Правила делегирования задач на период отпуска: чек-лист для руководителя

Делегирование — это неизбежная часть построения бизнеса, которая может значительно разгрузить руководителя и позволяет сфокусироваться на целевых управленческих действиях. Нанимая сотрудников, собственник снимает с себя часть нагрузки, но контроль остается на его плечах, и если он решает отправиться в отпуск, то рискует провести отдых в рабочих чатах, продолжая тратить на руководство большую часть времени. Сегодня решили поговорить о том, как начальнику снять с себя часть ответственности и делегировать задачи на период отдыха, чтобы быть погруженным в отдых хотя бы чуть больше, чем в работу.

Работа из отпуска: негативные последствия

Неутешительная статистика говорит о том, что большое количество сотрудников продолжает заниматься своими рабочими обязанностями, даже находясь в отпуске. Так, в апреле 2024 года сервис поиска работы «Работа.ру» провел исследование, в котором выяснил, как много россиян отдыхают «без отрыва от производства». Оказалось, что 32% респондентов делают это часто, 39% — иногда, и только 22% опрошенных забывают о работе во время заслуженного перерыва.

Среди способов взаимодействия с оставшимися в офисе коллегами 76% участников исследования назвали ответы на звонки сослуживцев, 44% просматривают почты и мессенджеры, 26% ездят в отпуск с ноутбуком, 21% продолжает поддерживать общение с клиентами.

Можно предположить, что среди опрошенных встречались и руководители, и собственники компаний. Между тем такая вовлеченность в рабочий процесс способна ощутимо влиять на качество отдыха работников. Полноценный отпуск, в свою очередь, оказывает положительное воздействие на физическое и эмоциональное состояние, а именно:

• Уменьшает риск возможного профессионального выгорания и снижает его на ранних этапах.
• Снижает вероятность развития таких симптомов, как хроническая усталость, подавленное настроение, апатия.
• Повышает уровень мотивации и продуктивности сотрудников, после полноценного отпуска обычно выше желание включаться в рабочий процесс.

Если вы руководите компанией, полностью выключиться из рутины и управления намного сложнее, чем в статусе рядового сотрудника, однако это просто необходимо, чтобы не столкнуться с выгоранием и его последствиями.

Как делегировать задачи, чтобы провести отпуск с пользой: чек-лист

Наведите порядок в проектах
Распределите все текущие и новые дела в соответствии с их статусом. Например, какие-то из них требуют мгновенного решения, другие могут подождать. Можно использовать для выполнения данной задачи матрицу Эйзенхауэра, и тогда будет видно, какие дела относятся к важным и срочным, важным и несрочным, срочным, но не важным и неважным и несрочным. Самые первые вы можете сделать сами, остальное делегировать в порядке приоритетности.

Продумайте форму сбора обратной связи
Для каждого подразделения важно предусмотреть свою систему взаимодействия и форму отчетности. Как говорят опытные руководители, в большинстве сфер сами за себя говорят цифры, поэтому можно предложить руководителям отделов присылать их на регулярной основе. Допустим, отдел продаж может предоставлять данные о количестве совершенных звонков и закрытых сделок, маркетологи — о числе полученных заявок, конверсии и наиболее эффективных каналах привлечения клиентов, рекрутеры — отчитываться о проведенных собеседованиях. Форма сбора обратной связи может быть следующей: ежедневная сводка на почту + общий отчет один раз в неделю. Срочные вопросы на период отпуска можно делегировать своему заместителю.

Проведите инструктаж
Чтобы работа велась слаженно, назначьте ответственного за каждое направление и постарайтесь написать пошаговые инструкции. Сотрудники должны понимать, какие задачи лягут на их плечи в обозначенный период времени, какой обратной связи и в какие сроки вы от них ждете, как поступать в случае непредвиденных ситуаций. Перед отпуском отправьте готовые документы тем, кому они адресованы, и обсудите детали, чтобы убедиться: каждый из них понимает свою область ответственности и у него нет вопросов относительно дальнейших действий.

Отложите то, что не обойдется без вас
Не стоит делегировать вопросы стратегического характера, если до отпуска у вас не было «правой руки», сотрудника, который имеет опыт работы над такими задачами. Например, не нужно перепоручать деятельность, связанную с планированием дальнейшего развития компании, увольнением сотрудников, работой над проектами, ошибки в которых могут нанести компании убытки или повлечь за собой репутационные риски. Если данные вопросы относятся к категории «срочных и важных», их нужно самостоятельно решить до отпуска, если терпят — просто отложить до своего возвращения.

Не выключайте контроль полностью
В тех случаях, когда до отпуска вы были вовлечены в процесс управления в большой степени, не старайтесь полностью выключиться из него в период отпуска: достаточно минимизировать свою вовлеченность и выделить 1–2 часа в день для сбора обратной связи от команды и еженедельной проверки отчетности или проведения общего сбора. В таком случае ваш отдых пройдет с пользой для вас и без ущерба для компании.

5 форматов корпоративного обучения, которые будут полезны вашим сотрудникам

Дисциплинарные взыскания: законные и незаконные виды наказаний на рабочем месте

Правила делегирования задач на период отпуска: чек-лист для руководителя