Гульнара Габдрахманова: «Мы создаём родословную каждой семьи Татарстана»

«Архивохранилища были заполнены на 120-150% процентов от проектных возможностей»

Особый интерес к Госархиву РТ возник после его переезда в Столбище. И зачастую в медийном поле звучали отрицательные оценки. Думаю, было бы полезно узнать, какие плюсы от этого мероприятия?

Изменения – это всегда страшно, и не каждый готов их принять. Но если эти изменения продиктованы объективной необходимостью, то, чтобы добиться успеха, их не избежать.

До переезда архивохранилища Государственного архива располагались в пяти зданиях в разных точках города: на улицах Кремлевская, Декабристов, 8 Марта и на Сибирском тракте (архив аудиовизуальных документов). Последние два архивохранилища были заполнены на 120-150% от проектных возможностей.

Хранилище на Кремлевской находилось в аварийном состоянии, это здание 1825 года постройки: там проваливались полы, размножалась плесень, паутина и так далее. Два этажа здания принадлежали Госархиву, третий этаж – Управлению Федеральной службы исполнения наказаний. Мало того, земля на Кремлевской не была нашей.

«Самое знаменитое здание, которое у нас было, – на улице 8 Марта»

Фото: © Михаил Захаров / «Татар-информ»

Второе, самое знаменитое здание, которое у нас было, – на улице 8 Марта. Его успели привести в порядок, отремонтировать, но из-за заполнения архивохранилища принимать документы мы уже не могли.

Помимо этого, сейчас все СМИ передают нам информацию в электронном виде, но расположить СХД (систему хранения данных, — прим. Т-и) не было возможности. Под сервера у нас в принципе нигде не было помещений.

Еще одно, новое здание на Декабристов было построено под моим руководством, но оно, к сожалению, совсем небольшое и не позволяет разместить в нем всех сотрудников.

Решение о необходимости переезда Госархива было принято примерно два года назад. В это же время Росреестр закончил строительство архивохранилища для Приволжского округа. Построено здание было по современным и передовым технологиям.

«Из-за заполнения архивохранилища принимать документы мы уже не могли»

Фото: © Михаил Захаров / «Татар-информ»

Строительство данного здания еще в то время обошлось в 1,2 млрд рублей. К настоящему времени стоимость здания выросла вдвое. Проект соответствует всем условиям и требованиям к архивохранилищу: установлены современная пожарная система и система пожаротушения, система воздушной вентиляции с функциями регулировки влажности, созданы все необходимые условия для приема, комплектования и хранения бумажных документов. Большая прилегающая территория позволяет организовать проезд и стоянку крупнотоннажных грузовых машин, для приема и разгрузки больших объемов документов, имеются грузовые лифты для транспортировки документов непосредственно к месту хранения. Большое административное здание рассчитано на пребывание 150 сотрудников.

«Складывается тенденция по размещению архивохранилищ за пределами города»

Росреестр изменил политику по организации работы с бумажными документами – все они подлежат оцифровке и переводу на электронные носители. Поэтому потребность в сети архивохранилищ, и, в частности, в здании в селе Столбище, отпала.

«Новое, технически оснащенное здание в Столбище отвечает всем требованиям концепции развертывания здесь «Архивного городка»

Фото: © Салават Камалетдинов / «Татар-информ»

Благодаря руководству Российской Федерации и Республики Татарстан это здание безвозмездно было передано из федеральной собственности Республике Татарстан и закреплено на праве оперативного управления за Госархивом.

Новое, технически оснащенное здание в Столбище отвечает всем требованиям концепции развертывания здесь «Архивного городка». Впервые она была представлена нами в 2019 году на стратегической сессии «Правительство развития: социальная сфера». После того как мы защитили ее на сессии, концепция была одобрена руководством республики.

На сегодняшний день в Российской Федерации складывается тенденция по размещению архивохранилищ за пределами города. Например, роботизированный архив города Москвы размещен вблизи деревни Сахарово. Один из крупнейших архивных комплексов Государственного архива Российской Федерации строится за пределами столицы России в Калужской области в городе Обнинске.

Это продиктовано, прежде всего, функциональным назначением архивохранилищ. Это объект стратегического назначения и предназначен для хранения архивного фонда, в том числе особо ценных, уникальных документов и рукописей, поэтому логично, что пользователи работают вне нахождения архивохранилищ.

«В здании на 8 Марта продолжает работать читальный зал и пункт приема запросов от граждан»

Фото: © Михаил Захаров / «Татар-информ»

Здание на улице 8 Марта было передано в ведение Управления муниципального архива Исполнительного комитета муниципального образования Казани. Состояние его прежнего здания было неудовлетворительным: текла крыша, были ненадлежащие условия хранения. Архив занимал верхние этажи в здании без лифта, это было совершенно неэффективно.

