Затраты на ИТ: ключевые факторы и советы

Когда речь заходит о контроле расходов, большинство организаций хорошо понимают свои бюджеты. Но когда дело доходит до затрат на ИТ? Тут все может стать немного… размытым. Почему? Потому что функционирование ИТ включает множество аспектов. От простоев и рисков кибербезопасности до дублирующих подписок и облачных услуг — расходы могут накапливаться неожиданным образом.

И вот что самое интересное: расходы, связанные с плохо организованной ИТ-функцией, оказываются выше, чем номинально связанные с ней расходы — плохо работающая ИТ-организация приводит к сбоям, уязвимостям и растущей неэффективности. Именно поэтому понимание факторов, влияющих на ИТ-расходы на ИТ, крайне важно для контроля вашего бюджета.

Давайте попробуем разобраться, какие затраты ожидать, какие факторы могут влиять на увеличение или уменьшение этих затрат и, исходя из этого, дадим практические советы для оптимизации ваших ИТ-расходов.

Какие типы затрат ожидать?

Когда мы говорим о затратах на ИТ деятельность, мы имеем в виду предсказуемые, регулярные расходы, которые компании должны учитывать для поддержания своей ИТ-инфраструктуры в рабочем состоянии. Эти затраты являются основой бюджетов на ИТ и включают все: от труда и инструментов до обслуживания инфраструктуры и кибербезопасности.

Понимание этих затрат крайне важно для точного планирования бюджета и избежания неожиданностей. Давайте разберем ключевые категории, которые составляют расходы на ИТ.

Затраты на труд

Наиболее очевидные расходы — это труд, будь то зарплаты внутренней ИТ-команды или плата за услуги аутсорсинговых провайдеров. Внутренние команды требуют регулярного обучения и сертификаций, чтобы оставаться в курсе новых технологий. Для аутсорсинговых услуг затраты зависят от соглашений об уровне обслуживания (SLA) и объема ответственности провайдера.

Обслуживание инфраструктуры

Поддержание вашего ИТ-оборудования в отличном состоянии — это еще одна крупная статья расходов. Это включает обслуживание серверов, рабочих станций и сетевого оборудования, обновление или замену устаревшего оборудования, а также управление физическими пространствами, такими как серверные комнаты или центры обработки данных.

Программное обеспечение и лицензионные сборы

Лицензионные сборы за программное обеспечение — это значительная часть операционных затрат на ИТ. Организации используют множество программных инструментов, каждый из которых сопровождается своими лицензионными требованиями и связанными расходами. Это может варьироваться от офисных пакетов, до специализированных приложений для решения задач именно вашего бизнеса. Без эффективного управления затраты на ПО могут быстро накапливаться, что может привести к перерасходу или проблемам с соблюдением лицензионных соглашений.

Облачные услуги

Многие компании полагаются на облачные решения для хранения данных, хостинга и программного обеспечения как услуги (SaaS). Затраты варьируются в зависимости от использования, при этом компании платят за объем хранилища, передачу данных и количество пользователей.

Расходы на кибербезопасность

Защита вашей ИТ-среды от угроз — это обязательное условие. Расходы на кибербезопасность включают такие инструменты, как брандмауэры, антивирусное программное обеспечение и сканирование уязвимостей. Компании в регулируемых отраслях часто сталкиваются с дополнительными затратами на соответствие требованиям и расширенные меры безопасности.

Инструменты ИТ-поддержки

Эффективное управление операциями ИТ-поддержки часто требует специализированных инструментов, которые упрощают коммуникацию и позволяют эффективно решать проблемы пользователей. Хорошие ИТSM-системы обладают широким функционалом и гибкими возможностями интеграции с другими частями вашей ИТ-инфраструктуры.  Хотя эти инструменты сопровождаются лицензионными или абонентскими расходами, их способность повышать эффективность и улучшать качество обслуживания делает их ценными активами в сфере ИТ-поддержки.

Скрытые затраты на ИТ-поддержку

Скрытые затраты — это менее очевидные расходы, которые не отображаются как отдельные статьи в вашем ИТ-бюджете, но все же влияют на вашу прибыль. Эти затраты могут незаметно накапливаться со временем, приводя к перерасходу бюджета или неэффективности. Выявление и устранение этих скрытых затрат крайне важно для управления вашим бюджетом на ИТ-поддержку. Вот наиболее распространенные скрытые затраты:

• Простои
  Простои — это не только разочарование, но и дорогостоящее явление. Каждая минута простоя означает, что сотрудники не могут работать, клиенты теряют доступ к услугам, а доходы могут снижаться. Например, компания, столкнувшаяся с 2 часами простоя из-за сбоя сервера, может потерять тысячи долларов из-за потери производительности и продаж. Кроме того, частые простои могут нанести ущерб репутации бизнеса, что приведет к долгосрочной потере доходов.
• Неэффективность
  Устаревшие, плохо обслуживаемые системы или ручные процессы могут истощать ресурсы. Например, если ваша ИТ-команда тратит часы на ручное отслеживание заявок из-за отсутствия современной системы тикетов — это потерянное время. Неэффективность в рабочих процессах, устаревшие инструменты или чрезмерное время, затрачиваемое на устранение неполадок, мешают вашей ИТ-команде сосредоточиться на стратегических инициативах, увеличивая операционные затраты со временем.
• Зависимость от поставщика
  Когда вы полагаетесь на одного ИТ-поставщика или провайдера услуг, переход на лучшее или более экономичное решение может стать слишком дорогим. Поставщики часто используют проприетарные технологии или сложные лицензионные соглашения, чтобы сделать переход затруднительным. Например, миграция с одного облачного провайдера на другой может включать высокие выходные сборы, затраты на передачу данных и переобучение сотрудников новым системам — все это быстро увеличивает расходы.
•  Теневые ИТ-ресурсы
  Использование сотрудниками несанкционированных инструментов или программного обеспечения, часто называемое “теневыми ИТ”, создает скрытые риски и затраты. Хотя может показаться безобидным, если команда использует неутвержденное приложение для совместной работы, это может привести к изоляции данных, уязвимостям безопасности и даже нарушениям соответствия требованиям. Устранение этих проблем часто требует дополнительных ресурсов для приведения несанкционированных систем в соответствие или их замены на утвержденные решения.
• Плохо прописанные соглашения об услугах с поставщиками внешних услуг
  Ваше SLA может казаться всеобъемлющим, но скрытые ограничения могут привести к неожиданным расходам. Например, ваш провайдер может взимать дополнительную плату за поддержку в нерабочее время, выезд на место или выполнение дополнительных настрое. Если эти детали не были тщательно согласованы заранее, они могут неожиданно увеличить ваши ИТ-расходы.
• Затраты на обучение и адаптацию
  Скрытые затраты не всегда негативны — иногда они просто упускаются из виду. Обучение новых сотрудников или адаптация внешнего ИТ-персонала может требовать значительного времени и ресурсов. Без четкого плана для постоянного обучения пробелы в знаниях могут привести к неэффективности и дополнительным затратам в будущем.
• Штрафы за несоблюдение требований и безопасности
  Для компаний в регулируемых отраслях несоблюдение требований может привести к крупным штрафам или юридическим санкциям. Даже если нарушение было непреднамеренным, затраты, связанные с аудитами, исправлением и потенциальными судебными разбирательствами, могут быть значительными.

Факторы, влияющие на ИТ-затраты

Хотя типы затрат на ИТ-деятельность относительно понятны, факторы, влияющие на эти затраты, могут значительно варьироваться в зависимости от уникальных обстоятельств вашего бизнеса. Эти переменные определяют, сколько вы в конечном итоге потратите на ИТ. В отличие от конкретных расходов, эти факторы предоставляют контекст и объясняют, почему затраты различаются в разных компаниях.

Размер вашей организации — один из наиболее значимых факторов, определяющих затраты на ИТ. Крупные компании требуют более обширной ИТ-поддержки из-за количества сотрудников, устройств и систем, которыми они управляют. Такие организации часто нуждаются в продвинутых услугах, таких как круглосуточный мониторинг или специализированные ИТ-команды, что увеличивает затраты. С другой стороны, малый бизнес с более простой ИТ-средой обычно несет меньшие расходы, так как потребности в разных ИТ-активностях более скромные.

Сложность вашей ИТ-среды также играет ключевую роль. Компании со сложной инфраструктурой, такой как несколько локаций, устаревшее оборудование или разнообразные программные системы, требуют больше ресурсов для управления и устранения неполадок. Например, гибридные ИТ-среды, сочетающие локальные и облачные системы, часто обходятся дороже в обслуживании. Аналогично, компании, использующие устаревшие технологии, сталкиваются с более высокими расходами на постоянные исправления, обновления и замену оборудования.

Ваше географическое расположение может существенно влиять на ИТ-затраты. Услуги ИТ-поддержки в мегаполисах или регионах с высокой стоимостью жизни, как правило, дороже, чем в сельской местности. Компании, которые передают ИТ-поддержку на аутсорсинг в регионы с более низкой стоимостью, могут сэкономить на расходах, но могут столкнуться с проблемами, связанными с разницей во времени или языковыми барьерами. Необходимость ИТ-обеспечения нескольких офисов также может повысить затраты на ИТ, в т.ч за счет дублирования требуемых ресурсов, невозможности использовать один физический ресурс в нескольких локациях, даже если в каждой локации он утилизируется не на 100% (например, принтер).

Организации в регулируемых отраслях, таких как здравоохранение, финансы или государственный сектор, часто несут более высокие затраты на ИТ-поддержку из-за строгих требований к соответствию и безопасности. Например, финансовые учреждения должны обеспечивать соответствие своих ИТ-систем стандартам, таким как GDPR или SOX, что может потребовать дополнительных мер кибербезопасности, аудитов и специализированной поддержки. Эти дополнительные слои сложности увеличивают общие затраты на ИТ-поддержку.

