5 советов по проведению виртуальных событий

В период карантина многие компании задумались о переносе офлайн-мероприятий в онлайн-формат. Если вы в их числе, давайте рассмотрим 5 советов по проведению виртуальных событий.

Перевод статьи подготовила Мария Чупахина, агентство «Интериум».

Ни одно событие, которое проходит виртуально или реально, не является идеальным. В соответствии со своим опытом мы выделили 5 вещей, которые помогут сделать мероприятие максимально эффективным.

1. Будьте адвокатом для своих спикеров

При расстановке приоритетов, важно не забывать о спикерах. Они тратят своё время и свою энергию, чтобы поддержать ваше мероприятие. Поддержание коммуникации со спикерами – правило номер один. Если у вас нет каких-то ответов, скажите им об этом. Если всё идет своим чередом, то они также должны знать об этом. Кроме этого, будьте таким защитником своих спикеров, которого они ожидают видеть в вашем лице.

https://www.avfx.com/virtual-event-introduction/

2. Нельзя иметь только внешних спикеров

Ваши клиенты – это голос вашей компании. Когда у вас есть клиенты, которые имеют право голоса в вашем проекте, это очень ценно: они могут сразу же высказать одобрение платформе, предложениям и бренду в целом.

3. Старайтесь подать суть проекта как можно ярче и короче

Если вы хотите, чтобы контент, на который вы потратили многие недели разработки, запомнили, сделайте его понятным и «легкоусвояемым». Не нужно тратить 45 минут на выступление, когда его можно подать за 9-15 минут. Уберите всю лишнюю информацию и приступайте к сути вашей презентации.

https://www.youtube.com/watch?v=53w99alpCeg

4. Не забывайте о возможных технических неполадках на хост-платформе.

Как контент-менеджеру важно изучить на какой платформе ваши спикеры проводят выступления. Это вполне понятно и ожидаемо, что более продвинутые в технологиях люди, остановят свой выбор на той платформе, которая лучше. Протестируйте демо-версию. Оцените качество продукта. Можно столкнуться с проблемой, когда скриншоты расплывчаты, а также с некоторыми сбоями при переключении презентации. Неприятных моментов можно избежать, если вы попросите примеры записей контента, который вы хотите создать.

5. Взвешивайте все "за" и "против" живой трансляции и записанной трансляции

Я прекрасно понимаю, что проведение мероприятия в прямом эфире очень заманчиво. Не делайте этого, пока не поймёте, что может случиться при проведении прямой трансляции.Что делать, если пропадёт интернет? Что делать, если возникнут проблемы со скоростью интернета? Как насчёт неисправностей платформы? Есть ли время для ответов на вопросы слушателей?Какой часовой пояс более удобен для ваших слушателей? Если нет, то как это может изменить ход мероприятия? Потратьте лишний день на то, чтобы выяснить, что может пойти не так.

Пока список не охватывает всех важных вещей, которые могут касаться умения пользоваться виртуальным контентом, – это только вершина айсберга. В конечном счете, если клиент при виде продукта вспоминает о вас посредством спикера и (или) участия в конференции, у вас уже получилось вполне достойное виртуальное мероприятие.