Для качественного оказания гражданам государственной услуги по доступу к архивным документам между Аппаратом Исполнительного комитета Казани и Госархивом было заключено соглашение, согласно которому муниципальный архив предоставил 4 рабочих места сотрудникам Госархива и 24 места в читальном зале. Таким образом, в здании на 8 Марта продолжают работать читальный зал и пункт приема запросов от граждан в обычном штатном режиме.

Подавляющее большинство пользователей архивными документами с пониманием отнеслись к происшедшим изменениям.

«Необходимо было перевезти документы, оборудование, организовать новые рабочие места, подготовить систему хранения данных»

Фото: © Салават Камалетдинов / «Татар-информ»

«Ни один документ Архивного фонда не пострадал и не утерян»

То есть необходимости ездить в Столбище у ученых нет?

Об этом изначально знали руководство республики и команда, которая со мной работает, что для ученых-исследователей и других пользователей в работе читального зала, его режиме ничего не изменится.

Сколько документов пришлось перевезти?

Семь миллионов единиц хранения. Переезжали мы в два этапа: 35 дней в ноябре-декабре 2021 года и 46 дней с марта по май 2022 года.

Перед работниками архива стояла непростая задача. Необходимо было перевезти документы, оборудование, организовать новые рабочие места, подготовить систему хранения данных. До начала переезда мы в течение трех месяцев разрабатывали схему перемещения архивных документов: с какого стеллажа, с какой полки, какое дело берем, на какой стеллаж, на какую полку его размещаем. Прорабатывался так каждый фонд, каждое хранилище. По итогу каждое дело знало, где оно ляжет в новом архивохранилище в Столбище.

В связи с расположением нового здания за пределами города был разработан специальный маршрут для транспорта, что существенно сократило время для перевозки тар и людей. Работали двумя группами. Одна на отправке документов, другая на приеме в новом здании. Каждая группа состояла из бригад архивистов, грузчиков и водителей фур. Во главе каждой группы и бригады был руководитель.

Документы перевозились в своих архивных коробах, а короба размещались в свето- и влагонепроницаемых транспортных тарах и опломбировывались. В каждую тару укладывалось две архивные коробки. Исключительно важно правильно укладывать коробки по номерам в тары и сохранять последовательность заполнения тар. Тары должны идти в фуру строго по порядку, с последнего номера к первому. Таким образом, при разгрузке тар в руки хранителей, распределяющих документы уже в новом хранилище, попадает коробка №1 и последующие.

«Перевезли 7 миллионов единиц хранения. Ни один документ Архивного фонда не пострадал и не утерян»

Фото: © Михаил Захаров / «Татар-информ»

При заполнении фур тарами машина пломбировалась и направлялась в пункт назначения в сопровождении должностного лица архива. По приезде пломба снималась в присутствии должностного лица и хранителей. Таким образом осуществлялся двойной контроль за сохранением пломб, тар, обеспечением безопасности и целостности документов. Мы априори не могли потерять ни один документ

В целом контроль был за каждым процессом (выемка из хранилищ, загрузка в машины, разгрузка из машин, размещение в новом архивохранилище) на каждом этапе.

Движение фиксировалось по ГЛОНАСС — никаких остановок или уходов с маршрута не было. Ни один документ Архивного фонда не пострадал и не утерян, а бережно расположен в своем новом доме и хранится для потомков. Еще до перемещения была разработана схема размещения фондов и дел на стеллажах нового архивохранилища.

Во время переезда коллектив Госархива работал слаженно, многие проявили организаторские качества, трудолюбие. Наш коллектив стал крепче, сильнее и мудрее, слабые звенья отпали. Заверяю вас, что ни один командообразующий тренинг не способен на такой результат.

«Архивохранилище в Столбище на сегодняшний день заполнено на 65%»

Фото: © Салават Камалетдинов / «Татар-информ»

«Есть договоренность с Раисом Татарстана о строительстве в Столбище многоквартирного дома для архивистов»

Это, конечно, уникальный логистический опыт.

Да. И своим опытом мы поделились с коллегами-архивистами на Всероссийском совещании главных хранителей фондов государственных архивов по обмену опытом работы в области обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов, который прошел 17-20 октября 2022 года в Казани.

Какая доля этого хранилища сейчас занята?

Архивохранилище в Столбище на сегодняшний день заполнено на 65%.

А на сколько лет вам хватит оставшихся процентов?

