Преимущества использования топливных карт для малого бизнеса
Малый бизнес всегда более уязвим к росту цен на услуги и товары по сравнению с крупными компаниями. Это касается и топлива, которое дорожает каждую неделю. Большие корпорации могут экономить на горючем за счет оптовых закупок. Индивидуальным предпринимателям приходится покрывать избыточные расходы из собственного кармана. Однако есть способы, которые позволяют малому бизнесу существенно сократить расходы.
Один из самых простых и эффективных — покупка топливных карт для юрлиц. В этой статье мы рассмотрим преимущества, которые дают такие продукты ИП и небольшим компаниям.
Большие компании могут позволить себе современные системы безопасности, с помощью которых они будут контролировать сотрудников. Им вполне по силам оснастить каждую машину видеокамерами, датчиками уровня топлива и GPS-трекерами.
Малый бизнес не может позволить себе подобной роскоши, особенно на старте коммерческой деятельности. Помимо организационных и финансовых проблем, на пути встают вопросы морального характера. Индивидуальный предприниматель знает всех своих водителей в лицо и часто сам выдает им зарплату. Как отнесутся сотрудники к решению устроить за ними слежку?
Топливные карты не имеют недостатков видеокамер и других систем контроля. Их обслуживание бесплатно или обходится в незначительную сумму. При этом такие продукты позволяют знать, где заправляется каждый из водителей, куда он тратит выделенные деньги, сколько топлива уходит в среднем на маршрут и т. д. Вся информация поступает в личный кабинет руководителя мгновенно. При обнаружении подозрительных действий со стороны водителя его счет можно заблокировать.
Каждый покупатель топлива платит косвенный налог — НДС. Он составляет 20 % от стоимости горючего. Но бизнес имеет право полностью компенсировать его уплату. Для этого необходимо собрать пакет документов, подтверждающих коммерческую цель покупки топлива, и отразить эту информацию в декларации.
Крупные компании могут поручить оформление бумаг своим штатным бухгалтерам. Малый бизнес будет вынужден обращаться за помощью к аутсорсинговым фирмам, которые возьмут дополнительную плату.
Чтобы упростить процесс оформления вычета по НДС, можно воспользоваться услугами компании, выпускающей топливные карты. Некоторые из таких организаций берут на себя вопросы, связанные с бухгалтерией. Например, специалисты «МАСТЕРС» самостоятельно собирают и дважды в месяц и отправляют клиентам готовые пакеты документов, включающие счета-фактуры, расходные накладные и акты об оказании услуг. Достаточно отразить эти бумаги в учете и при необходимости предоставить в налоговую, чтобы получить вычет в отчетном периоде.
Самостоятельно вычислить заправочную сеть, которая продает некачественное горючее, проблематично. Необходимо договориться с руководством АЗС о техпроливе, отвезти анализы в лабораторию и заплатить за исследование. Такую манипуляцию придется выполнять для каждой заправки, на которой водители покупают топливо. Кроме того, в разных партиях может присутствовать горючее с разным составом, значит, одного тестирования будет недостаточно.
Есть три выхода из сложившейся ситуации. Первый — оставить все, как есть, и регулярно чинить топливные системы автомобилей за немалые деньги. Второй — заключить договор с одной сетью, и проверить качество ее топлива. Этот метод плох тем, что привязывает предпринимателя к конкретному поставщику. Альтернативный способ решения проблемы — оформить топливную карту для юридических лиц и ИП. В этом случае расплатиться по безналу на непроверенной АЗС не получится.
Помимо этого, топливные карты предотвращают сознательную покупку дешевого горючего низкого качества. Водители часто приобретают дизель или бензин по сниженным ценам, чтобы оставить разницу в цене себе. Но при наличии карты у них не будет такой возможности, ведь на сомнительных АЗС не принимают безналичную оплату.
Выдавая водителям наличные на покупку бензина, предприниматель не может точно узнать расход топлива каждой из машин. Этим часто пользуются сотрудники, которые хотят легкой наживы. Они легко смогут убедить собственника в большом расходе и будут постоянно запрашивать дополнительные средства.
После оформления топливной карты «Единая» эта проблема исчезает. Сведения о транзакциях поступают в личный кабинет. Следовательно, руководитель сможет узнать о фактических расходах горючего за месяц. Затем, исходя из средних показателей, можно установить лимиты на покупку бензина и дизеля. Таким образом, водители будут расходовать топливо более экономно, и перестанут требовать дополнительные средства для его покупки.
Топливные карты дают массу преимуществ малому бизнесу. Это решение, которое позволяет вести на равных конкурентную борьбу с крупными компаниями, имеющими автопарки из сотен машин. Поэтому знать о том, как оформить топливную карту для юридических лиц и ИП, стоит любому руководителю.