Роботизация закупок: как RPA меняет бизнес к лучшему

Сергей Цибенко - Менеджер по развитию бизнеса компании Konica Minolta. Роботы пока не слишком широко используются в такой сфере, как закупочная деятельность. Однако опыт внедрения автоматических программных помощников показывает, что их использование может дать не просто ощутимый, но революционный эффект.

Закупки «от руки» Структурные подразделения компаний, ответственные за закупки, как правило, сталкиваются с двумя категориями приобретаемых товаров. Вместе с сырьем, инструментами, оснасткой — необходимыми и критически важными для производства — им приходится иметь дело и с рутинными задачами. Например, с закупкой канцелярских принадлежностей, бумаги, расходных материалов и множества других товарных позиций, которые не являются приоритетными, не требуют проведения тендерных процедур и приобретаются регулярно. Естественно, закупка критически важных для бизнеса компании товарных групп требует наибольшего внимания специалистов, которые занимаются ими в первую очередь, откладывая выполнение неприоритетных заявок. Но эта вынужденная приоритезация формирует очереди, приводит к нарушению сроков поставки или регулярности поставок неприоритетных товаров и, в конце концов, приводит к возникновению серьезных проблем. Как внедрять роботов Именно освобождение сотрудников подразделений, ответственных за закупку, от выполнения массовых рутинных операций, не требующих серьезных компетенций, и становится основным движущим фактором автоматизации закупочной деятельности при помощи роботов. Они «берут на себя» операции, связанные и с документальным оформлением закупок, и со сверкой цен, сроков поставок, данных компаний-поставщиков, выбором наиболее оптимальных предложений. При этом товарные группы, с которыми имеют дело роботы, не отличаются множеством сложных характеристик, контроль которых осуществляется по формальным признакам. Характер автоматизации закупочной деятельности не отличается от того, который свойственен и для автоматизации других сфер деятельности бизнеса. Это делает автоматизацию закупок задачей, которая может быть решена силами самой компании. Условием для этого является наличие у нее соответствующих ресурсов: команды квалифицированных специалистов, способных провести внедрение и настройку программных роботов, необходимую интеграцию информационных систем. Потребуется и время, необходимое для проведения автоматизации. Наконец, не стоит забывать и про готовность менеджмента к тому, чтобы перераспределить обязанности сотрудников, которые ранее занимались рутинными операциями. Однако такие возможности имеются далеко не всегда, в том числе в компаниях, которые обладают развитыми компетенциями в области информационных технологий. Наиболее «дефицитным» ресурсом здесь становится время, на которое отвлекаются от своих основных обязанностей сотрудники, которым предстоит осуществить проект по роботизации закупочной деятельности. Традиционно в таких случаях к выполнению проекта привлекается подрядчик, критериями выбора которого становятся компетенции, предоставление сопровождения системы после ее внедрения, поддержки, возможность работы над ее дальнейшим развитием. Привлечение внешнего подрядчика для проведения проекта по автоматизации закупочной деятельности оправданно и по еще одной причине. Это — реализация сложных сценариев автоматизации закупок. В качестве примера можно привести случаи, когда автоматизируются еще и закупки, связанные с проведением тендерных процедур. Компания может использовать для закупок электронные торговые площадки (ЭТП), которых к тому же может быть несколько. Для взаимодействия с ними проводится интеграция систем, используемых компанией, через которые проходит обмен запросами и предложениями с контрагентами. Применение роботов здесь сулит значительное повышение эффективности. Второй сложный сценарий использования роботов — решение задач, связанных с подготовкой и проверкой закупочной документации. Одно из направлений этой работы — актуализация нормативно-правовых актов. Это — трудоемкий процесс, который требует максимального внимания исполнителя, в нем велики риски, связанные с «человеческим фактором». Как многократно повысить эффективность закупок Достоинство роботов в том, что их применение становится для бизнеса разумным и адекватным компромиссом в тех случаях, когда необходимо сократить применение ручного труда и одновременно избежать затруднительной и дорогостоящей глубинной интеграции систем. В области закупок роботы — быстро внедряемое решение, способно гибко встраиваться в существующий ИТ-ландшафт организации и учитывать сложившиеся особенности взаимодействия с контрагентами. В качестве примера могу привести один из наших проектов по автоматизации