Примерно на 30-35 лет. Мы принимаем архивные документы от наших источников комплектования, от ликвидированных организаций, от граждан. Ежегодно это более 21 тысячи единиц хранения. У нас 3 665 источников. Кроме того, у нас есть земля и имеется возможность построить еще одно хранилище. В целях реализации проекта «Архивный городок» есть договоренность с Раисом Татарстана о строительстве в Столбище многоквартирного дома для архивистов.

«Процесс оцифровки очень трудоемкий. Сначала дело расшивается, потом документ сканируется»

Фото: © Салават Камалетдинов / «Татар-информ»

Получается, сегодня архив представляет собой городок, плюс одно здание и приемную в Казани. Касательно читального зала на улице 8 Марта я встречала информацию о том, что там началась работа онлайн.

Да, удаленный читальный зал. Мы создали его в 2019 году, причем первыми во всей Российской Федерации и с нуля, хотя законодательной обязанности у нас нет. Сразу замечу, что оцифровывать весь материал на 100% мы не будем. У нас нет необходимости оцифровывать все 8 млн единиц по республике. Во-первых, мы оцифровываем особо ценные и наиболее востребованные документы. Сегодня это около 15% от общего количества хранящихся дел. Во-вторых, часть из хранящихся документов – это документы временного хранения и расходовать на их оцифровку бюджетные средства нецелесообразно.

Сам процесс оцифровки очень трудоемкий. Сначала дело расшивается, потом документ сканируется. В случае необходимости до сканирования осуществляется его реставрация.

До размещения оцифрованных документов в ЕАИС (Единая архивная информационная система, – прим. Т-и) необходимо осуществить их индексацию, верификацию данных. В ряде случаев может понадобиться дополнительная обработка изображений. Это случается при реставрации информации цифровой копии из-за неудовлетворительного качества оригинала текста, блеклости документа, дефектов цветности.

Необходимо отметить, что оцифровывается и размещается в ЕАИС целиком дело, а не отдельные документы. Дело может состоять из 500-600 листов. А метрические книги достигают до полуметра в высоту. Все это и объясняет длительность оцифровки и размещения оцифрованного материала в ЕАИС – до 1 месяца.

Сама ЕАИС довольно сложная многомодульная, многофункциональная система, которая регулярно требует совершенствования, модернизации, чтобы оставаться актуальной. А это бывает сопряжено с некоторыми неудобствами как для пользователей, так и для самих сотрудников.

«Просматривать данные через электронный читальный зал можно бесплатно, а скачивать — только за плату»

Фото: © Михаил Захаров / «Татар-информ»

«Выяснилось, что в нашей системе есть небольшая лазейка, благодаря которой можно было платить за один документ, а скачивать любой объем данных»

То есть вы не обязаны ее содержать?

Абсолютно. Это просто наша инициатива, призванная облегчить пользователям доступ к архивным документам – из дома или из любой другой точки – и обеспечить сохранность ценных документов.

В прошлом году, когда проводилась модернизация, конкурс выиграла компания «ICL – КПО ВС». Выяснилось, что в нашей системе есть небольшая лазейка, благодаря которой можно было платить за один документ, а скачивать любой объем данных. Мы сразу занялись этим вопросом, а заодно усовершенствовали платежную систему, так как в связи с ее изменением платежи перестали поступать.

Напомню, просматривать данные через электронный читальный зал можно бесплатно, а скачивать — только за плату. Эта система платных услуг действует по всей Российской Федерации.

Для проведения работ возникла необходимость временно приостановить работу удаленного читального зала. Как только работы были завершены и модуль был принят комиссией, он снова был запущен. Произошло это 15 июня текущего года с опережением сроков.

Еще раз хочу подчеркнуть: это обычный рабочий процесс. При этом у нас сохранялась альтернатива – это стационарный читальный зал на 8 Марта.

«В 2018 году в работу внедрена Единая архивная информационная система Республики Татарстан»

Фото: © Салават Камалетдинов / «Татар-информ»

«Наиболее востребованными являются модули “Удаленный читальный зал” и “Запросы”»

В беседе вы упоминали систему ЕАИС, расскажите о ней, пожалуйста, подробнее.

В 2018 году в работу внедрена Единая архивная информационная система Республики Татарстан, в 2019 году Законом Республики Татарстан утверждена как государственная система в сфере архивного дела.

Система предназначена для автоматизации процессов деятельности Государственного архива и 46 муниципальных архивов республики, в том числе во взаимодействии с источниками комплектования архивов и пользователями.

