Обязан ли работодатель выдавать расчетные листки по зарплате сотрудникам

Сотрудники получают сведения о размере оклада, премий и других выплат из расчетных листков. Но обязан ли работодатель выдавать расчетные листки по заработной плате или это добровольное условие? В статье разберем, что говорит Трудовой кодекс, как часто нужно выдавать листки и каким образом это можно сделать.

Расчетные листки выдавайте только тем сотрудникам, с которыми заключены трудовые договоры и которые получали выплаты от работодателя за истекший период (ч. 1 ст. 136 ТК). На тех, кто работает по гражданско-правовому договору, действие Трудового кодекса не распространяется. Поэтому расчетные листки для них не составляйте. Это следует из статьи 11 ТК. Как выдавать сотрудникам расчетные листы, смотрите в Системе Главбух.

Расчетный листок — это документ, который предоставляется работнику и содержит информацию о всех выплатах за предыдущий месяц. Он выдаётся в день зарплаты всем сотрудникам, работающим по трудовому договору. Подробности о бланках документа можно найти в другой статье.

Расчетные листки по заработной плате: обязательно ли выдавать

Согласно части 1 статьи 136 ТК работодатель обязан выдавать расчетные листки всем сотрудникам, работающим по трудовому договору. Листок показывает составные части заработной платы: зарплату, премии, отпускные и другие начисления, а также все удержания за месяц.

Кроме того, расчетный листок необходим, если работник не согласен с начислениями. В случае спора по премии листок может служить основанием для обращения к работодателю, подкрепив претензию ссылкой на Положение о премировании.

Таким образом, выдача расчетного листка по заработной плате - это обязанность каждого работодателя.

Периодичность и способы выдачи расчетных листков

Соблюдайте три основных правила:

Выдавать расчетный листок надо один раз в месяц (письмо Роструда от 17.09.2021 № ПГ/26944-6-1).

При увольнении сотрудника листок выдается в день увольнения. Узнайте, как оформить расчетку при увольнении.

Если за прошлый месяц начислений не было, расчетный листок выдавать не надо.

Трудовой кодекс не указывает конкретный способ выдачи расчетных листков, это регулируется локальным нормативным актом компании. Листки можно передавать тремя способами:

лично в бумажном виде,

по электронной почте (письмо Минтруда от 21.02.17 № 14-1/ООГ-1560),

через мессенджеры (письмо ГИТ по г. Москва от 17.09.21 № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297).

Так как выдача расчетного листка по заработной плате обязательна, работодатель должен получать подтверждение от сотрудника. В противном случае инспектор трудинспекции может наложить штраф. Способ подтверждения зависит от метода выдачи:

на бумаге — сотрудник расписывается в журнале.

в электронном виде — сохраняется информация об отправке письма, и можно настроить автоматическое уведомление о его прочтении.

Ответственность за нарушение обязанности по выдаче расчетных листков

Трудинспекция может привлечь работодателя к ответственности в следующих случаях:

нет утвержденной формы расчетного листка,

информация в листке не соответствует требованиям Трудового кодекса,

листок не выдан.

Штрафы по ч.1 ст. 5.27 КоАП такие: для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей, юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

При повторном нарушении штрафы возрастают: для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей, компаний — от 50 000 до 70 000 рублей.

Если расчетные листки отправляются в электронном виде, следует уделять внимание защите личной информации сотрудников. За разглашение предусмотрены штрафы: должностным лицам — до 40 000 рублей, организациям — до 150 000 рублей.