закупок в компании, которая занимается разработкой и производством лекарственных препаратов для лечения редких (орфанных) заболеваний. Для нужд производства закупалось большое количество различных видов сырья, а основным каналом коммуникации с поставщиками была электронная почта (случай — типичный для многих компаний). Информацию, которая содержалась в переписке, менеджеры компании переносили вручную в базу данных 1С. Автоматизация этой работы на основе интеграции систем здесь была практически невозможна. С другой стороны, использование роботов позволило освободить специалистов компании от значительного объема ручных операций. Было принято решение внедрить четырех роботов. Первый, робот-приемщик, получив заявку от менеджеров компании, составляет запрос на коммерческое предложение и отправляет его поставщику. Второй робот работает с ответами: он считывает в них номер заявки и формирует сводную таблицу по заказу, направляя ее на согласование менеджеру отдела закупок. После согласования третий робот оформляет заявку на закупку и оформляет все необходимые документы. Наконец, роль четвертого робота — отслеживание поступления товара на склад и отправка заявки на оплату. Таким образом, до сих пор закупки подразумевали участие как минимум двух человек, каждый из которых должен был выполнять ряд рутинных операций. Инициатор собирал потребности и формировал запрос для поставщика, закупщик направлял запрос поставщикам, аккумулировал ответы, формировал таблицу коммерческих предложений, проводил согласование, создавал заказ, контролировал поставку и осуществлял оплату. Теперь же, когда закупки осуществляются с использованием RPA, этот огромный массив длительных и трудоемких ручных операций осуществляется непосредственно программным помощником, а человек принимает в них участие только на уровне принятия решения или согласования, если нужно какое-то осознанное принятие решения. Эффект роботизации Роботизация закупочной деятельности дает компании много преимуществ. В первую очередь необходимо упомянуть экономию трудозатрат. Благодаря упомянутому проекту сотрудники, которые ранее тратили на работу с товарными категориями до половины своего рабочего времени, теперь тратят на это не более 10% дня. Соответственно, если ранее от момента создания заявки на закупку до получения товара проходила как минимум одна неделя, то теперь срок реализации заявки сократился до 2–3 дней. Существенно сократилась и очередь заявок на закупки, а следовательно — и общая нагрузка на специалистов. Наконец, главное достоинство этого сценария роботизации — создание возможностей дальнейшего развития. Запущенных роботов можно нагрузить работой с другими товарными категориями, задействовать в специфичных процессах, связанных с тендерной работой или с заявками, предусматривающими предоплату. Таким образом, компания получила возможность без дополнительных затрат, простой доработкой сценариев, перестроить бизнес-процессы, повысив их эффективность. Всегда ли робот прав Всегда, ведь он строго выполняет заложенный в него сценарий. Но робот может выйти из строя. Это связано не с преднамеренными действиями или «человеческим фактором», а с возможным изменением схемы работы информационных систем компании. Они должны приводить к перенастройке робота. Касается это и изменений в структуре и составе данных, и изменений в интерфейсе системы, и изменений, связанных с правами доступа к информационным системам. Поддерживать работоспособность просто. Достаточно неукоснительно соблюдать простое правило: изменения в системе должны сопровождаться как минимум контролем сценариев работы робота и их корректировкой в случае ее необходимости. ----------------------------------------- Роботизация отдельных бизнес-процессов — достаточно популярное направление цифровизации бизнеса. С ее помощью компании сокращают время решения многих задач, заменяют малопродуктивный ручной труд автоматизированными операциями, перераспределяют рабочее время сотрудников в пользу выполнения задач, требующих применения интеллекта. Многие компании скептически относятся к использованию роботов в закупочной деятельности. Связано это в большинстве случаев не с недоверием к ним, а с нежеланием осуществлять проекты по роботизации. Наш опыт показывает, что такие опасения не имеют под собой основания. Да, сам проект осуществлялся в течение полугода, но эти месяцы были потрачены скорее на согласование и синхронизацию RPA-системы с ИТ-департаментом. Сама же работа, связанная с внедрением решения и разработкой сценариев, продолжалась 8 недель. И эффективность такой важной сферы бизнеса, как закупки, выросла многократно. Более того, предприятие получило возможность еще более упростить сложные процессы, связанные с закупками.