Плюсы и минусы удаленки для работодателя: актуальный комментарий юриста
Юрист по трудовым правам Юлия Холодионова рассказывает о том, какие изменения в жизнь внес 2020 год.
2020 год внес ряд изменений в трудовую жизнь: появились новые понятия, которые в настоящее время закреплены в ТК РФ. Удаленка-дистанционка уже стала реальностью как для работников, так и для работодателей. Однако вопросов много: что это за форма труда, как перевести или перейти на удаленку, как ее оплачивать, как уволить сотрудника, который находится не в офисе. Разберемся по порядку.
Особенности регулирования труда дистанционных работников предусмотрены в Основном трудовом законе страны. В гл. 49.1 ТК РФ с 1 января 2021 года будут установлены две формы привлечения к труду дистанционных сотрудников (в зависимости от сроков):
- Постоянная дистанционная работа, которая предполагает, что сотрудник будет находиться вдали от работодателя в течение действия трудового договора.
- Временная чрезвычайная дистанционная работа, временная дистанционная работа с несколькими условиями.
В соответствии с ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ выполнение работником трудовой функции дистанционно на постоянной основе либо временно может предусматриваться трудовым договором или дополнительным соглашением. Таким образом, с человеком можно заключить сразу трудовой договор о дистанционной работе или в дополнение к существующему трудовому договору соглашение о переходе на удаленку. Важно: именно о переходе, а не переводе, так как в действующем ТК РФ есть перечень случаев, когда можно оформить перевод (временный или постоянный). Временная дистанционная работа к таким случаям не относится, не допускайте ошибок.
Временная чрезвычайная дистанционная работа. Для применения этой правовой конструкции необходимо, чтобы в соответствии с ч. 1 ст. 312.9 ТК РФ было объявлено о катастрофе природного или техногенного характера, эпидемии. Такая правовая конструкция позволяет начальству перенаправить рабочие силы на выполнение трудовых обязанностей не из офиса, а из дома, чтобы не нарушать установленные органами исполнительной власти или субъекта федерации противоэпидемические требования.
Временная дистанционная работа с несколькими условиями. Во-первых, срок введения такой работы составляет до шести месяцев. Следовательно, при заключении трудового договора начальнику необходимо проговорить, что работа осуществляется вне офиса, или, как вариант, предложить заключить дополнительное соглашение к уже имеющемуся трудовому договору о том, что в течение этого срока находиться в офисе не нужно. Кстати, это может понравиться и работнику: отсутствие в офисе уже не будет прогулом. Если же нагрянут контролирующие органы, то работодателю не придется отчитываться о том, почему работник находится в офисе, хотя должен трудиться из дома. Во-вторых, перед введением такого формата работодателю необходимо рассортировать сотрудников на тех, кто может трудиться в офисе, и тех, кто работает из дома. К тому же, если в организации есть те, кому за 65 лет, то их нужно направить на самоизоляцию (оплачиваемый больничный лист). В-третьих, определив, кто из сотрудников остается в офисе, в обязанность работодателя будет входить их обеспечение средствами индивидуальной защиты (СИЗ): перчатки и маски (запас должен быть на 15 дней). Кроме того, в организации необходимо вести журналы: входящей термометрии, выдачи СИЗ и их утилизации (кстати, на смену в восемь часов работнику нужно выдать четыре маски). Возможно, именно этот факт влияет на решение перевести сотрудников на удаленку.
Среди условий новой временной удаленной работы появляются требования о периодическом чередовании работы (из дома и офиса). Что может создавать проблемы в таком формате? В первую очередь способы коммуникации. Если раньше можно было направить работнику документ обычной почтой, то в настоящее время коммуникация может осуществляться с помощью электронной подписи (УКЭП, УНЭП) при заключении трудовых, ученических договоров, договоров о материальной ответственности, а также при внесении изменений в них. При ознакомлении с документами (приказами и локальными нормативными актами), при подаче заявлений и при направлении отчетов о выполненной работе может применяться электронная подпись (УКЭП, УНЭП, ПЭП) или иной способ. Ст. 312.3 ТК РФ указывает, что иной способ взаимодействия должен быть предусмотрен коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором или доп. соглашением к трудовому договору, например, корпоративная электронная почта, корпоративные платформы для общения, реже — обычная почта.
Без вреда для процесса труда может быть организована временная дистанционная работа, которую можно выполнять из дома. Это работа отдела кадров, бухгалтерии, юристов и т. д. Однако необходимо, чтобы у сотрудников были ресурсы для выполнения обязанностей, к которым относится оргтехника и канцелярия. Забота об этом, как и оплата трафика Интернета, возлагается на работодателя. Важно при этом проговорить время выхода на связь, чтобы иметь полное представление о порядке выполнения работниками своих обязанностей. Если сотрудники общаются в мессенджере, то это также необходимо прописать в локальных актах и закрепить правила такой коммуникации, в том числе в трудовом договоре.
Обратим внимание и на те условия, которые должны быть указаны в трудовом договоре или доп. соглашении. Во-первых, в тексте такого двустороннего соглашения должно быть прописано, что работа выполняется дистанционно. Во-вторых, указано место работы. В-третьих, способы коммуникации. Например, указание адреса электронной почты и адреса, по которым работник будет получать документы. В-четвертых, как и с помощью чего будет осуществляться взаимодействие с сотрудником — с помощью электронной подписи или иной формы взаимодействия. В-пятых, если трудовая функция работника предполагает сдачу результатов его труда, то нужно установить порядок и сроки их предоставления. В-шестых, время, режим труда, а также способ получения информации от работодателя, способ и сроки реагирования на запросы (например, время ожидания ответа на вопрос в мессенджере, время пребывания в Сети и т. д.). В-седьмых, как будут возмещаться расходы работника и как их доказать. В-восьмых, порядок посещения офиса по инициативе работника или по запросу работодателя (считать это командировкой или нет).
Что делать, если работодатель нарушает условия труда и не дает возможности трудиться удаленно? Ответ на этот вопрос связан с характером труда. Не все могут перейти на удаленку. Дистанционный формат не подходит врачам-стоматологам, водопроводчикам или продавцам в продуктовом магазине. Однако в случаях, когда специфика работы не позволяет осуществить переход к временному дистанционному труду, на работодателя возлагается обязанность по оплате времени простоя по независящим обстоятельствам (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).
Можно ли попросить об удаленной работе? Теоретически можно согласовать комбинированную занятость с днями пребывания в офисе и дома. Но это должны быть исключительные случаи, а не основные. А можно ли остаться на удаленке, когда все остальные работники уже вышли в офис? Тоже теоретически можно, но выгодно ли это работодателю? Отнюдь нет. В таком случае сотрудник, отказавшийся выйти на работу, может считаться совершившим дисциплинарный проступок в виде прогула, а прогул, как известно, даже однократный, но зафиксированный, может быть основанием для увольнения. Среди дополнительных оснований для увольнения могут быть случаи, когда работник без уважительной причины не выходит на связь более двух рабочих дней подряд. То есть, если о нем неизвестно весь день, например, пятницы, то вторым днем его отсутствия (невыхода на связь) будет следующий рабочий день: при пятидневной рабочей неделе — понедельник, при шестидневной — суббота. Еще одним основанием для увольнения будет изменение работником места выполнения трудовой функции, так что под пальмами с ноутбуком — это уж вряд ли.
Работодатель должен знать обо всех тонкостях перехода на дистанционную работу — постоянную или временную, — чтобы избежать конфликта и защитить свои интересы.