Тренды внутри ивент-индустрии в 2024 году
Студия Red Barn и бизнес-журнал Hussle.ru выпускают совместный проект — подкаст Hussle. В каждом выпуске мы будем говорить о новостях из мира бизнеса, управления и финансов, разбираться в самых актуальных и важных событиях, анализировать тренды и тенденции, выявлять лучшие практики и делиться опытом успешных предпринимателей и руководителей на территории России.
Расскажем, как начать свое дело с нуля, привлекать клиентов, продвигать свой бренд, управлять финансами и многое другое. Сегодня поговорим о современных трендах ивент-индустрии, а поможет нам разобраться в этом вопросе Алла Самойлова — руководитель отдела организации корпоративных мероприятий ивент-агентства А1.
Расскажи о своем опыте и позиции в компании А1, как ты вообще попала в ивент?
Наверное, я одна из тех редких людей, что имеют профильное образование: по первому я менеджер социально-культурной сферы, но в ивент я попала случайно. Вакансию о том, что требуется специалист, увидела в газете и пришла на собеседование. Забавно то, что требования к кандидату были следующими: мужчина со знанием английского и бизнес-площадок Москвы, а я только-только как неделю приехала в столицу. Потом почти 20 лет я работала в разных агентствах со многими заказчиками и сферами бизнеса, поэтому пришлось погружаться в различные направления: от фармацевтики до инженерии. А в последние годы я стала работать уже «на стороне клиента», отправляя заказы в различные ивент-агентства и контролируя все сопутствующие процессы.
Какой сегодня ивент? И давай подробнее поговорим о золотых стандартах сферы на данный момент?
Я не могу сказать, что есть какие-то рамки, как правило, все ограничивается бюджетом, фантазией и рамками уголовного кодекса. На встрече с клиентами я всегда задаю вопрос: представьте, что мероприятие прошло, что вы имеете на выходе, получен ли желаемый результат? Иногда первоначальный посыл, их пожелания и конечный результат могут в корне отличаться. Бывает, приходишь на мероприятие, все красиво, весело, но покинув его, не понимаешь, ради чего это все было. Если у вас есть оформленная идея, то почему бы не добавить целевых действий и не нанять классного спикера, который донесет основную ценность, которую вы вложили в мероприятие? Тогда все гости поймут и оценят ваш посыл.
Если говорить о тенденциях и трендах, то я отталкиваюсь от идеи: люди покупают у людей, и в первую очередь необходимо продавать впечатления. Как правило, аудитория, которая посещает бизнес-мероприятия, очень избалованная и удивить этот контингент довольно сложно. Поэтому лучшее, что мы можем сделать, — это дать новый опыт, то, что нельзя получить в реальной жизни.
Для кого А1 обычно проводит мероприятия, откуда идет самый большой запрос и какой у вас «средний» портрет клиента?
Я много лет работала в направлении комплексных систем безопасности — меня в этом рынке знают, и оттуда идет основной поток, сейчас к нам приходят ребята из кибербезопасности, строительства и инженерии, и в основном складывается такой мужской портрет клиента.
Как сильно технологические тренды и виртуальные технологии меняют индустрию?
Для мероприятий крупного масштаба эти инструменты являются наиболее подходящими. Мы используем ботов для обзвонов, регистраций, ну попробуйте 10 000 человек записать — колоссальный объем работы. Если же мы говорим о мероприятиях, которые мы используем как способ связать клиента с заказчиком, то эти технологии можно использовать как повод, чтобы завязать контакт. В тот же момент мы должны понимать, что все эти «современные истории» должны оставаться досугом, фоном и не отвлекать клиента от основного события. Пройдет мероприятие, будет много фотографий, гости счастливы, но через неделю, как принято говорить, начнется бизнес и отдел финансов скажет: «А где продажи, где новые лиды, в чем была польза столь больших трат?»
А как сегодня дела обстоят с выездными мероприятиями? Насколько они сегодня востребованы и как проходят?
Сегодня они стали вновь более чем актуальны, и на это имеются свои причины: новые места — это повышенный интерес. Представим, что вы хотите видеть какого-то топа на встрече — звать его в лучший ресторан города не имеет никакого смысла, так как он там уже был. А вот создать событие в новом месте с увлекательными активностями будет уже более правильным подходом. По моему опыту, явка на выездные мероприятия, как правило, 99%, поэтому если вы хотите собрать людей, которые действительно принимают решения в бизнесе, то этот способ будет наиболее оптимальным. Также это очень удобно для корпоративного заказчика: из ресторана можно уйти пораньше, а тут уже никуда не денешься и придется общаться, оставаться до конца презентации.
Какие ключевые тренды в ивент-индустрии на данный момент можно было бы выделить?
- Выездные мероприятия а-ля поход.
- Все, что связано с получением нового опыта. Это могут быть интеллектуальные игры, которые связаны с деятельностью компании, также я отнесу сюда все спортивные истории, так как мы все же остаемся детьми.