Система осуществляет выполнение следующих базовых функций:

- хранение, учет, поиск электронных документов и предоставление их пользователям через удаленный читальный зал;

- организация работы с запросами, поступившими в архив по различным каналам связи, при этом реализовано оповещение пользователя о статусе исполнения запросов;

- организация работы экспертно-методических комиссий Госкомитета РТ по архивному делу и Государственного архива;

- топография мест хранения со штрихкодированием документов;

- сервис личного кабинета;

- контроль сроков хранения;

- формирование отчетно-статистической документации.

Архивами республики осуществляется наполнение ЕАИС сканами оцифрованных архивных документов. На сегодняшний день 227 257 дел особо ценных и наиболее востребованных документов архивов республики оцифрованы и их сканы размещены в системе. Загружены Путеводитель по фондам и девять тематических баз данных Государственного архива, более 26 тысяч описей и около 5 млн заголовков дел.

«Архивами республики осуществляется наполнение ЕАИС сканами оцифрованных архивных документов»

Фото: © Салават Камалетдинов / «Татар-информ»

Она включает в себя более 20 модулей и интегрирована с другими отраслевыми информационными системами. Наиболее востребованными являются модули «Удаленный читальный зал», «Запросы», «Работа с источниками комплектования», «Прием обязательного экземпляра аудиовизуальных документов» и другие.

Современный информационно–поисковый модуль с использованием технологий распознавания текста предназначен для организации полнотекстового и семантического поиска архивных документов в ЕАИС. Данное решение обеспечивает на 15-20% выше точность и полноту результатов по сравнению с традиционными системами поиска.

Еще одно решение основано на использовании нейронных сетей – это технологии распознания лиц и поиска изображений в архивных аудиовизуальных документах.

Нами уже три года осуществляется прием обязательного экземпляра печатных, аудиовизуальных и научно-технических документов в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети через модули «Прием обязательного экземпляра аудиовизуальных документов» и «Прием обязательного экземпляра НТД». Ни одним архивным учреждением России это еще не осуществляется.

Начав принимать обязательные экземпляры контента в цифровом виде, Государственный архив стал агрегатором цифрового контента, метаописаний аудиовизуальной продукции, сведений об авторах. По соглашению с Российским центром оборота прав на результаты творческой деятельности (ООГО РЦИС) Государственный архив республики включен в общественно-государственную блокчейн-инфраструктуру управления интеллектуальными правами. В будущем архив сможет предоставить участникам сети максимально полную и достоверную информацию об объектах интеллектуальных прав, обо всех этапах их жизненного цикла. Это позволит снизить транзакционные издержки на управление интеллектуальными правами, на их защиту.

«Очень много делается сотрудниками архива по созданию условий для сохранности архивных документов»

Фото: © Салават Камалетдинов / «Татар-информ»

«К концу текущего года мы планируем ввести в систему территориальное деление республики с 1632 года»

Один из последних наших реализованных проектов – модуль «Реставрация фотодокументов» – автоматизировал многие операции реставраторов. Нейросеть обрабатывает все пиксели на изображении, выявляет трещины, помятости, царапины, пятна, иные дефекты и устраняет их. Изображения становятся четкими и красочными.

К концу текущего года мы планируем ввести в систему территориальное деление республики с 1632 года.

В настоящее время у нас в разработке проект автоматизации процесса экспертизы ценности документов, созданных в электронных системах документооборота. Предполагается, что обученная нейросеть будет определять ценность документа и принимать решение о его дальнейшем хранении или уничтожении.

Сегодня можно смело сказать, что ЕАИС РТ перерос из обычной архивной системы в более сложную информационную систему и включает в себя широкий функционал инструментов для работы как архивных работников, так и пользователей архивной информации с внедрением наукоемких программных технологий, таких как искусственный интеллект, семантический поиск.

«С 2024 года планируем на регулярной основе проводить конкурс “Лучший архивист”»

Фото: © Салават Камалетдинов / «Татар-информ»

Вы проводите огромную работу!

Да, действительно. А ведь я озвучила только небольшую часть проводимой работы. Очень много делается сотрудниками архива по созданию условий для сохранности архивных документов. Это и соблюдение режимов хранения, учет, контроль за физическим состоянием документов, реставрация, экспертиза ценности и упорядочение документов, прием их на хранение, методическое сопровождение источников, исполнение запросов граждан и организаций, использование архивных документов в разных форматах и много-много других традиционных архивных работ.

В то же время в последние годы архивы стали выходить из тени. Мы реализуем большое количество профессиональных, социальных проектов, которые направлены на укрепление материально-технической базы архивов республики, популяризацию документального историко-культурного наследия, на повышение интереса граждан к истории своей страны, своего рода, на сохранение семейных традиций и укрепление семейных, родовых уз.

