Пишем устав проекта

Устав проекта — это ключевой документ, который дает официальный старт любому IT-проекту. Он определяет основные параметры проекта, его цели, границы, участников и ресурсы.

В статье разберем нюансы создания эффективного устава проекта, который поможет вам успешно начать и реализовать ваш IT-проект.

Узнать подробнее о том, как правильно написать устав проекта, чтобы избежать впоследствии ненужных конфликтных ситуаций и рисков можно с помощью онлайн-тренинга CORS Academy «Пишем устав проекта».

Зачем нужен устав проекта?

Прежде чем мы углубимся в детали написания устава, давайте разберемся, почему этот документ так важен:

1. Формальное начало проекта: устав официально инициирует проект и дает полномочия менеджеру проекта.
2. Определение границ: четко обозначает, что входит и что не входит в проект.
3. Согласование ожиданий: помогает всем заинтересованным сторонам прийти к единому пониманию целей и результатов проекта.
4. Распределение ресурсов: определяет необходимые ресурсы и бюджет проекта.
5. Управление рисками: идентифицирует основные риски на ранней стадии.
6. Основа для принятия решений: служит отправной точкой при решении спорных вопросов в ходе проекта.
7. Название проекта. Выберите краткое, но информативное название, которое будет легко запомнить и использовать в коммуникациях.
8. Обоснование проекта. Опишите, почему этот проект важен для организации. Какую проблему он решает или какую возможность реализует?
9. Цели и задачи проекта. Сформулируйте конкретные, измеримые, достижимые, релевантные и ограниченные во времени (SMART) цели проекта.
10. Описание продукта проекта. Дайте краткое описание конечного продукта или результата проекта. Что именно будет создано или внедрено?
11. Требования высокого уровня. Перечислите основные функциональные и нефункциональные требования к продукту проекта.
12. Границы проекта. Четко определите, что входит в содержание (scope) проекта, а что остается за его пределами.
13. Ключевые заинтересованные стороны. Перечислите основных участников проекта, их роли и ответственности:

Ключевые элементы устава IT-проекта

• Спонсор проекта
• Менеджер проекта
• Ключевые члены команды
• Представители заказчика
• Другие важные стейкхолдеры

Процесс создания устава проекта

1. Основные вехи и сроки. Укажите ключевые этапы проекта и предварительные сроки их достижения.
2. Бюджет и ресурсы. Определите предварительный бюджет проекта и основные ресурсы, необходимые для его реализации (персонал, оборудование, программное обеспечение).
3. Риски высокого уровня. Идентифицируйте основные риски, которые могут повлиять на успех проекта.
4. Критерии успеха. Определите измеримые критерии, по которым будет оцениваться успешность проекта.
5. Процесс утверждения изменений. Опишите, как будут рассматриваться и утверждаться изменения в проекте.
6. Сбор информации. Начните с проведения встреч с ключевыми заинтересованными сторонами для сбора необходимой информации. Это могут быть представители заказчика, технические эксперты, менеджеры подразделений.
7. Анализ и структурирование. Проанализируйте собранную информацию и структурируйте ее в соответствии с ключевыми элементами устава.
8. Написание черновика. Составьте первый вариант устава, стараясь быть конкретным и лаконичным. Помните, что устав — это высокоуровневый документ, детали будут прорабатываться в плане проекта.
9. Согласование с заинтересованными сторонами. Отправьте черновик устава ключевым стейкхолдерам для ознакомления и сбора обратной связи.
10. Внесение корректировок. На основе полученных комментариев внесите необходимые изменения в устав.
11. Утверждение. Представьте финальную версию устава на утверждение спонсору проекта и другим лицам, принимающим решения.

Советы по написанию эффективного устава проекта

1. Будьте конкретны. Избегайте расплывчатых формулировок. Используйте конкретные термины и цифры, где это возможно.
2. Придерживайтесь баланса. Устав должен быть достаточно подробным, чтобы дать ясное представление о проекте, но при этом не слишком детализированным.
3. Используйте понятный язык. Пишите так, чтобы устав был понятен всем заинтересованным сторонам, включая нетехнических специалистов.
4. Согласуйте терминологию. Убедитесь, что все используемые термины и определения понятны и согласованы со всеми участниками проекта.
5. Будьте реалистичны. При определении целей, сроков и бюджета старайтесь быть реалистичными. Слишком оптимистичные оценки могут привести к проблемам в будущем.
6. Учитывайте специфику IT-проектов. Не забывайте о таких аспектах, как требования к безопасности, совместимость с существующими системами, масштабируемость решения.
7. Оставляйте место для гибкости. Важно предусмотреть возможность адаптации к изменениям технологий или требований рынка.
8. Визуализируйте информацию. Где это уместно, используйте диаграммы, графики или таблицы для наглядного представления информации.

Вывод

Хорошо составленный устав проекта — это мощный инструмент, который задает правильное направление вашему IT-проекту с самого начала. Он помогает всем участникам проекта быть на одной волне и двигаться к общей цели.

Помните, что устав — это живой документ. Хотя он и является основой проекта, в ходе реализации могут возникнуть изменения. Будьте готовы пересматривать и обновлять устав по мере необходимости, сохраняя при этом его основную суть и направление.

Создание качественного устава требует времени и усилий, но эти инвестиции окупаются многократно в ходе реализации проекта. Четкий и продуманный устав поможет вам избежать многих проблем и разногласий, сэкономит время и ресурсы, и значительно повысит шансы на успешное завершение вашего IT-проекта.