Электронные расчетные листки попали под запрет
Образец приказа на утверждение расчеткиСкачать бесплатно
Исключений нет и для компаний, которые ввели кадровый электронный документооборот (КЭДО). Ведь при КЭДО документы не направляют на электронную почту сотрудника, а только в личный кабинет на Госуслугах или на портале «Работа России» (ст. 22.1–22.3 ТК). Хотя ранее Роструд давал другие разъяснения (ответ на вопрос от 30.05.2024 № 200196 на онлайнинспекция.рф).
Таким образом, теперь направление электронной «расчетки» несет риски. Организации грозит штраф от 30 000 до 50 000 руб., должностному лицу — от 1000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).
Новая инструкция по оформлению расчетных листков
Меры безопасности
Безопаснее выдавать расчетные листки работникам на руки. Так вы выполните требование закона и проинформируете о начисленных и удержанных суммах. Достаточно выдавать один квиток ежемесячно с окончательным расчетом за месяц. Второй расчетный листок на аванс или на отпускные не требуется (письмо Роструда от 03.07.2024 № ПГ/12276-6-1).
Рассмотрите вариант с переходом на КЭДО. Минтруд в таком случае не признает рассылку электронных расчетных листков нарушением (письмо от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296). А недавно с этим согласился и Роструд (ответ на вопрос от 30.10.2024 № 209147 на онлайнинспекция.рф).
Установите локальным актом возможность направлять листки на электронку и порядок, в котором работник подтвердит получение листка. Проследите, чтобы на сервере хранились уведомления работников о получении ими электронных расчетных листков. Не забудьте взять у сотрудников письменные согласия.
Минтруд настаивает, что не всегда достаточно оформлять только расчетные листки. Узнайте, какие дополнительные бумаги вам могут потребоваться.
Узнать про документы