С 2018 года мы проводим конкурсы «Лучший архив некоммерческой организации и органа публичной власти – источника комплектования государственного (муниципального) архива Республики Татарстан» и «Лучший архив коммерческой организации – источника комплектования государственного (муниципального) архива Республики Татарстан».

Это первые профессиональные конкурсы. Победитель, занявший первое место, получает 1 млн рублей, за второе место – 750 тыс. рублей, за третье место – 500 тыс. рублей, 6 победителей среди сельских поселений получают по 375 тыс. рублей.

За годы проведения конкурса победителями стали 16 некоммерческих и 15 коммерческих организаций и 12 органов местного самоуправления, которые смогли за счет призов усовершенствовать работу своего архива и условия хранения архивных документов.

«Архивисты республики выпустили в свет более 100 изданий–справочников, с 1995 года выходит журнал «Гасырлар авазы – Эхо веков»

Фото: © Салават Камалетдинов / «Татар-информ»

«С 1995 года издается научно-документальный журнал “Гасырлар авазы – Эхо веков”»

В целях развития архивного дела в муниципальном образовании, увеличения информационных ресурсов муниципальных архивов с 2017 года осуществляется грантовая поддержка муниципальных архивов путем обеспечения комплектами для оцифровки архивных документов, проведения видео- и фотосъемки в целях инициативного документирования, оборудованием для демонстрации видеоконтента, проведения выставок. За шесть лет из 46 муниципальных архивов ее получили 44 архива, в том числе 39 – в виде широкоформатных планетарных сканеров.

С 2024 года планируем на регулярной основе проводить конкурс «Лучший архивист» в целях стимулирования, профессионального развития сотрудников архивных учреждений и архивных служб организаций.

Традиционными становятся конкурсы научно-исследовательских работ на соискание стипендии Госкомархива РТ среди студентов вузов и учреждений среднего профессионального образования, проходящих практику в Государственном архиве республики.

Важное место в деятельности Архивной службы Татарстана занимает научно-публикаторская работа.

Государственным архивом РТ с 1995 года издается научно-документальный журнал «Гасырлар авазы – Эхо веков», посвященный актуальным проблемам отечественной историографии, истории Татарстана, Поволжья и Приуралья. Журнал включен в перечень рецензируемых научных изданий Высшей аттестационной комиссии (ВАК) при Министерстве науки и высшего образования Российской Федерации и систему Российского индекса научного цитирования (РИНЦ). В 2011 году был удостоен Государственной премии Республики Татарстан в области науки и техники.

За свою историю архивисты республики самостоятельно и в сотрудничестве с научными учреждениями и вузами выпустили в свет более 100 изданий–справочников по фондам архивов, сборников документов и материалов, исследований.

Особого внимания заслуживает книга «Татарстан: всё для фронта, всё для Победы! 1941-1945» о вкладе Татарстана в дело бесперебойного снабжения фронта всем необходимым. Нашими архивистами был выявлен комплекс документов о вкладе столицы республики в Победу, трудовом подвиге казанцев и всей республики.

В книге закодированы интервью с женщинами-ветеранами, и при наведении электронных гаджетов на QR-код воспроизводится видеоинтервью.

«Материалы, собранные для книги «Татарстан: всё для фронта, всё для Победы! 1941-1945», легли в основу по документальному подтверждению присвоения Казани почетного звания «Город трудовой доблести»

Фото: © Михаил Захаров / «Татар-информ»

В 2020 году материалы, собранные для книги, легли в основу по документальному подтверждению присвоения Казани почетного звания «Город трудовой доблести».

Мы, архивисты, считаем своим профессиональным долгом вводить в общественный оборот архивные документы, достоверно освещающие события Великой Отечественной войны.

Сегодня активно ведется работа по публикации книги, посвященной Казанскому оборонительному рубежу. Рубеж возводился в годы Великой Отечественной войны для защиты крупнейшего в округе промышленного центра – Казани. Согласно утвержденной схеме, линия сооружений проходила по территориям Марийской, Чувашской, Мордовской, Татарской автономных республик и Пензенской области. Ежедневно в строительстве участвовало в среднем 85 тыс. человек, в отдельные периоды эта цифра поднималась до 300 тыс. человек.

«С 2018 года мы проводим конкурс генеалогических исследований “Моя родословная”. В 2022 году он перерос в Фестиваль родословной “Эхо веков в истории семьи – Тарихта без эзлебез”»

Фото: © Владимир Васильев / «Татар-информ»

«Проведение Фестиваля родословной демонстрирует многонациональность Республики Татарстан»

Знаю, в один из проектов вам удалось вовлечь всю республику – «Моя родословная». Расскажите об этом уникальном проекте.

