10 главных HR-сервисов для бизнеса: опыт российских компаний

Для управления и сохранения документов:

Битрикс24 — 38% опрошенных.

Этот инструмент наиболее популярен среди компаний численностью до 500 человек.

Битрикс24 — облачный сервис для управления бизнесом, который включает инструменты для работы с персоналом, проектами, коммуникациями и продажами. С помощью Битрикс24 можно создавать и управлять задачами, проектами, документами, календарями, чатами. В нем есть CRM-система для управления взаимоотношениями с клиентами. Кроме того, Битрикс24 предоставляет возможность интеграции с другими сервисами и системами, что позволяет автоматизировать многие процессы в компании.

По словам опрошенных, Битрикс максимально точно отвечает требованиям бизнеса. Набор инструментов для внутренней коммуникации, управления проектами, и, наконец, ценовая политика сервиса сыграли решающую роль при выборе цифрового сервиса.

Бизнес использует его для формирования общего информационного поля в компании и управления проектами. Его привлекает наличие базы знаний, ее структура и дополнительные возможности. Например, можно купить образовательный блок Корпоративный Университет — и выстроить на нем корпоративное обучение.

Несмотря на то, что компании вынуждены дорабатывать некоторые возможности сервиса — личный кабинет, организация управленческой структуры, job-портал и другие — он оказался самым популярным инструментом по мнению большинства игроков.

«В нашей компании корпоративное общение происходит на базе Битрикс24. Мы стараемся связать все коммуникации в одном месте и сделать Битрикс24 единой точкой опоры. Портал дает возможность корпоративного общения, публикации новостей о компании, а также контроля и постановки задач для сотрудников» — Алла Станиславская, Начальник отдела обучения и развития, Главстрой Санкт-Петербург.

1С — 23% респондентов.

1С — программное обеспечение для автоматизации управления и учета на предприятиях. Это ряд программных продуктов: системы управления предприятием, бухгалтерский учет, управление персоналом, управление торговлей и складом, управление производством и другие. Продукты 1С можно адаптировать под потребности и особенности бизнеса.

С помощью 1С бизнес, в основном, автоматизирует кадровое делопроизводство. По словам опрошенных, если грамотно настроить или доработать стандартные конфигурации системы, они дают возможность получить любую информацию и аналитику. Так, практически все, кто использует этот продукт, говорили о его значительной доработке: они создавали отдельную программу для бюджетирования и надстройки к интернет-платформам, кастомизировали алгоритмы взаимодействия со службами безопасности.

Компаниям нравится 1С, потому что он автоматически формирует дашборды для отчетности. Это позволяет мониторить информацию о кандидатах и сотрудниках — вплоть до скриптов интервью, результатов опросников и портфолио.

Кроме того, 1С — это российская компания, поэтому организации, которые пользуются этим сервисом, не переживают о ее возможном уходе с рынка.

Для подбора персонала:

Хантфлоу — 19% компаний.

Компании, отметившие Хантфлоу как основной инструмент, предпочитают систему из-за привлекательной цены и визуального оформления.

Хантфлоу — это система для управления процессами рекрутмента. Она позволяет автоматизировать и оптимизировать этапы найма: размещение вакансий, отбор резюме, проведение интервью. Сервис помогает улучшить эффективность найма, сократить время на поиск подходящих кандидатов и повысить качество отбора.

Бизнес пользуется Хантфлоу для управления воронкой найма и отслеживания ключевых показателей на каждом ее этапе. Он помогает в анализе глубины рекрутмента, показывая загрузку HR-специалиста, скорость обработки резюме и эффективность интервью.

При этом компании считают, что инструмент отдает не очень качественную HR аналитику: нет подробной информации о процессе найма, нет дополнительных данных. Бизнесу недостаточно показать, что рекрутер нашел кандидата. Ему необходимо понимать, сколько времени HR-специалист провел на телефонных разговорах, сколько интервью он организовал, насколько они были эффективными и как вообще работает воронка рекрутмента.

«Для подбора персонала мы внедрили систему Хантфлоу и на текущий момент 99% заявок принимаем в электронном виде и там же отслеживаем воронку по работе с кандидатами. С точки зрения метрик мы считаем конверсию целевых воронок и среднее время найма на ту или иную позицию. С января эти метрики войдут в мотивационные карты сотрудников, и специалисты, отвечающие за подбор, будут получать премию пропорционально своей успешности» — Вероника Коптелова, Директор по персоналу, «Уральская Агропромышленная группа».

