Как организовать переезд офиса: важные этапы и практические советы
«Грузовичкоф», как эксперт в организации логистики, рассказал, как наиболее эффективно перевезти офис в новое рабочее пространство.
Переезд офиса может стать для бизнеса проблемой: порча оборудования и мебели, потеря документов и простой в работе – вот чем может обернуться переезд, если его неправильно организовать и довериться непрофессионалам.
Ошибки при организации переезда офиса могут не только внести путаницу в рабочие процессы, но и нанести компании финансовый ущерб и негативно отразиться на сотрудниках и клиентах.
«Тщательная подготовка – ключ к успеху при офисном переезде, так как любые задержки могут привести к потере клиентов и финансовым убыткам. Грамотный подход к организации переезда делает его быстрым и беспроблемным, освободит от ненужных хлопот и поможет минимизировать потенциальные риски. Поэтому важно действовать поэтапно», – подчеркнул специалист по организации переездов «Грузовичкоф» Сергей Ляхов.
Вот какие этапы выделяет эксперт Сервиса:
Определить тип переезда: быстрый или постепенный
Первый вариант занимает два-три дня, но подходит только для компаний с небольшим штатом. Постепенный переезд предполагает, что отделы по очереди переезжают в новое помещение. Он может занять до нескольких недель. В этом случае важно продумать, как сохранить эффективное взаимодействие внутри компании, чтобы процессы не простаивали.
Подобрать новое помещение
При выборе учитывать стоит не только престиж района, но и удобство для сотрудников, транспортную доступность, а также и целевую аудиторию бизнеса. Например, если вы работаете с монтажными и строительными организациями, имеет смысл рассматривать окраину города, где активно ведется застройка.
Предупредить сотрудников
О планирующемся переезде лучше сообщить заранее – так у сотрудников будет больше времени для подготовки и упаковки личных вещей. Если переезжать приходится срочно, сообщите об этом, как только принято решение, и подчеркните важность задачи.
Сообщить новый адрес клиентам и партнерам
Уведомлять о смене местоположения офиса принято в письменной форме. В письме можно указать новый адрес, дату начала работы на новом месте, а также приложить карту и схему проезда.
Назначить ответственных
Для координации переезда рекомендуется назначить нескольких ответственных. Это позволит обеспечить слаженность действий и эффективное выполнение задач.
Разработать четкий план переезда
При планировании важно учесть все необходимые работы как в новом, так и в старом помещении. Не лишним будет завести чек-лист, в котором будут отмечаться выполненные задачи. Чем больше систематизации, тем легче пройдет переезд.
Запланировать переподключение коммуникаций
О провайдерах интернета и телефонных услуг в новом офисе стоит позаботиться заранее, чтобы ко дню переезда все необходимые коммуникации уже были подключены и можно было сразу приступать к рабочим задачам на новом месте.
«Мы выполняем офисные переезды любого масштаба «под ключ», то есть берем все заботы на себя: от оценки переезда, составления плана расстановки вещей в новом офисе, маркировки и упаковки вещей – до подключения оргтехники, сборки мебели и вывоза мусора. Наша основная цель – обеспечить бесшовность переезда, чтобы рабочие процессы клиента не простаивали. И для этого у нас есть все необходимые ресурсы: транспорт, оборудование, профессиональная слаженная команда, которая может решить самые нетривиальные задачи», – подчеркнул Сергей Ляхов.