Важно слышать и видеть коллег: секреты организации гибридной работы

В 2021 году работа в гибридном формате стала предпочтительной для бизнеса самых разных отраслей, свидетельствуют данные различных исследований. Так, опрос «Битрикс.24» показал, что именно гибридную работу считают «новой нормой» 65% компаний. Похожий вывод есть и в совместном исследовании Logitech, КРОК и Digital Leader: 55% опрошенных из более чем 500 сотрудников компаний 10 различных отраслей заявили, что участвуют в гибридных встречах. Это значит, что часть команд находится в офисе, а часть — подключается удаленно по видео-конференц-связи

При этом именно видео-конференц-связь часто оказывается разочаровывающим фактором. Многих опрошенных волнует некорректная работа коммуникационного оборудования. Около 46% участников исследования жалуются на плохой звук при онлайн-встречах — и это главный фактор неудовлетворенности ВКС. Еще у 26% опрошенных есть претензии к качеству изображения. Отчет Microsoft Work Trend Index за прошлый год показал, что большинство организаций не были готовы к гибридному формату работы. И основная проблема здесь — в отсутствии необходимого оборудования, программного обеспечения или мебели для продуктивной работы в этом режиме. По данным Frost & Sullivan, из 90 миллионов конференц-залов по всему миру только 7,8% оснащены видеосвязью, необходимой для эффективной коммуникации с удаленными участниками.

В то же время руководители и сотрудники компаний, которые смогли грамотно выстроить «гибрид», удовлетворены сложившимся форматом и показывают высокую эффективность и вовлеченность.

Мы попросили поделиться опытом компании из разных отраслей бизнеса: крупного ретейлера, интегратора, оператора связи и производителя оборудования для ВКС.

Руководитель программы трансформации «Офис 2.0» сети «Магнит» Ольга Нор-Аревян.

Пандемия не создала ничего нового — она лишь усилила то, что уже существовало до

этого. Компании, которые работали в дистанционном и гибридном режимах, существовали и до 2020 года. Но именно пандемия сделала этот тренд массовым.

Внедрив разные режимы работы, наша компания стал еще более устойчивой. Мы сумели перестроиться без каких-либо потерь для процессов. «Магнит» перешел на три режима работы — офисный, дистанционный, гибридный. Режим сотрудника зависит от его функционала и задач. Мы работаем в таком режиме уже 1,5 года и можем утверждать, что этот формат компании подходит, поскольку показатели эффективности — рыночные показатели — неизменно растут.

Также в начале ноября мы провели первый опрос удовлетворенности работой в новых режимах, который показал, что сотрудники принимают изменения и получают все возможности для комфортной и продуктивной работы. Так, 27% опрошенных руководителей отметили, что с переходом на новый режим сотрудники стали работать лучше, а 65% не заметили ухудшений в продуктивности своих команд. 49% сотрудников, прошедших опрос, сообщили, что с переходом на дистанционный/гибридный режим, стали работать лучше, а 50% не заметили снижения своей продуктивности. 91% опрошенных хотят продолжать работать в формате гибрид/удаленка.

На практике мы увидели тренд на мультиинструментальность. Мы видим, что сотрудники компании используют разные приложения — в зависимости от того, к каким они привыкли или какие используют их ближайшие коллеги. При этом для разных задач могут использоваться разные приложения.

Наиболее успешно с рабочими задачами помогают справляться инструменты для видеосвязи, чаты и облачные решения для совместной работы. Работая вне офиса, становится особенно важно видеть друг друга и при этом использовать общий ресурс, где лежат ваши документы, и вы ими быстро обмениваетесь или совместно работаете в режиме реального времени. А у самих офисов поменялась роль — офис становится в меньшей степени местом для сконцентрированной работы и ее визуального контроля, а становится «центром притяжения», местом для общения с коллегами, брейнштормов, решения сложных задач и тимбилдинга.

Сейчас мы внедряем систему хот-дескинга и увеличиваем количество зон для общения сотрудников и команд. Для повышения эффективности использования имеющихся ресурсов (рабочих мест, переговорных, парковок) мы запустили систему бронирования. Сегодня мы активно формируем технологическую и архитектурную стратегию по решениям для ВКС и коммуникациям в компании в целом. Все инструменты и приложения нам уже доступны, осталось только выстроить целостную систему между каналами с прицелом на будущее.

Руководитель направления видеорешений и аксессуаров для совместной работы компании Logitech в России Ирина Степанова.

Движение к дистанционной работе началось не вчера, но, безусловно, пандемия дала

толчок к ускорению внедрения удаленного и гибридного форматов взаимодействия. Наша компания как производитель решений видео-конференц-связи для бизнеса почувствовала это на себе: и в части организации работы внутри, и по запросам наших клиентов.

Видео-конференц-связь — одно из самых быстроразвивающихся направлений для Logitech. В России у нас довольно большая команда, и за последние два года она заметно выросла — нам даже пришлось переехать в новый офис, чтобы все сотрудники могли работать в комфортном и безопасном формате. И, конечно, в работе наших сотрудников, находящихся в Москве и других городах России, в многочисленных переговорах с партнерами и клиентами по всему миру ежедневно используются инструменты ВКС. Мы знаем по себе, насколько важно сегодня иметь в офисе функциональные, оснащенные переговорные комнаты, в которых проводятся как офлайн-, так и онлайн-встречи команд. И мы давно привыкли к гибридному формату общения, когда часть участников присоединяются к встрече онлайн, а другая часть находится в переговорной. В последнем случае особенно важно иметь хорошую видеосвязь с идеальной акустикой.

