Расписания принятий
В декабре одни сотрудники закрывают проекты и тушат горящие сроки, другие мысленно уже ушли на длинные выходные. В этом году многие россияне не ограничатся 10 предусмотренными государством днями отдыха: согласно исследованию Superjob, каждый девятый россиянин собирается продлить новогодние праздники за счет отпуска в декабре или в январе. При этом чаще для отпуска выбирают именно декабрь: в 2024 году в этом месяце 21 рабочий день, а значит, отпускные выплаты будут на уровне заработной платы.
Знакомая многим ситуация: через неделю после возвращения на работу от накопленной энергии не остается и следа. Чаще всего это происходит, если передача дел перед отпуском не была проведена должным образом. Отсутствие должной подготовки может привести к хаосу: накопившиеся задачи и непредвиденные вопросы сделают восстановление рабочего ритма сложным. Поэтому следует тщательно готовиться к отпускам, чтобы избежать выгорания и стресса вскоре после возвращения.
Подготовка к отпуску должна начинаться примерно за неделю до него. В первую очередь я бы рекомендовал составить список текущих задач и проектов. Формат может быть любым, принятым в компании: подойдет таблица, текстовый файл, онлайн-доска или проект в таск-трекере.
Для каждого пункта в документе следует указать статус и дедлайн, а также отметить, может ли задача подождать вашего возвращения из отпуска. Если это невозможно, необходимо предложить ответственного за выполнение каждой из задач. Каждый из таких пунктов нужно сопроводить всей информацией, которая может понадобиться коллегам: инструкциями, ссылками на внешние ресурсы, контактами клиентов, партнеров и контрагентов.
Когда список дел готов, можно приступать к следующему этапу — непосредственно к передаче задач. Если компания работает в гибридном режиме, то сотрудники обычно проводят для этого онлайн-встречи. Этот формат имеет одно существенное преимущество перед очным: после встречи сотрудники могут посмотреть ее запись, текстовую расшифровку или саммари. При необходимости они могут вернуться к этим материалам в период отсутствия коллеги.
Достаточно одной встречи, на которую можно пригласить руководителя и ответственных за выполнение задач. Это позволит обсудить каждый пункт плана; коллеги смогут задать вопросы и попросить уходящего в отпуск сотрудника дополнить документ, если в этом будет необходимость.
После отпуска следует провести еще одну встречу тем же составом: на ней вы с коллегами сможете обсудить статус по всем проектам. Это поможет оперативно включиться в работу и не запутаться в задачах. Встречу лучше запланировать заранее, до отпуска, пусть она сразу стоит в календаре у всех заинтересованных лиц.
Важно удостовериться, что доступ к редактированию документа по передаче дел есть у всех сотрудников, вовлеченных в выполнение задач. Так они смогут обновлять статус по каждому пункту, и отсутствующему коллеге после отпуска будет намного проще погрузиться в положение вещей.
Чтобы подготовка к отпуску прошла наиболее эффективно, в последний день можно воспользоваться следующим чек-листом.
Проверка задач: все задачи должны быть либо завершены, либо переданы ответственным. Задачи, которые могут подождать вашего возвращения из отпуска, стоит отметить в списке. В документе по передаче дел должен быть актуальный статус для каждого проекта или задачи.
— Контакт на случай форс-мажора: в документе по передаче дел следует указать контакт для связи в непредвиденных ситуациях, Необходимо прописать, в каких ситуациях и в какое время вас можно беспокоить и как лучше связаться.
— Уведомление внешних партнеров и клиентов: все заинтересованные лица должны знать о вашем отпуске. И у них должны быть контакты ваших коллег, к которым можно обратиться по вопросам, относящимся к зоне вашей ответственности.
— Автоответ в почте и статус в мессенджере: в электронной почте следует настроить автоматический ответ, включающий в себя информацию о датах вашего отсутствия и контактах ваших коллег.
— Если на первый день после отпуска у вас запланирована встреча, она должна быть добавлена в календарь всех сотрудников, которые привлекались к выполнению задач в ваше отсутствие.
Грамотная передача дел перед отпуском важна и для каждого отдельного сотрудника, и для стабильной работы компании в целом. Она позволяет минимизировать сбои в рабочих процессах, снизить риски ошибок и как результат сохранить продуктивность команды. А сотрудник может отдохнуть и максимально набраться сил, не включаясь в работу. По нашему опыту, такая практика укрепляет корпоративную культуру и формирует доверие между коллегами.
Автор — директор по привлечению и работе с талантами МТС Линк
Позиция редакции может не совпадать с мнением автора