Чек-лист: как эффективно управлять проектами в маркетинге

Всю деятельность маркетолога внутри компании можно условно разделить напостоянную (например, ежедневную или ежемесячную) и проектную, когда вызапускаете проект с определенными целями в точные сроки с конкретнымбюджетом.
Например, вам поставили задачу сделать новый сайт для бренда или провестирекламную кампанию. Хорошо, если проект зависит только от вас и вы ужезанимались подобными задачами, а если нет? В таком случае лучше действовать поалгоритму.

Для начала убедитесь, что вам известны все вводные:
— В чем цель проекта, каких результатов хотим достичь и как будемоценивать их

С какой аудиторией мы работаем и подходит ли ей такой вариант коммуникации?
Достаточен ли бюджет для достижения нашей цели? Отвечайте себе на эти и другиевопросы до тех пор, пока не поймете наверняка, что и зачем мы делаем.

Целеполагание – важная штука, иногда при первых вопросах становится понятно,что проект нужно сделать по-другому или не делать вообще.
Допустим, вы запускаете рекламную кампанию для увеличения продаж бренда заопределенный период на 40%.
Как вы поймете, что достигли цели? Вам нужно будет сравнитьпродажи за аналогичный период до кампании, во время кампании и после нее. Ноесть ли у вас данные о продажах? Если да, видите ли вы продажи по дням илитолько по месяцам? Возможно, нужно обговорить с коллегами получениестатистики в каком-то необходимом вам разрезе.
Можете ли вы отделить покупки, которые сделали потребители, увидевшиерекламную кампанию от тех, кто ее не видел? А если цель рекламы не достигнута,на какие вопросы вам нужно будет ответить, чтобы понять, на каком этапе что-топошло не так? Например, в тот же период конкурент опустил цены на 50% ипокупатели ушли к нему. Значит, во время рекламной кампании вам нужно былоследить за активностью конкурентов.
Уже на старте продумайте, какие данные для анализа проекта вампонадобятся в его финале.
— Кто принимает решение, успешен ли был проект и по какимкритериям
Важно свериться, что предполагаемый успех в ваших глазах и в глазахзаказчика – это одно и то же. Кроме того, не все умеют ставить задачи ясно,не стесняйтесь задавать дополнительные вопросы.
— Какие у проекта сроки, бюджет и кого из компании или подрядчиков можнозадействовать
Важно строго понимать даты старта и окончания проекта, убедиться, что всеучастники, наравне с вами обладают вводной информацией. А также уточнитьвозможность привлекать внешних подрядчиков.
— Кто «руководитель проекта»
То есть человек, ответственный за его проведение. Это важный вопрос,ответьте себе на него. Скорее всего – это вы, и все зависит от вас. Вы могли неинициировать проект, но управляете им. От вас ждут полной ответственности вуправлении.
Вы можете не знать тонкостей по всем этапам проекта, но вы должны знатькому задать вопрос, чтобы разобраться и делать это. Если вы руководительпроекта — все, что находится между точкой инициации проекта и отчетом поего проведению — в ваших руках.

Планирование — важный этап в проектной работе из-за ограниченного срока нареализацию. Любой более-менее сложный проект должен быть распланирован вовремени, должны стоять промежуточные дедлайны, особенно если над проектомработает команда. Планирование также включает в себя несколько шагов:
—  Декомпозиция проекта на задачи и подзадачиРазбейте проект сначала на крупные этапы, затем каждый этап на подзадачи.
Например, для того чтобы создать простой сайт, вам потребуется:

разработать его структуру,прописать тексты,сделать дизайн для каждой страницы,сверстать сайт,заложить этап на тестирование.

Каждый из этих этапов можно разбить на подзадачи. Например, задача — создатьструктуру сайта. Этапы:

посмотреть, как делают конкуренты;собрать всю информацию, которую хотите разместить на сайте;прикинуть структуру;согласовать проект со всей командой.