С 2018 года мы проводим конкурс генеалогических исследований «Моя родословная», который направлен на укрепление связей между поколениями, приобщение к работе с архивными материалами.

В конкурсе принимают участие обучающиеся общеобразовательных организаций по четырем возрастным группам. Возрастной диапазон участников конкурса – от 6 до 94 лет.

Наблюдая интерес к данному конкурсу, появилась идея развить масштабней эту тему среди населения. И в 2019 году мы запустили праздник родословной «Эхо веков в истории семьи – Тарихта без эзлебез», направленный на сохранение и развитие родословных традиций, укрепление семейных связей и преемственности поколений, привлечение интереса широкой общественности к истории Татарстана и своей семьи.

В 2022 году праздник переименован в Фестиваль родословной «Эхо веков в истории семьи – Тарихта без эзлебез».

Это ежегодное мероприятие, которое проходит во всех муниципальных образованиях республики. Фестиваль проводится в три этапа: муниципальный, зональный и республиканский. На каждом этапе семья-участник презентует выставку приготовленных своими руками национальных и семейных блюд и участвует в конкурсе семейных команд «Знакомьтесь, моя семья, мой род!», в ходе которого каждая команда представляет родословную ярким концертным номером.

«Проведение Фестиваля родословной демонстрирует многонациональность Республики Татарстан»

Фото: © Владимир Васильев / «Татар-информ»

В этом году мы провели пятый юбилейный фестиваль.

Всего за пять лет во всех трех этапах фестиваля приняли участие более 700 семей, более 10 тысяч человек. В этом году среди участников были семьи, численность которых превышала 100 человек, или семьи, которые прожили в законном браке, любви и согласии 40 и более лет. Возраст участников от 4 месяцев до 93 лет!

Проведение Фестиваля родословной демонстрирует многонациональность Республики Татарстан, на территории которой уже на протяжении многих столетий мирно проживают представители разных народов. Каждая семья может рассказать о своем роде, традициях, семейных ценностях, а также показать творческие способности.

Большое внимание по формированию уважения к истории, традициям и ценностям своей семьи, своей страны мы уделяем не только через подобные конкурсы. В каждом муниципальном образовании архивами республики совместно с органами и учреждениями образования созданы школы юного архивиста, где дети изучают историю непосредственно по первоисточникам, постигают азы работы с архивными документами, учатся составлять свои родословные. Уверена, полученные навыки обязательно им пригодятся в дальнейшем обучении, в трудовой деятельности и в целом в жизни.

«Два фонда включают в себя особо ценные документы»

Фото: © Салават Камалетдинов / «Татар-информ»

«В составе фонда №10 “Казанская духовная академия” имеется собрание рукописей XVI-XX веков»

Давайте объясним читателям, что за история с фондами «Казанская губернская палата» и «Казанская духовная академия».

Первое, что нужно сказать, – эти два фонда включают в себя особо ценные документы. В фонде №3 «Казанская губернская палата» хранятся документы за период с 1735 по 1924 год – это наблюдения за поступлением государственного налога, за расходованием казенных средств, производством торгов на подряды и поставки, переписи податного населения, сведения о распределении торговых и промышленных предприятий Казанской губернии, их проверках, деятельности кредитных товариществ, банков, акционерных обществ, переоценке земель, выкупе земель крестьянами.

А по описи №2 в фонде хранятся ревизские сказки переписи податного населения – по 3-10 переписи населения – за 1762-1858 годы по уездам Вятской (частично) и Казанской губерний: Лаишевскому, Мамадышскому, Спасскому, Свияжскому, Чистопольскому, Тетюшскому, Казанскому, Елабужскому, Ядринскому и Цивильскому уездам.

Эти бесценные документы являются самыми информативными и значимыми источниками изучения истории крестьянских и купеческих семей, живших в период с начала XVIII до середины XIX века, а также демографических характеристик народонаселения дореформенной (1861 года), дореволюционной России.

Всего в России было произведено 10 ревизий. Десятая ревизия впервые учитывала население всей России. «Основным годом» считается тот год, в течение которого было учтено наибольшее количество населения.

