Клиники «СМТ» делегировали регистрацию гарантийных писем роботу компании «Первый Бит»
Интегратор эффективных ИТ-решений «Первый Бит» успешно внедрил программных роботов RPA (Robotic Process Automation) в сеть медцентров «Клиники СМТ» в Санкт-Петербурге. Проект позволил значительно сократить время регистрации гарантийных писем от страховых компаний, а также сделал этот процесс своевременным, так как робот прикрепляет гарантийные письма за пределами человеческого рабочего времени.
До внедрения RPA, процесс обработки гарантийных писем был трудозатратным. Работники извлекали письма из корпоративной почты, а затем вручную вносили данные в медицинскую информационную систему. В зависимости от сезонности, объем входящей корреспонденции варьировался от 50 до 200 писем в день, а затраты времени на обработку каждого письма составляли около 3 минут.
На эту рутинную задачу был выделен отдельный сотрудник, однако гарантийные письма приходят с пультов диспетчерских страховых компаний круглосуточно и без выходных, и один человек в таком режиме работать не может. Из-за этого в регистратуре иногда вспыхивали конфликты, когда пациент приходил на прием, а гарантийного письма от страховой компании с подтверждением согласования в его карточке еще не было.
Руководство «Клиник СМТ» приняло решение об автоматизации процесса, чтобы повысить его оперативность, освободить сотрудников от рутинных задач, а так же полностью убрать повод для конфликтной ситуации в регистратуре. За реализацией проекта компания обратилась в Петербургский офис ИТ-интегратора «Первый Бит».
«Относительные сложности были на этапе выбора платформы для программной роботизации. Команда компании-интегратора подготовила сравнительный анализ продуктов PIX RPA, Sherpa RPA, Robin RPA и Primo RPA. По критериям «техническая надёжность» и «зрелость вендора» был выбран PIX RPA», – рассказала директор по развитию и цифровой трансформации АО «Поликлинический комплекс» («Клиники СМТ») Анна Миронова.
Этапы проекта включали обследование (21 день), разработку (4 дня) и опытно-промышленную эксплуатацию (7 дней). Благодаря эффективно проведенному обследованию, сложностей на этапе реализации не возникало.
В результате внедрения программных роботов, время прикрепления гарантийного письма к карточке пациента сократилось до 20 секунд.
«Благодаря внедрению PIX RPA, «Клиники СМТ» могут оперативно регистрировать в МИС все входящие гарантийные письма даже в пиковые сезоны, без повышения нагрузки на персонал», – рассказал руководитель группы «RPA Финансы» Центра корпоративных клиентов компании «Первый Бит» в Санкт-Петербурге Айдар Бикмухаметов.
Важным аспектом проекта стала возможная масштабируемость. Используя имеющуюся платформу, ИТ-отдел сети клиник сможет корректировать и развивать роботизированные процессы, повышая эффективность работы всей компании.