Пересортица товара: что такое и как избежать

Если в ваших отчетах все чаще стало возникать такое тревожное явление как пересортица, то желательно разобраться в ее причинах и методах предотвращения. В этом материале LIFE PAY разбирает что такое пересорт и дает рекомендации по настройке учета во избежание распространенной проблемы.

Пересортица - нередкое и неприятное явление, возникающее при процессе инвентаризации. Фактически она выражается в недостаточном количестве одного товара на складе (на полке) при излишнем количестве другого товара в рамках одного товарного вида. Также важный момент - недосдача и излишек количественно эквивалентны друг другу. В результате, в обоих случаях данные в товароучета и факт не совпадают, что требует дополнительных разбирательств со стороны бухгалтеров, продавцов, работников склада, курьеров, кассиров. Ну и начальства (как минимум требуется подпись руководителя при зачете пересортицы).

Следует отличать пересортицу от недосдачи. Во втором случае несоответствия в учете касаются только 1 группы товаров, т.е. никакой “компенсации” в количестве в других товарных не наблюдается. Пересортица же обязательно затрагивает минимум два наименования. Например, если на складе какого-либо ритейлера в конце дня ожидали в остатках, согласно учетным данным, 6 коробок апельсинового сока J7 и 4 коробки апельсинового сока Rich, а по итогу получили 3 сока J7 и 7 нектара Rich - это пересортица. Значит, каким-то образом был продан был продан один сок вместо другого.

Нашли пересортицу. Что делают дальше?

Во-первых, нужно вычислить виновное лицо и запросить с него объяснительную записку, которая расскажет почему и как произошел пересорт. Процедура довольно стандартная для ритейла, все должно происходить сугубо в деловом и профессиональном тоне. Сам документ пишется в свободной форме и содержит сведения о пересортированных товарах, условиях, способствовавших ошибке. Также нужно прописать меры, которые будут предприняты во избежание подобных ситуаций в будущем (но эти ситуации, конечно, будут происходить и не раз).

Далее оформляется, если возможно, такая операция как взаимозачет. Иными словами, можно переоформить бухгалтерский учет таким образом, чтобы оба товара взаимно зачлись между собой. Для этого подается запрос к руководителю организации. Не во всех случаях взаимозачет возможен. Для его осуществления нужны несколько критериев:

• Чтобы излишек и недостаток пары товаров, которых коснулась пересортица, были выявлены в один и тот же учетный период.
• Чтобы виновный работник был ответственен за оба товара, вовлеченных в пересорт.
• Чтобы оба товара относились к одной и той же товарной группе, а недостаток были тождественны друг другу по количеству.

В этом случае на рассмотрение директору предприятия поступает возможность о взаимозачете. После одобрения операции главному бухгалтеру поступает приказ о произведении взаимозачета. Приказ обычно содержит дату инвентаризации, при которой был зафиксирован пересорт, вид товаров, подвергшихся пересортице и их количество, стоимость, на которую производится взаимозачет, причины возникшей ситуации и данные об ответственном сотруднике. Также прописывается мера административного взыскания с лиц, допустивших ошибку. К сожалению, чаще всего за подобные ошибки взимается некоторая сумма с зарплаты виновных работников.

После получения приказа о взаимозачете бухгалтерия вносит изменения в сличительную ведомость, которая содержит информацию о недосдачах и излишках и имеет фиксированную форму ИНВ-19. Ведомость имеет несколько страниц, на первой из которых фиксируются сведения о торгово-материальных ценностях, ответственных лицах и сами данные об организации. Обязательно в конце ставится сумма расхождений по выявленным товарам.

Документ пишется в двух экземплярах: один остается в бухгалтерии, второй выдается материально ответственному лицу.

Почему происходит пересорт?

Причин пересортицы может быть несколько. Стоит помнить, что между приемом товара на предприятии и его реализацией на кассе имеется несколько звеньев одной цепочки и нарушения могут возникнуть на любом из них.

Самые распространенные причины пересорта:

• Нарушения в процедурах приема, хранения, выдачи товаров со склада.
• Неправильное ведение документооборота на предприятии, немодернизированные системы учета.
• Сбои в работе касс, платежных терминалов, сканеров и иного оборудования, ответственного за фиксацию следующего этапа реализации товара.
• Ошибочные (или намеренные) действия кассира, а именно введение неправильных данных о товаре кассиром при расчетах в торговом зале или при доставке.
• Нарушения в контроле динамики товаров по предприятию.
• Халатные действия сотрудников.

Как избежать пересортицы?