«Рукописи имеют непреходящее историко-культурное значение и нуждаются в особом режиме хранения во избежание утраты»

Фото: © Салават Камалетдинов / «Татар-информ»

В составе фонда №10 «Казанская духовная академия» имеется собрание рукописей XVI-XX веков – это рукописи на русском, арабском, турецком, монгольском, латинском, татарском, греческом и ряде других языков. Фонд сложился из библиотеки академии. К 1917 году это была уникальная, богатейшая библиотека с литературой разнообразного содержания гуманитарного направления: философско-богословского, исторического, литературного, юридического, филологического, педагогического. Эти рукописи имеют непреходящее историко-культурное значение и нуждаются в особом режиме хранения во избежание утраты.

В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» ограничивается доступ к архивным документам, независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также при отсутствии электронных копий к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам Архивного фонда Российской Федерации, признанным в порядке, установленном уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.

«В марте начался процесс оцифровки, но прежде необходимо отреставрировать 20 документов»

Фото: © Салават Камалетдинов / «Татар-информ»

«Выяснилось, что фонд №3 и фонд №10 частично остались неоцифрованными»

В прошлом году после переезда архива при инвентаризации оцифрованного материала выяснилось, что фонд №3 и фонд №10 частично остались неоцифрованными.

Фонды по количеству дел объемные и ЕАИС большая, видно, на каком-то этапе этот момент был упущен. А, как я уже отметила, выдавать подлинники особо ценных документов мы не имеем права. И мы закрыли эти фонды до момента оцифровки. Никакой секретной информации в этих фондах нет, на принятие решения не повлияло ни содержание, ни источник происхождения документов. Мы руководствовались лишь тем, что это особо ценные документы, к которым ограничен доступ федеральным законом. На месте этих фондов могли оказаться другие фонды. Это обычный рабочий момент. Инвентаризация продолжается, и, возможно, обнаружится что-то еще.

Тогда же было принято решение включить в план работы архива на 2023 год оцифровку оставшихся дел фонда №3 и фонда №10. В марте начался процесс оцифровки, но прежде необходимо отреставрировать 20 документов. Думаю, к августу мы весь этот процесс закончим. И вопрос с доступом закроется.

— Выяснилось, что это одни из самых популярных фондов…

— Это не так. В прошлом году по фондам №3 и №10 зафиксировано менее одного процента запросов от общего количества запросов (требований) дел, а в этом году всего лишь 0,6%.

«Мы берем грамотного переводчика, и он вносит переведенную информацию из метрик на старотатарском языке в утвержденные нами поля»

Фото: yadkyar.tatar.ru

«Сначала мы хотели найти программу, в которой искусственный интеллект читал бы рукописи на старотатарской письменности»

А что за генеалогический проект вы сейчас внедряете?

Суть проекта – создание в автоматизированном режиме родословной каждой семьи Татарстана, независимо от национальности и вероисповедания, на основе архивных документов и размещение ее на портале «Ядкяр».

Как-то в Турции мы увидели интересную систему: человек вбивает свой ID-номер на местном портале Госуслуг, и он выдает ему его родословную. Оказывается, со времен Османской империи у них хранится номер конкретного человека, и он же принадлежит всем его потомкам. Для сравнения: у нас номер паспорта — один, номер СНИЛС — другой, соответственно, все идет вразнобой.

Мы долго думали, как реализовать подобное решение у нас в республике. Сначала мы хотели найти программу, в которой искусственный интеллект читал бы рукописи на старотатарской письменности. Однако это сложная и дорогостоящая задача.

В итоге мы встретились с ICL и решили для начала сделать хотя бы самое элементарное. То есть мы берем грамотного переводчика, и он вносит переведенную информацию из метрик на старотатарском языке в утвержденные нами поля, а дальше начинает работать искусственный интеллект. И у нас получилось это реализовать.

Постановлением Кабинета Министров Республики Татарстан мы создали АНО историко-родословных исследований «Генеалогический центр “Ядкяр” (Память)», которое занимается решением этой задачи.

Сейчас идут работы по наполнению портала данными. Одновременно нам надо разработать огромное количество различных регламентов. Это самое начало работы, которую ранее еще никто не делал. Сама платформа разработана за счет бюджета республики. Наполнение – только за счет меценатов. Все осуществляется в рамках закона: я нахожу мецената, мы заключаем с ним договор, где четко прописано: сколько дворов, сколько средств он выделяет, сколько родословных он получит на выходе.

Мы создаем родословную только тем, кто родился в Татарстане.

«Соседи-архивисты представляют нам электронные копии необходимых документов. Взамен мы переводим их архивные документы на старотатарском языке. Такое вот взаимовыгодное сотрудничество»

Фото: © Михаил Захаров / «Татар-информ»

«Частично привезены копии документов из Российского государственного архива древних актов»

Для того чтобы портал заработал в полной степени, первым делом необходимо вручную ввести архивные данные в электронный формат. Это больше 111 млн записей только из документов Государственного архива Республики Татарстан. При этом столько документов по родословной жителей республики хранятся в архивах соседних регионов.

