«УралИнтерьер» контролирует возврат документов с помощью «Скан-Архива»
Компания «ГЭНДАЛЬФ» установила программу для учета и хранения первичных документов в ООО «УралИнтерьер».
На протяжении уже 16 лет «УралИнтерьер» – один из крупнейших в России поставщиков строительных материалов. Главный офис расположен в Екатеринбурге, филиалы – в Тюмени, Уфе и Челябинске. Среди партнеров компании 54 бренда. Предприятие работает как интернет-магазин, где представлено 22 640 товаров для дома, интерьера и строительства. А в день его сотрудники принимают и обрабатывают до 900 звонков и 700 заявок.
Результат масштабов торговли – объемы документооборота: в год он составляет до 100 тысяч документов, и это далеко не предел. Подобные обороты сложно контролировать. Ранее бумажные реестры со сверками вручную отнимали много времени у бухгалтерии, а другим сотрудникам получить доступ к нужным документам было непросто. Тогда в «УралИнтерьере» решили установить разработку компании «ГЭНДАЛЬФ» – «Скан-Архив».
Благодаря внедрению программы в «УралИнтерьере» удалось создать единое хранилище документов в «1С» и упростить работу с ними. Документы больше не ищут в бумажном варианте по запросам сотрудников и контрагентов компании – они доступны запрашивающим в электронной базе. В «Скан-Архиве» работают как в главном офисе, так и в филиалах в других городах. Операторы уже внесли в электронное хранилище архив за 2019 год и продолжают работать с текущими документами.
Еще один процесс, который упростил «Скан-Архив» – это подготовка к проверкам контролирующих органов. Теперь долгое составление отчетов ушло в прошлое: выгрузить, сформировать и отправить нужный отчет можно буквально за пять минут.
Рассказывает бухгалтер ООО «УралИнтерьер» Светлана Малкова:
- «Скан-Архив» - удобная программа для учета и хранения документов, для выгрузки отчетов и работы с контрагентами. С ее установкой выросло время на обработку каждого документа – т.к. это нужно делать тщательно, удаляя скобки и скрепки. Но зато программа кардинально упростила процессы, помогла создать единое информационное пространство, где найти нужные документы в базе может любой сотрудник по мере необходимости. Вести учет и контролировать первичные документы стало проще.