Чем более подробно декомпозированы задачи, тем меньше в ходе проектапоявится подводных камней. Если вы никогда не занимались этим условным«созданием сайтов», вам потребуется этап на изучение вопроса или консультацию скомандой.—  Создание плана-графика работТеперь, зная все подзадачи проекта, вам нужно подружить их с ограниченнымисроками. Откройте таблицу и сделайте простой календарь: в левой колонкепропишите все задачи, а в строке справа, по горизонтальной оси – даты.
Закрасьте цветом дни, которые уйдут на ту или иную задачу. Профессиональноговоря, вам нужна диаграмма Ганта — инструмент для определения графикаработ по проекту. Диаграмма строится в виде столбчатой таблицы с этапами иответственными за их выполнение.

Помните, что некоторые задачи можно делать параллельно, а некоторые зависятдруг от друга и не закончив одну, вы не начнете другую.
Проверьте, укладываетесь ли вы в сроки? Наверняка нет. Подумайте, какоптимизировать время на задачи. Поздравляю, вы осваиваете управлениепроектами!
Совет 1: попробуйте планирование от конечной точки к начальной. Если 1сентября нам нужно запустить рабочий сайт, значит, например, к 15 августадолжна быть готова версия для тестирования, и так дальше к началу.
Совет 2: если вы не знаете сколько потребуется времени на задачу –предположите! А затем сверьтесь с исполнителем или знающим человеком.
— Определение исполнителей и ответственных за каждый этап вграфике
Возможно, вы будете ответственным в каждой задаче, но вероятнее всего, заразные пункты будут отвечать разные члены команды. Обратите внимание навозможные отпуска исполнителей проекта или их текущую чрезмерную нагрузку,заложите подобные задержки в тайминг. Уточните у коллег, смогут ли онипоставить задачи проекта в более высокий приоритет перед текущими делами дляускорения сроков.
— Учет рисков
Еще раз посмотрите на график. Что может пойти не так? Постарайтесь заложитьхотя бы небольшой запас по времени. В особенности, если ваш проект предполагаетнерасторопного подрядчика или креативную составляющую, когда нужно придуматьчто-то чего еще нет.

Приступайте к работе по запланированному графику.—  Поставьте задачи исполнителямСделайте это ясно и подробно. Опишите суть проекта, к чему мы должны прийтии что нужно сделать, в какие сроки и с каким бюджетом, если это применимо. Еслина этом этапе у вас появились вопросы к вашему заказчику – снова задайте их. Неставьте задачи с неясными вводными, потом придется переделывать, и вы потеряетевремя. Вам самому должен быть понятен итоговый результат.
— Соблюдайте сроки и контролируйте исполнителейЛюбой план становится неактуальным сразу после составления, корректируйтеего при необходимости. Но старайтесь предвосхищать ситуации срыва сроков,общайтесь с командой, возможно вам понадобятся еженедельные встречи.

Помните, что иногда лучше сделать хорошо, чем в срок. Справедливо иобратное, иногда нужно сделать в срок, немного поступившись качеством —перфекционизм не всегда идет на пользу делу. Балансируйте.

Если что-то пошло не так, обязательно предупредите вашего заказчика,предложите варианты оптимизации. Не скрывайте проблемы.

Подведите итоги. Конечно, сделайте отчет. Оцените, насколько удалось достичьпоставленных в начале целей. Чего не хватило, можно ли было это исправить икак? Проанализируйте ошибки, опишите успехи, проговорите их с командой,чтобы учесть любой появившийся опыт в следующем проекте.
Для эффективной работы над проектами можно использовать различные программы.
Самый простой способ – работа с диаграммой Ганта в Excel или в GoogleSpreadsheets, планирование задач и их обсуждение в почтовых программах. Дляболее оперативного начала работы вы можетескачать готовый шаблон диаграммы и создавать задачи ужесейчас. 
Существуют различные варианты более удобных инструментов, например,Trello, Redmine или PlanFix. Но инструмент должен быть выбран внутрикомпании для всей команды. Чем с более сложными и бОльшим количеством проектоввы работаете, тем полезнее будут такие программы. Они дают наглядность,экономят время и ресурсы, присылают автоматические напоминания, снижаявероятность ошибки и срыва сроков.
Грамотное планирование проекта — это залог его успеха. Наиболее сложныеэтапы – не реализация, а инициация и планирование, пройдите их и дальше всепойдет как по маслу. Успешных проектов!