Мы привезли очень много материала в электронном виде из Башкирии. Соседи-архивисты из Кировской, Оренбургской, Свердловской областей представляют нам электронные копии необходимых документов. Взамен мы переводим их архивные документы на старотатарском языке. Такие вот взаимовыгодное сотрудничество и профессиональная поддержка. Мы привезли данные со всех близлежащих регионов. Частично привезены копии документов из Российского государственного архива древних актов (РГАДА). Вся эта информация хранится на наших серверах, и, кроме как в РГАДА, нет необходимости осуществлять запрос в другие региональные архивы, теряя на это время.

Для сопоставления родословных жителей с архивными документами после того, как меценат перечислил 50% суммы, АНО «Ядкяр» проводит добровольный сбор анкетных данных на сходе граждан населенного пункта, на территории которого будут осуществляться генеалогические исследования на безвозмездной основе. Обязательно подписывается согласие на обработку персональных данных.

В большинстве случаев инвесторы оплачивают свои деревни. К примеру, я свою деревню тоже проработала: сама заплатила, выехали в мою деревню, объяснили и рассказали все людям, взяли согласие на обработку персональных данных. Также проводили исследование по деревне Аняково.

«Длительные сроки исполнения запросов продиктованы необходимостью ручного поиска исследователем каждого факта по всем метрическим книгам и ревизским сказкам по населенному пункту»

Фото: © Михаил Захаров / «Татар-информ»

«Средний срок составления родословной – от 3 до 6 месяцев»

А сколько времени уходит на одну деревню?

Работа с деревней на 50 дворов занимает примерно три недели. Мы также проводим расчеты дворами и делим данные на женскую и мужскую линии. К слову, генеалоги женскую линию не выделяют.

После сбора и обработки анкетных данных они систематизируются и составляются родословные связи каждой семьи населенного пункта, которые вводятся в электронном виде в базу данных генеалогического портала «Ядкяр». Гражданин, чьи данные были заведены в систему, может получить родословную на безвозмездной основе.

Со временем мы начнем соединять все собранные генеалогические данные между деревнями. Средний срок составления родословной составляет от 3 до 6 месяцев.

Это трудоемкий процесс, требующий определенной компетенции, а также навыков и умений. Длительные сроки исполнения запросов продиктованы необходимостью ручного поиска исследователем каждого факта по всем метрическим книгам и ревизским сказкам по населенному пункту.

Для работы с метрическими книгами генеалоги должны быть очень компетентны, в совершенстве владеть старорусским, старотатарским, татарским и арабским языками. Незнание языков зачастую приводит к ошибкам в переводе имени при составлении родословной, что, в свою очередь, может увести родовую ветвь в другую сторону.

После полноценного же запуска генеалогического проекта срок составления родословной составит один день. После того как меценат перечисляет 50% суммы, мы выезжаем на место.

«Функция архивной службы – это управление огромными массивами данных с использованием современных цифровых технологий»

Фото: © Салават Камалетдинов / «Татар-информ»

«В Госархиве составление родословной, причем подтвержденной архивными справками, стоит 11 тысяч рублей»

То есть родословную можно у вас заказать? И что для этого нужно?

Конечно. Вы подаете заявку в Госархив на составление родословной. Нам нужно как можно больше имен ваших предков, а также даты и места их рождения. Более того, до тех пор, пока мы не найдем данные в переписях или метрических книгах деревень, мы не заключаем с гражданином договор.

У нас в Госархиве составление родословной, причем подтвержденной архивными справками, стоит 11 тысяч рублей. В то же время на некоторых частных генеалогических сайтах представлены расценки за генеалогический поиск, плата – от 160 тыс. рублей. Стоимость генеалогической экспертизы составляет от 190 до 885 тыс. рублей. Родословная составляется за 1,5 млн рублей…

Можно сказать, что вы создаете Big data татарского мира.

Совершенно верно. И некоторые генеалоги опасаются после успешной реализации проекта остаться без заработка.

Мы приглашаем генеалогов к сотрудничеству в этом проекте, но, конечно, не за те деньги, которые они берут за составление родословной.

Все-таки у вас очень интересная работа.

Интересная, и ее всегда очень много. Сегодня архивная служба республики развивается в ногу с современными тенденциями, и она не ограничивается организацией правильного хранения документов, ее функция – это управление огромными массивами данных с использованием современных цифровых технологий.