje, nie chce więc marnować energii i stopuje nasze działania” – wyjaśnia dr Paulina Sobiczewska. Żeby jednak jakoś poradzić sobie z dysonansem poznawczym, zaczynamy wymyślać wymówki: dziś jestem przeziębiony, mam spadek nastroju, muszę lepiej się przygotować. Jak to przerwać? Podzielić cel na mniejsze odcinki, które wydadzą się nam możliwe do zrealizowania. Ola

„Metoda ta budzi często śmiech u moich kursantek, gdy im mówię, że np. pójście na siłownię rozłożymy na 50 kroków, z których pierwszym będzie podejście do szafy i sprawdzenie, czy mamy strój do ćwiczeń, a drugim spakowanie stroju do torby. »W takim tempie to ja tydzień będę szła na tę siłownię«” – mówią. A ja im na to: »Może i tydzień, ale w końcu dotrzesz, a wcześniej się pół roku wybierałaś«”. Każdy kolejny krok zostanie przez mózg odebrany jako wykonane zadanie, co zwiększy motywację, a z czasem stanie się nawykiem i nim się spostrzeżemy, mamy wykonaną ogromną część roboty. Gdy więc jutro rano wstaniemy zamiast powiedzieć: „Dziś nie jest właściwy dzień”, powiedzmy sobie: „W taki dzień jak dziś Kolumb popłynął i odkrył Amerykę”. A przynajmniej zdążył na własny ślub.

POTĘGA KIEDY JESTEŚ DELFINEM, WILKIEM, A MOŻE LWEM? 

Na stronie www.potegakiedy.pl wykonaj opracowany przez dr. Michaela Breusa test, który określi twój chronotyp. Dzięki temu dowiesz się, jak żyć w zgodzie ze swoim zegarem biologicznym i być dzięki temu bardziej efektywnym.