Преимущества и недостатки электронной трудовой книжки: комментарии юриста
Бумажные документы потихоньку уходят из нашей жизни, а на смену им приходит электронный документооборот. Не так давно очередь дошла и до трудовых книжек.
Бумажные документы потихоньку уходят из нашей жизни, а на смену им приходит электронный документооборот. Одним такое положение дел кажется весьма удобным, другие с трудом привыкают к нововведениям, третьи воспринимают их как нечто само собой разумеющееся. Не так давно очередь дошла и до трудовых книжек. Мы поговорили с нашим постоянным экспертом, юристом Юлией Холодионовой и выяснили, зачем нужна трудовая книжка в электронном виде, какие у нее плюсы и минусы, можно ли отказаться от новшества, если работник не желает менять привычный уклад. Ответы на эти и другие важные вопросы — в статье журналиста ФАН.
Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?
Юлия Холодионова рассказывает, что введение электронных трудовых книжек должно стать гарантом сохранения сведений о трудовой деятельности, начиная с 2020 года.
Необходимость внедрения новых форм коммуникации между сотрудниками и работодателями назрела уже дано. Так, например, во многих организациях вполне обыденной практикой стало предоставление электронного больничного листа вместо его устаревшего бумажного старшего брата, который нужно беречь как зеницу ока и ни в коем случае не мять, не складывать, несмотря на крайне неудобный формат. Зачастую нам больше не нужно выбирать время и отпрашиваться с работы, чтобы сбегать в то или иное ведомство и получить необходимую справку. Если не все, то очень многое можно сделать удаленно через «Госуслуги». Даже в кабинет бухгалтера идти не нужно — документы о начислении заработной платы присылают по корпоративной почте.
«Таким образом, электронное взаимодействие между людьми и ведомствами в России уже является своеобразной нормой», — подчеркивает юрист.
В статье 66.1 Трудового кодекса и дополнившем его Федеральном законе № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года прописана обязанность работодателя хранить в электронном виде основные данные о трудовой деятельности каждого сотрудника для предоставления их в установленном виде и порядке в Пенсионный фонд РФ для последующего сохранения на информационных ресурсах самого ведомства.
Для чего это нужно?
Во-первых, в 2013 году в Трудовом кодексе Российской Федерации появилась отдельная глава о дистанционных работниках, предусматривающая элементы коммуникации между участниками трудового соглашения изначально в удаленном формате. То есть уже на стадии приема на работу стороны обмениваются заявлениями и приказами с помощью электронного взаимодействия.
Во-вторых, наличие такой формы коммуникации позволяет в значительной степени сократить количество времени, потраченного на оформление нового сотрудника, позволяя ему как можно скорее приступить к выполнению своих служебных обязанностей.
В-третьих, сведения, направляемые обеими сторонами, обрабатываются быстрее, тогда как при использовании привычного бумажного документооборота нередки случаи волокиты из-за человеческого фактора.
В-четвертых, электронное взаимодействие возможно при достаточно высоком уровне техники, используемой для коммуникации.
Есть еще и другие факторы, которые позволяют сделать выводы о необходимости внедрения такого электронного обмена сведениями. Помимо вышеперечисленного, в период пандемии коронавируса и иных опасных заболеваний для профилактики распространения инфекций электронное взаимодействие становится необходимостью, поскольку позволяет ограничить поток присутствующих в офисах работников, способствует выполнению служебных обязанностей удаленно по заранее спланированным задачам, гарантирует обязательное обеспечение масочного режима в организациях с соблюдением требований Роспотребнадзора и т. д.
«Все перечисленное косвенно показывает, что выстраивание электронной коммуникации — это всерьез и надолго для нашей и других стран. Например, в Латвии электронные трудовые книжки именуются налоговыми и существуют с 2014 года, в Белоруссии задумались о необходимости их внедрения уже три года назад», — продолжает Юлия Холодионова.
Нужна ли электронная трудовая книжка или можно оставить бумажную?
Очевидно, что выбор трудовой или бумажной электронной книжки совсем скоро встанет, или уже встал, практически перед каждым работающим человеком.
Наш эксперт объясняет, что трудовые книжки обязаны вести все работодатели, кроме физических лиц, незарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей. Этот документ заводится для каждого сотрудника, отработавшего в организации дольше пяти дней, и хранится по месту основной работы, являясь подтверждением возникших и продолжающихся трудовых отношений между сторонами.