E-Staff — 12% опрошенных.

E-Staff — это система управления персоналом, которая позволяет автоматизировать процессы найма на всех этапах работы с кандидатами. Традиционно ею пользуются HR-службы компаний, которые занимаются подбором сотрудников, и кадровые агентства. Система позволяет размещать вакансии, обрабатывать отклики, вести учет сотрудников, создавать планы обучение, анализировать эффективность работы HR-отдела.

Компании используют E-Staff по прямому назначению — для автоматизации процесса подбора персонала. Заявки попадают в систему E-Staff — часто компании дорабатывают систему и добавляют в нее собственные надстройки — откуда они автоматически публикуются на сайтах по поиску сотрудников. Затем сервис самостоятельно собирает отклики и назначает собеседования — для этого в  E-Staff есть шаблоны рассылки.

Для дополнительного развития некоторые респонденты интегрировали в систему IP телефонию и теперь могут отслеживать входящий и исходящий поток.

В E-Staff компании контролируют онбординг, процесс прохождения испытательного срока, промежуточные встречи, exit-интервью при увольнении. Все это синхронизировано с 1C документооборотом и 1C ЗУП, откуда в систему попадает информация о подразделениях, инфраструктуре, сотрудниках, руководителях, справочниках.

В системе есть внутренняя аналитика, поэтому бизнес использует ее для оценки эффективности работы рекрутеров.

При этом есть компании, которые хотя и пользуются E-Staff, недовольны ей. Они считают, что у нее не самый удобный интерфейс, непростая логика и высокая стоимость.

Для обучения и развития:

iSpring — 17% респондентов.

iSpring — это сервис для разработки и проведения онлайн-курсов, тестов и презентаций. Он позволяет создавать интерактивный контент, который можно использовать для обучения и тестирования сотрудников, студентов или клиентов: видеоуроки, тесты с различными типами вопросов. Сервис интегрируется с системами управления обучением (LMS). 

Бизнес пользуется сервисом iSpring для организации и проведения дистанционного обучения сотрудников, для оцифровки регламентов и создания электронных обучающих курсов. Это позволяет новым сотрудникам быстрее адаптироваться и получать знания и навыки.

Для некоторых компаний важно иметь возможность назначать курсы отдельным людям — такая особенность есть в iSpring —  это удобно для небольших отделов, где не всегда есть возможность самостоятельно обучать весь персонал.

В целом, бизнес выбирает iSpring из-за удобства, простоты использования и возможностей интеграции с другими системами.

«Из сторонних платформ мы очень довольны сервисом iSpring - нравится, в первую очередь, простота и и удобство пользовательского интерфейса. Но, хотелось бы, конечно, привести все сторонние платформы к единому цифровому пространству, чтобы в достаточном объеме оцифровать все наши HR-направления» — Евгения Шенкао, Начальник департамента по работе с персоналом, АО «СИБАГРО».

Skillaz — 6% компаний.

Skillaz — это платформа на базе RPA (роботизированные процессы) для цифровизации процессов рекрутмента, адаптации и развития, вовлеченности. В Skillaz работодатели могут размещать вакансии, а соискатели — резюме. 

Компании отмечают, что Skillaz удобно использовать и в профессиональном, и в массовом подборе. Кроме того, сервис дает возможность подтягивать данные с платформ поиска работы и сотрудников.

Помимо основных задач — упрощения найма, онбординга, управления персоналом — бизнес использует Skillaz для автоматизации процесса адаптации. Для того, чтобы оценить настрой «свеженанятых» сотрудников, и, тем самым, предотвратить текучесть кадров на испытательном сроке. Это реализуется с помощью автоматизированных опросов, помогает руководству первыми узнавать о проблемах сотрудников и принимать меры для их решения.

Компаниям импонирует удобный и интуитивно понятный интерфейс — он позволяет, как отметили респонденты, легко ориентироваться в оргструктуре компании и использовать все функции платформы. Это особенно важно для крупных компаний, где необходимо визуально представить множество должностей.

“Для автоматизации рекрутмента мы пользуемся решением на базе Skillaz, эта система закрывает наши потребности как в массовом, так и в профессиональном подборе и позволяет эффективно поддерживать большие объемы найма и достаточно сложную организационную структуру. Сейчас на рынке достаточно много решений, основной функционал которых, как правило, заточен на профессиональный подбор, и не подходит для работы с массовыми позициями” — Алексей Ициксон, Руководитель управления подбора и адаптации, Черкизово.

Для управления проектами и знаниями:

Jira — 16% опрошенных.

