Подходы к описанию бизнес-процессов

«Быть компетентным, означает быть способным контролировать и управлять тем, что есть в окружении, и самим окружением»,- философ Л. Рон Хаббард.

Я лично описал больше тысячи бизнес-процессов в небольших, средних и крупных компаниях из корпоративного сектора. Разработал собственную методику их описания и оптимизации, подготовил несколько команд бизнес-аналитиков. Один из моих учеников в настоящий момент участвует в реорганизации крупного промышленного холдинга.

Я выявил два разных подхода к описанию процессов компании. Поговорим о каждом из них.
Первый, это системный подход. Процессы описываются практически все, сверху вниз, от более общих к частным. В зависимости от размера описываемой компании привлекается один бизнес-аналитик или целая команда. В моей практике такой подход использовался в двух случаях. Случай первый: перед покупкой крупного интернет-магазина по продаже бытовой техники, так как покупатель выдвинул такое условие. Он хотел хорошо разобраться с тем, как устроена деятельность компании. Очевидно, что схемы процессов позволили это сделать. Случай второй: для целей всесторонней оптимизации. Собственник компании хотел свежим взглядом посмотреть на все процессы и оптимизировать всё по максимуму.

Второй подход – ситуативный. Процессы описываются не все подряд, а выборочно. Вот пример из моей практики. После аудита крупного промышленного холдинга выявилось, что процесс поставки различных категорий материалов требует рассмотрения и оптимизации. Были опрошены сотрудники отделов материально-технического обеспечения из разных регионов и составлены два крупных процесса поставок материалов, которые были тщательно изучены и затем оптимизированы. Такой подход может дать более быстрые результаты, нежели первый. Это особенно актуально, если геометрические размеры всех процессов компании измеряются сотнями квадратных метров. Такого слона нужно есть по частям. Это очевидно.

Хороший вариант, когда подходы комбинируются. Приоритет отдается процессам, которые требуют срочной оптимизации. Параллельно проводится плановое описание остальных процессов и по мере готовности их оптимизируют. Условно говоря, у нас есть пять «пожаров»: три крупные и два мелких. Сначала тушим крупные и параллельно, по возможности, мелкие.

Используйте подход, подходящий к конкретной ситуации в компании и достигайте намеченных результатов.

Автор: Евгений Верухин, бизнес-аналитик