- Делать то, что люди до этого не пробовали. Например, один клиент захотел мастер-класс, связанный с приготовлением еды. Вроде бы это довольно стандартный запрос, но мы организовали мероприятие на природе, вывезли людей в живописное место, разделили на команды: одни рубят дрова, другие нарезают ингредиенты, третьи готовят. В итоге всех объединил плов и общая цель, как бы это ни было забавно.
Как сегодня организовать мероприятие, которое запомнится людям, и какие правила успешной организации можно выделить?
Я всегда стремлюсь к тому, чтобы в работе над проектом с клиентом мы были одной командой. Ключевую роль играет честность, чтобы все коммуникации были предельно понятными и прозрачными. Далее определяем цель, бюджет.
Не люблю стандартные решения и обычно предлагаю с одной стороны рискованные, но проверенные нами и временем подходы, которые в будущем позволяют событию стать увлекательным, запоминающимся и эффективным с точки зрения бизнеса. Важно понимать, что обыденность всем надоела и даже когда мы приходим в новое место — оно запоминается.
Наличие координатора — необходимая опция для мероприятия. Порой заказчики вешают на внутренних сотрудников вопросы питания, трансфера, но забывают, что они точно так же хотят отдохнуть. В тот же момент такой специалист в нужный момент включит презентацию, поможет спикеру, устранит разного рода технические неполадки, и экономить на данной статье расходов не стоит.
Всегда привлекаем людей к подготовке, а именно профессионалов, которые помогут улучшить мероприятие в вопросах микроменеджмента и восприятия той ЦА, которая будет на нем присутствовать. Мы общаемся со спикерами, узнаем, какие моменты презентации наиболее важные, что стоит подсветить. Также важно использовать людей из зала, вовлекать их в процесс, делать участниками процесса.
Никогда не экономьте на ведущих: у вас может пойти не так презентация, еда не совсем вкусной окажется или дождь пойдет — этот человек сгладит и обыграет большинство проблем.
Какие бизнес-задачи может решить ивент? Давай разберем на конкретном кейсе.
Возьму пример из практики. Компания, которая производит бетон, хочет донести до заказчиков информацию о том, что у них вышел новый продукт, и тем самым простимулировать продажи — это инфоповод. С помощью мероприятия мы можем об этом рассказать.
Или же есть потребность поддержать уже имеющийся уровень лояльности, тогда будет уместно продумать событие в формате нетворкинга, где можно встретиться, побеседовать, поделиться новостями.
И еще один, более мрачный сценарий, когда у компании дела идут не очень хорошо. Например, на рынке поползли слухи о нестабильности, проблемах или имел место какой-либо инцидент. В этом случае, организовывая событие, мы показываем, что компания стабильна, у нее все хорошо и партнерам не о чем волноваться, так как все сложности давно были преодолены.
Не стоит забывать и о внутренних событиях, когда надо поддержать сотрудников, простимулировать или сообщить об изменениях.
Всегда ли нужно обращаться в ивент-агентство, чтобы организовать действительно хорошее мероприятие?
Если у вас в штате есть ивент-менеджер и он не сильно загружен, если речь идет о рядовом событии или площадке, с которой не раз приходилось работать, то в таком случае, на мой взгляд, вполне можно справиться и собственными силами. Но когда речь идет о действительно крупных, сложных и серьезных мероприятиях — лучше обратиться к профессионалам.
Существует ли в ивенте метрика, которая поможет оценить то, насколько успешно прошло мероприятие?
Порой нам говорят: «Мы потратим столько денег, где наши гарантии?» Мы не можем гарантировать успех, но предлагаем решения, площадку или территорию, ситуацию, где вы можете встретиться со своим клиентом и улучшить будущие бизнес-показатели. Если говорить о результате, то, как правило, у каждого подразделения компании будет на это свой взгляд: у отела продаж свои цели, например необходимость заинтересовать всех потенциальных инвесторов и поговорить с ними, собрать контакты и назначить встречи. Маркетологи должны провести презентации и раздать брошюры с информацией о продукции — у них все получилось и все довольны. Но у собственника запрос будет другой: «Где мои деньги?» Так как это проектная деятельность, не всегда мы можем посчитать, сколько компания заработает через месяц или два, это все же долгоиграющая история. Весь этот процесс — это работа на результат.
Как будет развиваться ивент-индустрия в ближайшие 5–10 лет?
Что касается выездных мероприятий — я думаю, мы будем кататься по России и дружественным странам, это необходимо понимать. Бюджет — стоит смотреть на реалии и осознать, что бизнес будет считать деньги, поэтому о чартерных рейсах для сотрудников и прочем шике стоит забыть. И последнее — ивент идет в глубину, становится больше о людях и их чувствах, по крайней мере, я это так вижу.
Слушай подкаст Hussle на платформах «Яндекс Музыка», Apple Podcasts, Castbox, Spotify, Soundcloud, Podcasts и Telegram.