В связи с внедрением новой формы взаимодействия работодатели должны были письменно уведомить своих работников об их праве перейти на электронные трудовые книжки. Одни им воспользовались, другие — предпочли все оставить как есть.
Таким образом, с 2021 года оформляться на работу будут три категории граждан.
1. Не имеющие трудового стажа. Им заведут электронные трудовые книжки без права выбора. Теоретически новички могут попросить оформить для себя классический вариант, но работодатель вправе отказать на вполне законных основаниях.
2. Имеющие трудовой стаж и предоставляющие сведения о своей трудовой деятельности с 2020 года, но желающие продолжать пользоваться бумажной версией.
3. Согласившиеся на хранение информации в электронном виде.
Плюсы и минусы электронной трудовой книжки для работника и работодателя
Среди преимуществ электронной трудовой книжки Юлия Холодионова перечисляет следующие:
1. Отсутствие бумажного носителя как такового. Так как вся информация хранится в цифровом виде, трудовая книжка не потеряется и не придет в негодность.
2. При устройстве на новое место работы больше нет необходимости забирать трудовую с предыдущего места и приносить ее в отдел кадров. Тем, кто работает на удаленке, не придется ради этого ехать в офис.
3. Использование электронной формы снижает вероятность ошибок. Если они все же были допущены, исправить их будет проще и быстрее.
4. Раньше работодатель нес материальную ответственность за сохранность трудовой книжки и ее своевременную выдачу при увольнении. Отныне это больше не забота организации. Если бумажный вариант до сих пор лежит в кадрах, то с введением электронных книжек устаревший экземпляр передадут на руки владельцу.
5. Сокращение расходов на хранение трудовых (носители, сейфы и т. д.), а также сокращение бумажной волокиты, связанной с их учетом.
6. Пенсию теперь можно оформить в дистанционном формате.
7. Необходимую информацию с электронной трудовой книжки для оформления ряда документов можно получить на сайте «Госуслуг».
8. Работодателям и надзорным организациям стало легче получать и систематизировать сведения для различного рода отчетов.
9. Минимизируется вероятность кражи персональных данных.
Недостатки электронной трудовой книжки:
1. Отсутствие некоторой важной информации в электронном аналоге. Так, в новую трудовую не будут заноситься сведения о разного рода благодарностях и поощрениях, образовании, полученных дополнительных специальностях.
2. Для внесения любых изменений или совершения иных действий с электронной книжкой потребуется писать заявление.
3. На кадровиков возлагаются обязательства по созданию дополнительной отчетности по всем кадровым изменениям за 2020 год. Причем данные должны заноситься в систему не позднее одного дня, следующего за увольнением или, наоборот, приемом на должность сотрудника.
4. Безусловно, потерять или привести в негодность бумажную трудовую книжку куда проще, нежели цифровую, однако от технических сбоев никто не застрахован. К тому же обслуживание баз данных требует времени, и сведения могут оказаться недоступны в течение некоторого времени.
5. Работодателю придется потратиться на закупку технических средств и специальных программ, а также их обновление и поддержание в рабочем состоянии.
Какова судьба бумажной версии, если человек решил перейти на электронную трудовую? Нужно ли ее сохранять?
«Если вы выбрали электронную трудовую книжку, то ее бумажная версия будет выдана вам на руки для последующего хранения», — отмечает собеседница ФАН.
Соответствующая отметка будет сделана как в самой трудовой, так и в специальном журнале учета. Старая добрая трудовая пригодится для последующего трудоустройства, чтобы потенциальный будущий работодатель мог ознакомиться с вашими предыдущими местами работы.
«Единожды отказавшись от бумажной книжки в пользу электронной, вернуться обратно будет уже нельзя. Так указано в федеральном законе. Самое интересное состоит в том, что эти нововведения не являются пилотным проектом, это постепенное внедрение электронной коммуникации во всех трудовых отношениях, везде, где есть наемный труд», — предупреждает юрист.
Может ли работодатель обязать сотрудника перейти на электронную трудовую книжку в принудительном порядке?
«Согласно действующему законодательству, выбор бумажной или электронной трудовой книжки зависит исключительно от желания самого работника. Работодатель никоим образом не может повлиять на это решение или принудить работника перейти на новую форму электронного взаимодействия. В противном случае вы будете вправе пожаловаться в трудовую инспекцию», — подводит итог эксперт.