• Можно попробовать объединять взаимозаменяемые товары в одну категорию. Чем меньше категорий, тем меньше шанс путаницы в них.
• Использовать названия товаров и прайс-листы согласно перечням от поставщиков.
• Сделать более строгой процедуру инвентаризации с особым вниманием к товарам, близким по группе.
• Ответственно вести журнал замены на производстве

Для того, чтобы предотвратить возникновение пересортицы (снизить риск их возникновения), также можно заранее побеспокоиться о нескольких аспектах.

В-первую очередь, установить строгую дисциплину для персонала на работе и не бояться наказывать работников за халатное отношение к продукции и учету. Это относится и к процедурам приема товара на складе, его отгрузки-выгрузки, к маркировке и кассовым операциям.

Во-вторых, стоит стоит вовремя обновлять и следить за качеством приборов, с которыми работают сотрудники: сканеры, кассы, терминалы.

И, наконец, самый главный критерий - современное программное обеспечение, которое способно максимально автоматизировать процесс отслеживания динамики товара на предприятии.

Кассовая программа, товароучетная система, CRM-система, система бухгалтерского учета и ЭДО - желательно чтобы эти 5 программ были интегрированы между собой для свободного и мгновенного обмена информацией.

Например, кассово-платежное приложение LIFE POS с функциями учета разработано специально с расчетом на интеграции программы с системами CRM, товарного и бухучета. Это критически важно для автоматизации переноса информации о заказах из одной системы в другую. Когда этим занимаются вручную (например, сотрудник бухгалтерского отдела переносит информацию из кассовой системы в таблицу бухгалтерского учета), то возрастает риск человеческой ошибки. А это одна из главных причин неточностей в учете, и при пересорте, в частности.

При использовании приложения LIFE POS автоматизация о списании того или иного товара автоматически поступает в учетные системы организации, причем мгновенно. Системы синхронизируются друг с другом и старшие сотрудники могут наблюдать статусы заказов, а значит и динамики товара в реальном времени.

Отдельно хочется отметить важность прозрачности учета продаж. Мода на омниканальную торговлю не собирается никуда деваться в ближайшие 10 лет, однако когда бизнес совмещает несколько каналов продаж - отследить ход товара становится задачкой со звездочкой. В этом случае нужно подключать софт, который будет способен:

• Фиксировать заказы в личном кабинете с мельчайшими деталями сделок: канал продаж, артикул товара, ответственный сотрудник (продавец, кассир, курьер), сумма оплаты, терминал приема платежа, статус транзакции. Имея эти данные зафиксированными в случае возникновения пересортицы всегда можно вычислить этап, на котором сделка пошла в неправильную сторону.
• Актуализировать данные в любой момент продаж, в том числе и при доставке. Представим ситуацию: курьер ресторана повез к заказчику несколько готовых блюд, однако заказчику одно из блюд пришлось не по душе (не понравился внешний вид, к примеру). В учетной системе уже зафиксировано списание 1 порции данного блюда, а по факту заказчик требует себе другое блюдо взамен. Курьер выдает его, но у него нет возможности зафиксировать списание другого блюда в базе данных. По итогу получается классическая картина пересортицы: блюдо, списанное в системе учета, по факту возвращается в магазин, а блюда, которое не планировалось списываться, в наличии на 1 артикул меньше.

Если бы у курьера была возможность внести правильные данные в учетную систему, в соответствии с изменением запроса со стороны покупателя, то и угрозы пересорта не возникло бы.

Все это умеет LIFE POS . Его интерфейс позволяет гибко управлять данными и обновлять информацию о заказе даже на доставке на месте клиента. Достоверные данные мгновенно синхронизируются с базами товароучетной, бухгалтерской и CRM системы. А само кассовое приложение предоставляет удобный личный кабинет с полной информацией по заказу, как написано в пункте 1.

Почитать про омниканальную торгволю и как правильно ее организовать можно в статье “Омниканальная торговля: почему это неизбежное будущее” в блоге LIFE PAY

Помимо этого, LIFE POS умеет:

• Синхронизировать передачу данных от кассового приложения на терминал в местах продаж. Это исключает ручное вбивание суммы на терминал, а значит и снижает риск человеческой ошибки.
• Предоставлять статистику с графиками по выбранному периоду, сотруднику, торговой точке в личном кабинете.
• Управлять доступами сотрудников к редактированию заказов. Если вы в первое время не доверяете собственным курьерам и боитесь фрода, то можете на время запретить им редактуру заказов, чтобы исключить намеренное искажение данных при заказе.

Узнать больше про работу приложения LIFE POS можно,оставив заявку в нашем телеграм-боте LIFE PAY