Как руководителю выйти из операционных задач и начать делегировать бизнес

В современном бизнесе многие руководители сталкиваются с проблемой чрезмерной загрузки. Они увлечены операционной деятельностью, погружены в рутину и не могут увидеть более широкую картину. Часто возникает вопрос: как же выйти из этой ловушки и научиться делегировать? Об этом расскажет бизнес-практик по стратегическому развитию Евгения Галяева.

Делегирование — это настоящая «боль» для многих предпринимателей. Тот, кто не освоит искусство делегирования, не сможет вырваться из операционной деятельности и, как следствие, не сможет масштабировать свою компанию. Именно поэтому крайне важно научиться «разгружать» себя до того, как возникнет желание расширить бизнес.
В этой статье мы рассмотрим основные причины, по которым руководители избегают делегирования, и я поделюсь простой технологией, которая поможет сделать этот процесс простым и понятным.

Помните: нельзя масштабировать компанию, пока вы не масштабируете себя. А масштабирование себя — это и есть делегирование.

«Вкусно» быть в операционке
Многие предприниматели знают, что делегирование полномочий является «ключом» к решению большинства проблем. Однако, если вы до сих пор не начали этого делать, стоит честно признаться себе: вам «вкусно» находиться в операционной деятельности и самостоятельно справляться со сложными задачами.

Например, существует категория индивидуальных предпринимателей, которых можно назвать предпринимателями-ремесленниками. Они работают в одиночку и не могут нанять себе помощника, потому что любой человек, который оказывается рядом, кажется им недостаточно способным или талантливым. Это приводит лишь к разочарованию.

В таком случае важно заглянуть внутрь себя и понять, что вам все еще нравится заниматься мелкими делами, получать от них удовольствие и достигать небольших результатов своими силами. Вы участвуете во всех процессах: продажах, производстве, закупках, контроле качества и многих других. Пока это удовольствие не покинуло вас, вы можете смело забыть о процессе делегирования.

В этом случае следует делать только одно – расслабиться и наслаждаться своей деятельностью. Никто не имеет права заставить вас расширяться, пока вам самому не стало некомфортно или неудобно.

Тем не менее, для тех предпринимателей, которые устали от мысли: «Я сам всё сделаю быстрее и лучше», и осознают, что такая позиция приводит к выгоранию и снижению эффективности, важно понять: делегирование не означает утрату контроля. Напротив, это возможность сосредоточиться на стратегических задачах и развитии бизнеса.

Один из успешных предпринимателей делился своим опытом: он делегировал задачи по управлению проектами своей команде. Это позволило ему сосредоточиться на поиске новых клиентов и расширении бизнеса. Делегирование стало для него не просто способом разгрузить себя, но и ключом к новым возможностям и росту.

Все роли слеплены в одну
Часто руководители не понимают, какие конкретно задачи они могут передать другим. Все роли смешиваются в их голове, и они не видят возможности делегирования. Например, владелец небольшой компании может одновременно выполнять функции менеджера по продажам, бухгалтера и HR-менеджера. В результате он теряет фокус на стратегических вопросах и не может развивать свой бизнес.

Такое происходит, когда человек начинает свой путь как индивидуальный предприниматель и до этого никогда не работал в найме или не занимал должность руководителя подразделения. Это значит, что он физически не может разделить внутри себя рабочие процессы: он сам продает, производит, контролирует качество, доставляет продукцию и даже самостоятельно ведет социальные сети.

Чтобы справиться с этой ситуацией, владельцу компании необходимо выделить минимум семь рабочих процессов, которые существуют в его бизнесе. На первом этапе важно определить для себя, какие из этих задач ему нравятся больше всего. Например, кто-то больше любит заниматься продажами, а другому интереснее производить продукцию. Соответственно, то, что приносит удовольствие, стоит оставить за собой, а те задачи, которые не нравятся или не получаются, — начать делегировать.

Делегирование не только освобождает время, но и позволяет сосредоточиться на том, что действительно важно для роста бизнеса. Осознанный подход к распределению обязанностей поможет вам избежать выгорания и даст возможность развивать компанию с новыми силами.

Застаревшая привычка делать все самому
Многие руководители не осознают, какая функция приносит им наибольшую прибыль, а на что уходит слишком много времени. Например, владелец кафе может тратить часы на закупку продуктов, в то время как его истинная ценность заключается в создании уникального меню и атмосферы заведения. Или же компания расширяется, появляются новые сотрудники, однако владелец по-прежнему сам варит себе кофе или оплачивает счета вместо того, чтобы задуматься о стратегии маркетинга, отстройке от конкурентов и посещении выставок — обо всех тех задачах, которые действительно помогут в расширении компании.

