«Дальпромрыба» автоматизировала бюджетирование на платформе Optimacros
Компания «Дальпромрыба», один из ведущих игроков рынка рыбной консервации, завершила проект по автоматизации бюджетирования. Для решения задачи была выбрана отечественная платформа Optimacros. Проект реализован специалистами компании «АТОМС Консалтинг».
«Дальпромрыба» - лидер по производству консервированного тунца в России, входит в холдинг Thai Union. Предприятие выпускает продукцию под брендами «Магуро» и «Капитан Вкусов», ассортимент которых составляет более 30 наименований. Ежегодно на рынок поставляется несколько десятков миллионов банок консервов в разных ценовых сегментах.
Для обеспечения оперативной работы финансовой службы предприятия возможностей Ecxel было уже недостаточно. Результаты демонстрации возможностей Optimacros убедили заказчика в правильности выбора инструмента для автоматизации бюджетирования. Подрядчиком стала компания «АТОМС Консалтинг», имеющая в своем активе успешно реализованные проекты в этом сегменте рынка.
В рамках реализации проекта сотрудниками «АТОМС Консалтинг» были решены несколько важных для заказчика задач.
Прежде всего, платформа Optimacros стала единым источником информации, которая изначально предоставлялась в многочисленных разрозненных Excel-файлах. Среди значимых итогов проекта – исключение ручного труда для специалистов финансовой службы при обработке и агрегации данных, что снизило риски ошибок и существенно повысило оперативность работы.
Также было создано две бюджетных модели: первая – объединяет блоки продаж, затрат и отчетности, вторая – HR-модель. Между ними настроена интеграция данных. Бюджет доходной части строится на основе показателей по объемам продаж, ценам и скидкам в разрезах наименований (SKU) и контрагентов, которые в свою очередь сгруппированы по ответственным менеджерам отдела продаж.
Бюджетирование расходной части ведется по статьям затрат, каждая из которых распределяется по наименованиям и контрагентам согласно определенным правилам.
Реализованная HR-модель позволяет, в частности, загружать штатное расписание, пересматривать начисления, рассчитывать ЕСН, переносить данные в бюджетную модель и консолидировать их в отчеты.
Бюджетная модель предусматривает возможность реализации сценариев с разными версиями данных, что особенно важно в период турбулентности в экономике.
Для получения фактических данных настроена интеграция с учетной системой 1С, откуда в созданную модель автоматически поступает информация по номенклатуре, прайс-листам, продажам (базовые объемы/промо, объемы/скидки), себестоимости, операционным затратам и т.д. Контроль импорта данных осуществляется также автоматически. Полученная информация используется для план-факта отчетности.
Внедренное решение позволяет формировать различные виды отчетов. В их числе отчет по анализу продаж, который дает возможность пользователям оценивать ситуацию в разрезах товаров и контрагентов от выручки до валовой прибыли.
Также создаются два отчета P&L (отчет о прибылях и убытках): первый – более детальный, анализирующий ситуацию по наименованиям и контрагентам. Второй – более агрегированный, показывающий итоговый финансовый результат в целом по компании.
Система также позволяет формировать отчет Cash Flow (отчет о движении денежных средств) по месяцам, причем как прямым, так и косвенным методами.
Подводя итоги проекта, Евгений Горячев, финансовый директор предприятия «Дальпромрыба», отметил: «Для меня важнейшие преимущества проекта – это обеспечение целостности данных на единой платформе, гибкость в системе отчетности, прозрачность и скорость. Буквально в режиме реального времени я могу ответить на вопрос, какие доходы и расходы у нас у нас были по конкретному клиенту, в конкретном месяце, по конкретному наименованию продукции. При использовании Excel на консолидацию доходной части бюджета уходило 3 дня: для расчета чистой выручки необходимы данные по объемам продаж, ценам, процентам скидок, которые хранились в разных файлах. Сегодня, благодаря настроенной системе экспорта-импорта данных, все необходимые расчеты осуществляются практически в онлайн-режиме. И вместо трех дней на расчет продаж мы тратим 4 часа, т.е. сокращение времени в 6 раз. При этом время уходит в основном на сверку вводных данных, так как все алгоритмы их обработки уже настроены в Optimacros».
"Для автоматизации бюджетирования нам понадобилось 3 месяца. С учетом того, что в ходе реализации проекта мы модернизировали часть бюджетных процессов, это достаточно короткий срок, - отмечает Максим Юрыгин, руководитель проекта, партнер «АТОМС Консалтинг». – Оптимизация времени стала возможна, благодаря гибкости системы и простоте ее внедрения. Считаю необходимым отметить также высокую скорость расчетов: на ввод данных и пересчет всей модели пользователи тратят 2-2,5 секунды".
В планах предприятия – дальнейшее развитие созданной модели. В частности, прогнозирование розничных продаж. Еще одним шагом станет работа непосредственно в системе сотрудников других подразделений. Также рассматривается возможность формирования отчетности пользователями, что существенно сэкономит время специалистам финансового блока. Кроме этого, планируется использовать Optimacros и в промежуточных расчетах, например, в расчете производственных затрат, которые зависят от объемов производства.