Какие цифровые решения упрощают бизнес-процессы

Работать быстрее, тратить меньше времени на бумажки, не бегать за подписями – всё это звучит как мечта для любого бизнеса. И на самом деле, уже не мечта. Есть цифровые решения для бизнеса, которые не требуют перестройки компании с нуля. Они вписываются в уже существующие процессы и просто делают их удобнее.

Электронный документооборот: бумажные стопки остались в прошлом

Сначала про самую очевидную вещь – документы. Ими обмениваются все: бухгалтерия, юристы, снабжение, партнёры, заказчики. Когда всё на бумаге, это медленно. Документы теряются, зависают у кого-то на столе, могут приехать не туда. Электронный документооборот снимает эти проблемы.

Что это такое? Это когда договор или акт отправляется не курьером, а по защищённому каналу. Его можно подписать онлайн. Он сразу уходит нужному человеку. Подпись подтверждает личность. А после подписания документ невозможно изменить – система следит за этим.

Плюсы простые:

• документы не теряются и не нужно ждать доставку;
• всё подписывается за пару минут, даже из дома;
• уровень защиты данных выше, чем при пересылке по почте;
• вся история работы с документом хранится в системе;
• можно работать с физлицами и компаниями, без лишней суеты.

Один знакомый ИП жаловался, что каждую неделю возит документы контрагентам в другой город. Узнал об электронном документообороте – и теперь ездит только по выходным, и то не по работе.

Удивительно, но часто компании продолжают печатать и возить бумагу просто потому, что «всегда так делали». Хотя внедрение электронного оборота в большинстве случаев занимает пару дней.

Машиночитаемые доверенности: без путаницы и ручного ввода

Следующий шаг – машиночитаемые доверенности, или МЧД. Сложное название, но суть понятна. Это когда человек действует от лица компании, и система точно знает, какие у него полномочия.

Без МЧД бывает путаница. Кто имеет право подписывать? На какие сделки? Нужно звонить, сверяться, искать доверенность. А если человек в отпуске? Или полномочия поменялись?

МЧД всё упрощают:

• платформа сверяется с реестром и точно знает, кому что разрешено;
• доверенность создаётся в электронном виде, система сама заполняет нужные поля;
• доступ к этим данным можно встроить в любую учётную или CRM-систему через API;
• никаких случайных подписей от людей «не оттуда».

Один юрист рассказывал: «Мы год подписывали договоры с одним подрядчиком. А потом выяснилось, что представитель не имел права их подписывать. Пришлось всё переделывать». С МЧД это исключено.

Интеграция МЧД с другими системами – ещё один плюс. Это значит, что данные сразу попадают туда, где они нужны. Бухгалтеру не нужно заново всё вбивать. Юристу не нужно проверять подпись. Всё работает в связке.

Стоит ли всё это внедрять?

Иногда кажется, что всё это сложно. Новые системы, обучение, настройки. Но большинство современных решений уже готовы к внедрению и не требуют глубоких технических знаний. Тем более, если компания использует популярные CRM или бухгалтерские платформы – интеграции уже есть.

Когда нужно принять решение, стоит задать себе несколько вопросов:

• теряем ли мы время на бумажные документы и курьеров?
• были ли ошибки из-за человеческого фактора в доверенностях?
• насколько быстро мы обрабатываем договоры и акты?
• защищены ли наши данные при обмене с контрагентами?

Если хотя бы два ответа не радуют – цифровые инструменты явно пригодятся.

Цифровизация – это не про моду, а про удобство

Иногда термин «цифровизация» вызывает раздражение. Кажется, что это очередной тренд, который ничего не даёт. Но когда дело касается реального бизнеса – всё иначе. Цифровые решения не делают работу за человека. Они просто убирают рутину и снижают риски.

И самое главное – они не стоят миллионы. Не требуют армии программистов. Их можно начать использовать постепенно, без революций. Сегодня – перевести в цифру документы. Завтра – доверенности. Через месяц – подключить API и убрать дублирование в работе.

Как-то увидел у коллег в отделе табличку: «Не трогай бумагу – она нервничает». Сначала посмеялся. А потом понял – и правда, бумага создаёт суету. Цифра – спокойнее.

Нельзя сказать, что без этих решений бизнес не выживет. Но жить ему станет проще. Быстрее. И, честно говоря, спокойнее.