Jira — это система управления проектами, разработанная компанией Atlassian*. Она используется для постановки задач, отслеживания прогресса, коммуникации и отчетности в командах разработчиков программного обеспечения. Она интегрируется с другими инструментами разработки: Git, GitHub, Bitbucket и другими.

Jira широко используется в индустрии разработки ПО: ею пользуются Spotify, IBM, ZOOM и другие гиганты ИТ-рынка. 

Несмотря на то, что сервис традиционно используется в ИТ, исследование показало, что Jira для управления проектами и задачами используют организации из разных сфер деятельности. Из положительных моментов они отмечают возможность совместной работы, мониторинг прогресса и общение с членами команды в одном месте.

Сервис также дает возможность интеграции с другими инструментами (GetStaff и Power BI), что позволяет компаниям получать более точные данные и отчеты о работе. При этом бизнес отмечает сложности с переносом данных из Jira в другие решения, что требует дополнительной траты времени и ресурсов.

Confluence — 12% респондентов.

Confluence — это база знаний, как и Jira, созданная компанией Atlassian (*Atlassian прекратила работу в РФ). Она предназначена для создания, редактирования и совместного использования документов, страниц и других видов контента в рамках организации. 

Систему можно интегрировать с другими инструментами.

Опрошенные компании пользуются Confluence для создания единой базы знаний, в которой хранятся материалы, необходимые для руководителей и сотрудников. Это позволяет сократить затраты и обеспечить понятный и контролируемый обмен данными. В Confluence опрошенных компаний можно найти информацию о том, как давать обратную связь, как оценивать навыки сотрудников, как вести себя на интервью.

Респонденты также сравнили систему с Notion и Outline, упомянув ее более широкие возможности.

При этом некоторые компании считают, что он не очень удобен для редактирования.

Для сбора и визуализации данных:

Excel — 74% компаний.

Кроме визуализации данных компании пользуются Excel для сбора и анализа данных: 62% респондентов вручную собирают и мониторят статистику в Excel, 12% делают то же самое, только сбор данных происходит в автоматическом режиме.

Excel — это программа для работы с электронными таблицами от компании Microsoft.

Компании пользуются Excel по нескольким причинам:

он бесплатный и универсальный. Поскольку у 81% респондентов нет метрик для оценки эффективности HR-решений, они считают большинство HR-инструментов неоправданно дорогими;

Excel все-таки дает возможность работать с большими объемами информации, создавать отчеты и анализировать данные, что помогает принимать хотя бы в какой-то степени обоснованные решения.

Компании используют Excel из-за его доступности и распространенности, но его нельзя назвать решением всех проблем. Это все еще ручной труд — он требует много времени для внесения данных и формирования отчетов, что снижает эффективность работы. Excel не обеспечивает полную автоматизацию процессов, что также негативно сказывается на работе сотрудников.

В результате, бизнес ищет дополнительные инструменты для решения этих проблем. Можно было бы создать собственные, однако многие компании не могут сделать это самостоятельно из-за нехватки ресурсов.

«Мы работаем с кадровым резервом. Основная сложность — работа с портфолио кандидатов в Excel и Word. Свод информации требует много времени. Мы ищем инструмент для решения этой проблемы. Но самостоятельно создать его пока не можем, нужны дополнительные ресурсы» — Татьяна Ваньчкова, Директор по персоналу, ANCOR.

Power BI — 26% опрошенных.

Power BI — это облачная служба бизнес-аналитики, созданная компанией Microsoft. Это инструмент для анализа и визуализации данных. Power BI позволяет создавать отчеты, графики и диаграммы на основе данных из различных источников.

С помощью Power BI можно быстро и легко анализировать большие объемы данных, выявлять тренды и паттерны, а также принимать решения на основе полученной информации.

Компании используют сервис для разработки дашбордов и аналитики данных. Power BI позволяет консолидировать информацию из различных источников (например, из 1С, Хантфлоу), и автоматически формировать визуальные аналитические панели. Так компании получают доступ к актуальным данным и могут проводить анализ без необходимости вручную обрабатывать таблицы из Excel.

Ольга Ершова, Директор по персоналу, ГалоПолимер: «Мы хотели делать дашборды на Power BI (продукт Microsoft), но они ушли из России. Поэтому сейчас мы вынужденно ищем аналог, чтобы было возможно консолидировать все наши данные для того, чтобы иметь качественную аналитику и на ее основе делать прогнозы. Пока она разрозненная, хотелось бы всё соединить».