Модель ИТ-услуг, которую вы выбираете — будь то внутренняя команда, управляемые услуги или модель “починка после поломки” — оказывает значительное влияние на ваши затраты. Каждая модель имеет свою структуру ценообразования, преимущества и уровень предсказуемости. Например, внутренняя команда предлагает полный контроль, но сопровождается более высокими фиксированными затратами, тогда как модель управляемых услуг обеспечивает масштабируемость, но требует регулярных платежей.

Уровень квалификации вашей текущей ИТ-команды также влияет на затраты. Если вашей команде не хватает экспертизы в таких областях, как кибербезопасность или управление облачными системами, вам может потребоваться инвестировать в обучение или нанимать внешних специалистов. Это дополнительные затраты, и это может значительно увеличить общие расходы на ИТ-поддержку.

Потребности в масштабируемости и гибкости. Компании, переживающие быстрый рост, часто сталкиваются с увеличением ИТ-затрат по мере масштабирования. Добавление новых пользователей, устройств или локаций требует дополнительных лицензий, увеличения мощности поддержки и обновления инфраструктуры. С другой стороны, компании с колеблющимися ИТ-потребностями могут предпочесть гибкие модели поддержки, которые адаптируются в зависимости от спроса, что может как увеличить, так и уменьшить затраты.

Ваш выбор поставщиков и инструментов также влияет на затраты. Выбор премиальных или узкоспециализированных решений часто приводит к более высоким лицензионным сборам и расходам на поддержку. С другой стороны, выбор более распространенных или открытых решений может снизить затраты, но потребует дополнительной внутренней экспертизы для эффективного управления.

Так какие же можно дать советы по планированию ИТ-бюджета?

Согласуйте ИТ-бюджет с бизнес-целями

Убедитесь, что ваш ИТ-бюджет отражает и поддерживает основные цели вашей организации. Согласование ИТ-расходов с бизнес-целями позволяет расставить приоритеты в инвестициях, которые способствуют росту, повышают эффективность и приносят ценность. Это также способствует сотрудничеству между ИТ и другими отделами, обеспечивая согласованность технологических инициатив с бизнес-потребностями.

Проведите полную инвентаризацию ИТ-активов

Выполните тщательную инвентаризацию текущих ИТ-активов, включая оборудование, программное обеспечение и услуги. Понимание того, что у вас есть, позволяет лучше планировать и выявлять области, где необходимы обновления или замена. Использование инструментов управления ИТ-активами (ИТAM) может упростить этот процесс, предоставляя данные в реальном времени и аналитику по использованию активов.

Прогнозируйте будущие ИТ-потребности

Предвидьте будущие ИТ-потребности, анализируя текущие тенденции использования, предстоящие проекты и возможные технологические изменения. Прогнозирование помогает распределить ресурсы для масштабирования и гарантирует, что ИТ-инфраструктура сможет поддерживать будущие бизнес-задачи. Регулярный пересмотр и обновление прогнозов позволяет держать ИТ-бюджет гибким и адаптивным.

Внедрите стратегии управления затратами

Применяйте стратегии управления затратами для эффективного контроля и оптимизации ИТ-расходов. Это включает переговоры с поставщиками, консолидацию услуг и поиск экономичных решений, таких как открытое программное обеспечение. Регулярный анализ расходов и поиск возможностей для экономии могут привести к более эффективному распределению ресурсов.

Планируйте непредвиденные расходы

Выделите часть ИТ-бюджета на непредвиденные расходы, такие как экстренный ремонт, кибератаки или внезапные технологические изменения. Резервный фонд гарантирует, что непредвиденные события не нарушат ваши ИТ-операции или финансовое планирование. Регулярная оценка потенциальных рисков помогает определить подходящий размер резерва.

Привлекайте заинтересованные стороны к процессу бюджетирования

Вовлекайте ключевых заинтересованных лиц из различных отделов в процесс формирования ИТ-бюджета. Их вклад гарантирует, что бюджет учитывает потребности разных бизнес-единиц и способствует прозрачности. Совместное бюджетирование укрепляет чувство ответственности и согласованности в организации.

Регулярно отслеживайте и корректируйте бюджет

Установите процесс постоянного мониторинга ИТ-расходов в сравнении с бюджетом. Регулярные проверки позволяют вносить корректировки в ответ на изменения бизнес-потребностей или рыночных условий. Использование инструментов финансового управления может предоставлять аналитику в реальном времени, облегчая активное управление бюджетом.

Заключение

Понимание затрат на ИТ— это не просто отслеживание расходов; это принятие стратегических решений, которые соответствуют целям вашей организации. От выбора правильной модели организации ИТ до выявления скрытых затрат и прогнозирования будущих потребностей — каждый аспект требует тщательного планирования и анализа.

Истинная ценность эффективного управления затратами на ИТ заключается в обеспечении операционной эффективности, поддержании надежной безопасности и возможности масштабирования. Согласовывая ИТ-расходы с бизнес-целями, проводя регулярные проверки и вовлекая заинтересованные стороны, вы можете создать бюджет, который не только поддерживает текущие потребности, но и способствует будущему росту бизнеса.

По материалам статьи (англ.)