Как провести тендер и не ошибиться в выборе подрядчика

В строительстве выбор поставщиков –– один из ключевых этапов реализации проекта. Чтобы найти надежного партнера, проводят тендеры. О том, как провести конкурс и получить максимально выгодное предложение «Стройгазете» рассказал коммерческий директор компании «Альфа Констракт» Олег Каржавин.

Шаг 1. Конкурс Сначала каждый участник конкурса должен пройти аккредитацию: соответствие заявки требованиям площадки и закона. Обычно в этот список входит: пакет юридического лица (устав, учредительский договор, ИНН и ОГРН, выписка из ЕГРЮЛ); отчеты о прибыли и убытках, налоговые выписки за квартал и за год; коммерческое предложение (техническое задание, характеристики объекта), в котором прописывают сроки выполнения работ, порядок оплаты и стоимость проекта; подтверждение квалификации (кейсы, копии подписанных контрактов), для государственных организаций дополнительно высылают акты выполнения работ, количество контрактов и их средняя стоимость, справка об отсутствии задолженностей. Некоторые организаторы пропускают этот пункт, и зря. Почему –– расскажем дальше. Шаг 2. Выбор подрядчика Организаторы предварительно устанавливают сроки подачи и рассмотрения заявки. Они также определяют критерии, по которым будет выбран участник. По цене Заказчик проводит торги на понижение –– редукцион. В конкурсе побеждает заявка с самым дешевым предложением. Возникает основная для организатора проблема –– ценовой демпинг. Претенденты могут намеренно занижать стоимость услуг, чтобы выиграть. Для участия в торгах на понижение предварительной аккредитации не требуется. Так в списки попадают компании с небольшим опытом на рынке или совсем без него. После подачи ценовых предложений почти невозможно провести аккредитацию и убедиться в компетентности участника. Молодые компании с небольшим портфолио не могут грамотно рассчитать объем задач. Цены на их услуги получаются ниже, чем у крупных игроков. Сначала это кажется преимуществом, но позже становится проблемой. Прямо на стройке может выясниться, что не все расходы были учтены изначально –– бюджет придется расширить, а сроки выполнения работ –– увеличить. По опыту подрядчика Государственные организации отбирают участников по соотношению: 50% –– ценовое предложение, 50% –– опыт компании на рынке, ее производственные мощности и трудовые ресурсы. Чтобы подтвердить компетентность, участники добавляют к пакету документов лицензии на проектирование, строительство и инженерные изыскания. Это повышает шансы на победу. Получать разрешение придется и на строительства в зоне объектов культурного наследия. Работать там разрешено только с целью сохранения исторической или природной среды. Застройщики обязаны предъявить Министерству культуры и МЧС лицензии на монтаж, техобслуживание и ремонт системы пожарной безопасности. Риск ценового демпинга при таком подходе минимален. Ориентируясь на уровень квалификации, а не на стоимость услуг участника, вы повышаете шанс заключить сделку с надежным подрядчиком. По схеме design&build Разработка проекта, строительство и инженерное оснащение по схеме design&build реализует одна компания. Работы ведутся параллельно –– это снижает сроки и стоимость проекта. В штабе у такого подрядчика должны быть специалисты разного профиля: от проектирования и строительства до контроля и управления. На этапе проведения конкурса в распоряжении участников только схема планировки помещений и предварительное ТЗ. Для оформления коммерческих предложений этих данных недостаточно, поэтому в ценах претендентов возникают различия. По схеме «одного окна» заказчик общается только с одним контрагентом. Если компания работает не по своему профилю, организатору тендера придется напрямую контролировать процесс и привлекать сторонних подрядчиков, а это не соответствует схеме desigh&build. Шаг 3. Проектирование Заранее подготовьте проект и ведомость объема работ. При отсутствии документов часть конкурсантов сформирует смету некорректно. Цена их предложений будет сильно разниться. Другие компании вовсе откажутся от участия –– количество потенциальных подрядчиков снизится на 80%. Техническое задание должно включать детали: о предмете закупки, количестве товара, сроках поставки, наименовании, габаритах и упаковке. Представим ситуацию: один участник внес пожарную сигнализацию в смету, а другой — нет. Стоимость работ второго претендента будет намного ниже, но в ходе строительства бюджет придется расширить. Четко пропишите ТЗ, чтобы увеличить количество заявок до 90%. Так вы отфильтруете предложения с искусственно заниженными ценами и найдете подходящего подрядчика. Шаг 4. Строительство Сроки строительства зависят от вида объекта: Офисное помещение. Компания предварительно разрабатывает дизайн-проект, чтобы не использовать шаблонные решения в интерьере. Проект готовят с нуля –– это занимает от 1,5 до 3 месяцев. Стройка офиса длится 4-6 месяцев. На сроки влияют объем работ и другие характеристики объекта. Коммерческое помещение. Разработка проекта длится примерно 3 месяца. Для розничных точек сроки сокращаются вдвое –– до полутора месяцев. С готовыми дизайнерскими решениями процесс занимает от 2 до 4 недель. Сроки строительства коммерческих помещений –– около 6 месяцев. Новое здание. Сначала подрядчик 2 месяца разрабатывает инженерные чертежи. Затем проект около месяца проходит экспертизу: государственную или частную. Члены комиссии проверяют строение конструкций, пожарные нормы, а также системы электроснабжения и кондиционирования. Далее подрядчик 3 месяца готовит запрашиваемый пакет документов. Последний шаг –– строительство, которое длится от 2 до 3 месяцев. Как получить надежное предложение Аккредитация компаний позволяет получить оптимальное предложение по цене. Отбирать претендентов следует по критериям: портфолио, опыт работы на рынке, отзывы клиентов и наличие лицензий. Стоимость услуг можно пока не рассматривать. Как только вы отобрали 5-10 подходящих участников –– проведите торги. Так можно отсеять неопытных подрядчиков и избежать переплат. Не все компании работают в своем ценовом сегменте. Производственные мощности опытных подрядчиков могут простаивать, и они специально занижают расценки на услуги. Так, может поступить предложение от крупного поставщика на рынке за меньшую стоимость. Такая компания точно реализует контракт, поэтому риск получится хеджировать. Выбирайте претендента, который точно исполнит контракт. Если крупный подрядчик не заинтересован в строительстве объекта, он потребует максимальную цену. Компания с небольшим опытом, наоборот, пойдет навстречу и предложит оптимальную стоимость. Опыт компании не всегда имеет значение при реализации проекта.