«Я что, за три минуты кофе себе не налью?» — слышу я сплошь и рядом. Проблема заключается в том, что человек не осознает, сколько стоит его время.

Существует простое решение этой проблемы: необходимо каждые 15 или 30 минут выписывать буквально все, что вы делаете в компании. После этого проанализируйте, чьи это могли бы быть действия. Если это функционал, например, личного помощника, то посчитайте, сколько времени вы можете освободить для заключения прибыльных сделок, привлечения новых клиентов и так далее.

Сравните, сколько стоит ваш час, когда вы приносите реальную прибыль компании, и какая заработная плата у личного помощника. Вы все еще хотите самостоятельно варить себе кофе?

Используйте метод «80/20»: 20% ваших усилий приносят 80% результатов. Сосредоточьтесь на этих 20%.

Неумение передавать задачи
Руководителям часто бывает трудно делегировать свои обязанности, поскольку они не понимают, как это сделать правильно. Успешный спортсмен и тренер – это две совершенно разные роли, требующие различных навыков. Например, если вы были успешным менеджером по продажам, это вовсе не означает, что вы сможете обучить других так же эффективно.

Я выработала универсальный способ для руководителей, которым необходимо «снять» с себя часть функционала и передать его другому – это использование аудио- и видеозаписей.

Каждую встречу, которую я провожу, я записываю на видео. Каждый телефонный разговор с клиентом также фиксируется. В результате, прослушивая все записи, я формирую четкое понимание технологии ведения дел. Это позволяет мне описать и передать свои навыки другому человеку.

Такой подход не только упрощает процесс делегирования, но и создает возможность для роста как самого руководителя, так и команды в целом.

Неумение обучать других
Обучение сотрудников – это настоящее искусство. Многие руководители сталкиваются с трудностями в эффективной передаче знаний. Важно в первую очередь укоренить в своей голове мысль: «Успешными руководителями и личными помощниками не рождаются, а становятся». Невозможно достичь успеха в своем деле, если ограничиваться лишь внимательным слушанием. Необходимы многократные повторения действий, ошибки и новые попытки. Только так человек сможет получить свой собственный опыт, превратить действия в навыки и затем применять их как свои.

Не стоит строить иллюзий о том, что вы сможете нанять уникального личного помощника или специалиста, который, увидев вас, мгновенно поймет все тонкости вашей работы, оттачиваемые годами.

Тем не менее, если вы решили делегировать некоторые задачи своему помощнику, существует простая последовательность действий, которая поможет обучить другого человека. Следуя ей, вы получите успешного заместителя, огромное количество свободного времени, возможность завести новые контакты и внутреннее удовлетворение от чувства свободы, так как сможете заниматься тем, что любите больше всего.

1. Сначала ваш будущий помощник должен изучить технологию выполнения всех рабочих задач и присутствовать рядом с вами во время их выполнения.
2. Затем вы наблюдаете за тем, как он справляется с поставленными задачами.
3. После этого он самостоятельно проводит переговоры и записывает аудио- или видеозаписи в качестве отчета. Вы корректируете его работу и даете обратную связь.
4. И, наконец, спустя некоторое время он начинает самостоятельно решать все задачи и отправляет вам только результаты своих действий.

И, вот он – ваш новорожденный, замечательный заместитель готов! Поздравляю! Вы поднялись на новую ступень как руководитель и предприниматель. Теперь у вас есть возможность делать больше и успевать больше, чем когда-либо прежде.

Заключение
Делегирование – это ключ к эффективному управлению бизнесом. Освобождая себя от операционных задач, вы получаете возможность сосредоточиться на стратегическом развитии вашей компании. Начните с анализа своих обязанностей, выделите задачи, которые можно делегировать, и обучите сотрудников. Помните, что успешный бизнес строится на доверии и сотрудничестве. Делегирование не только позволяет вам сосредоточиться на важных аспектах, но и способствует развитию ваших сотрудников, укрепляя командный дух и создавая атмосферу взаимопомощи. В конечном итоге это приведет к повышению общей эффективности и конкурентоспособности вашей компании.

Автор: Евгения Галяева — бизнес-практик по стратегическому развитию, созданию эффективных команд ТОП-менеджеров и увеличению прибыли компании. Основатель Galyaeva Gengroup. Автор трансформационной программы «Генеральная уборка бизнеса».

Сообщение Как руководителю выйти из операционных задач и начать делегировать бизнес появились сначала на Новости России информационное агентство.