Riunioni da remoto, ecco come renderle più produttive
Diciamolo: quando bisogna tornare a lavorare con le vacanze già pressoché tutte alle spalle, scattano i pensieri più creativi, dal «E se mi licenziassi e provassi ad aprire un chiringuito sulla spiaggia?» al «Provo a proporre lo smart workig: perché non potrei lavorare dal mare almeno una settimana al mese?». Ecco, dato che tutto si può fare (pagandone poi le eventuali conseguenze) una delle opzioni potrebbe essere quella di prevedere delle riunioni da remoto, anziché sedersi intorno al tavolo in ufficio per meeting non sempre così necessari.
Oggi poi è tutto più facile: ci sono ormai sofisticatissimi software ben più evoluti di quelle prime webcam che andavano a rilento con immagini a scatto e costi di collegamenti proibitivi. Tra Skype, FaceTime lavagne interattive, Team Viewer, Sococo e vari optional, ormai si può comunicare a distanza vedendosi come se si fosse tutti lì. Rimane poi il fatto di capire se davvero convenga o no vedersi. Mitica la citazione di David Foster Wallace in Infinite Jest: «Risultò che c’era qualcosa di terribilmente stressante nelle interfacce telefoniche visive che non era affatto stressante per le interfacce solo vocali… Le buone conversazioni telefoniche tradizionali di solo audio permettevano di presumere che la persona dall’altra parte prestasse la massima attenzione a te mentre ti permetteva anche di non dover pagare nulla nemmeno vicino alla completa attenzione a lei».
In ogni caso, perché una riunione da remoto possa funzionare, è sempre importante condurre prima una prova generale, per testare la connessione Internet di tutti e verificare che l’audio sia ok. È davvero odioso scoprire alla fine che ci sono degli intoppi tecnici, tanto che, nell’etichetta delle riunioni da remoto, più ancora che in quelle vis-à-vis, è implicito presentarsi un attimo in anticipo, per avviare il computer e verificare che tutti sentano tutto. Di solito ci vuole un organizzatore presente, che faccia il check generale e – consiglio – attivare sempre un canale secondario per comunicare, a tu per tu, con uno dei partecipanti così da non disturbare o interrompere gli altri.
Per lavorare da remoto con più tranquillità, meglio comunque prevedere di avere le app giuste: noi, nella gallery, ve ne abbiamo elencate segnalate cinque. Utilissime!
(Nella foto, un frame tratto dal film «La gente che sta bene»).