Если говорить о потребностях наших заказчиков, то мы, взаимодействуя с компаниями из самых разных отраслей, видим запрос на простые в подключении и удобные в использовании решения для переговорных комнат. В последний год возросли продажи камер линейки Rally для организации видеоконференций. Кроме того, возрос интерес к устройствам линейки Rally Bar — в них объединены аудио- и видеорешения в одном устройстве. Они поддерживают программное обеспечение для совместной работы, то есть, их можно использовать без подключения к компьютеру.

Помимо хорошей акустики и четкой картинки, заказчикам все чаще требуются расширенные аналитические функции в решениях для ВКС. В устройствах Logitech, например, есть функция подсчета участников совещаний c помощью платформы Sync. Новые аксессуары позволяют упрощать подключение пользователей к конференциям, а IT-специалистам облегчают работу, освобождая их от необходимости обучать пользователей работе с оборудованием.

Совсем недавно стоимость подобных решений была довольно высокой — профессиональные системы ВКС для офисных помещений были доступны ограниченному числу заказчиков. При этом сами решения не были такими «умными», но были сложными и громоздкими, требовали обязательного участия системных администраторов при каждом подключении. С ростом популярности таких решений и развитием технологий и партнерств на рынке — в частности, с разработчиками облачного ПО, — мы смогли выпустить на рынок вполне доступную линейку устройств для ВКС. Все они легко настраиваются и управляются буквально одной кнопкой, так что работать с ними может любой сотрудник. Благодаря этим факторам, сегмент решений для ВКС стремительно растет.

Эксперт по решениям видео-конференц-связи ИТ-компании КРОК Михаил Никифоров.

В начале пандемии основной задачей для компаний было оперативно организовать

рабочий процесс вне и офиса, в ситуации, к которой никто не готовился. Поэтому этот период отмечается всплеском спроса заказчиков на быстроразвертываемые облачные сервисы видеоконференцсвязи для удаленной работы. Проекты, связанные с оборудованием переговорных, на время ушли на второй план или были заморожены. Но по прошествии первого года карантина, люди постепенно стали возвращаться в офисы, и компании начали переходить на гибридный формат работы, что потребовало выстраивания новых способов взаимодействия команд. И мы увидели отложенный спрос на оснащение переговорных пространств профессиональными средствами аудио и видео-коммуникаций.

В КРОК нам удалось очень быстро организовать процесс удаленной работы, поскольку мы уже давно практиковали дистанционный формат взаимодействия между сотрудниками, и для этого в компании была развернута соответствующая инфраструктура. С началом пандемии мы оперативно масштабировали имеющиеся решения и приобрели дополнительные лицензии для сотрудников.

Если говорить о важных в этот момент технологиях — конечно, в первую очередь, это средства видео-конференц-связи как основной инструмент взаимодействия с сотрудниками и клиентами. Внутренние встречи и совещания мы, как правило, проводим с помощью on-premise решений, а для внешних коммуникаций больше используем облачные системы ВКС, поскольку их использует большинство заказчиков и клиентов.

Сегодня мы видим, что требования пользователей к качеству и удобству средств видео-конференц-связи растут, поэтому на рынке появляется много специализированных аппаратных устройств для работы с облачными платформами. Это различные аппаратные кодеки, обеспечивающие профессиональное качество звука и изображения в привычных для пользователя облачных сервисах. Такие устройства могут быть как универсальными, так и созданными для работы с конкретным приложением, например, Zoom или Microsoft Teams.

Исполнительный вице-президент по управлению персоналом, организационному развитию и поддержке компании «Билайн» Ольга Филатова.

Наша компания начала реализовывать проект удаленной работы BeeFREE задолго до

пандемии, еще в 2016 году. К настоящему моменту удаленно работает 90% сотрудников. Это практически весь административный офис, кроме сотрудников, которые для выполнения своих обязанностей должны присутствовать на рабочем месте — например, технические специалисты, обслуживающие оборудование, или сотрудники, работа которых связана с оформлением кадровых документов.

За пять лет реализации проекта мы накопили большой опыт в организации удаленной работы. Эффективность наших сотрудников не зависит от места, из которого они работают, что подтверждают результаты внутренних опросов руководителей. Согласно этим опросам, эффективность сотрудников либо не изменилась, либо выросла.

Одна из важнейших задач, которая сегодня стоит перед нами, — сохранить постоянную и прозрачную коммуникацию со всеми сотрудниками, как внутри отделов, так и с топ-менеджментом. Для того, чтобы постоянно быть в информационном поле, руководители проводят постоянные видеоконференции, используют группы в различных мессенджерах для обмена информацией.

Важную роль в коммуникации наших сотрудников играет корпоративный портал Space, на котором мы публикуем новости и анонсы встреч с топ-менеджментом. Такие встречи проходят у нас регулярно, поскольку постоянное общение с лидерами компании выступает сейчас гарантом спокойствия сотрудников.

Работа в новых форматах, включая гибридный, может быть не менее, а то и более удобной и эффективной, чем привычные восемь часов в офисе. Гибрид стал «новой нормой»: более половины работодателей планируют сохранить этот формат в следующем году, а возможно и далее. Опыт крупнейших компаний показывает, что избежать стрессов для сотрудников и ощущения «оторванности» от коллектива успешно помогают технологии. А качественная видео-конференц-связь среди них — на первом месте по важности.