Еще несколько лет назад деятельность какой-либо компании сложно было представить без факсового устройства. Но технологии не стоят на месте, и со временем появилась возможность отправлять и получать факсы без факсимильной техники. Теперь не нужно тратить средства на покупку специального оборудования, а можно использовать виртуальный факс «1АТС», «Mango Office», «Zadarma» или другого провайдера облачной IP-телефонии. На сегодняшний день данная технология является одной из востребованных на рынке услуг IP-телефонии. Виртуальный факс обеспечивает высокий уровень защиты корпоративной информации, позволяет оперативно обмениваться ею, способствует быстрому электронному документообороту, получать. По факту, это виртуальный телефонный номер выделенный для отправки и получения факсов с их последующей переадресацией на электронную почту. Происходит все посредством сети Интернет. Данный сервис работает по протоколу FoIP - Fax over IP. Он позволяет отправлять и получать факсимильные сообщения по e-mail с помощью ноутбука, ПК или смартфона, используя имеющийся телефонный номер факса. Протокол FoIP преобразует традиционный факс в цифровой вид. После чего, сформированный файл отправляется как вложение по электронной почте, а отправитель получает уведомление об успешной доставке. Получатель может сохранить документ в цифровом формате. Такой подход позволяет свести к минимуму присутствие человека, а использование отдельной телефонной линии сводит на ноль вероятность того, что линия будет занята. Как отправлять и получать факсы по e-mail Для отправки факсимильного сообщения через электронную почту нужно подключиться к 1АТС или другому провайдеру, который предоставляет услуги отправки факса через интернет. Такой подход позволяет не только отправлять и получать факсы по e-mail, но и открывает другие возможности виртуальной АТС. Осуществление операции и настройки у разных операторов могут отличаться, но общий принцип выглядит так: Для отправки одного факсимильного сообщения из личного кабинета ВАТС, нужно выбрать соответствующий пункт меню. После найти кнопку создания нового факса. В открывшемся окне ввести номер телефона, SIP-аккаунт или электронную почту, на который нужно отправить факс. Здесь можно выбрать время отправки. Выбрать файл для отправки. Как правило поддерживаются форматы doc, docx, xls, xlsx, pdf, txt, rtf, ppt, pptx, bmp, jpg, jpeg, gif, tiff, png. В поле «Отправитель» есть возможность указать заголовок факса (номер телефона отправителя, название компании, прочее). Нажать кнопку «Отправить факс». Также может быть возможность создать рассылку. Если к облачной АТС подключено несколько телефонных номеров, то факс будет отправлен с номера, который установлен у отправляющего факсимильное сообщение сотрудника в качестве номера для исходящих звонков. Чтобы отправить факсимильные сообщения непосредственно с электронного почтового ящика, нужно выполнить следующие действия: Открыть форму для создания сообщения электронной почты в своем почтовом аккаунте. Указать номер факса получателя в соответствующей графе. Это может быть номер из нескольких цифр без пробелов и других символов, разделяющих цифры. После номера получателя добавить "@". После "@" указать домен факс-сервиса формата yourfaxservice.com или SIP-аккаунт облачной АТС. Прикрепить нужный файл для отправки. Нажать «Отправить». Отправляя факсимильные файлы через сеть Интернет на электронный почтовый ящик, в личном кабинете профиля создается резервная его копия, что позволяет не беспокоиться о сохранности важных документов. Чтобы получить факсимильное сообщение на e-mail, тоже не требуется особых усилий. Как правило, провайдеры IP-телефонии предлагают принимать факсы несколькими способами: прием во время телефонного разговора; автоматическое распознавание и прием факсимильных сообщений; через пункт для приема факсов в IVR-меню; прием на электронную почту. Для последнего, чтобы принимать факс на e-mail, в соответствующей вкладке нужно выбрать такую возможность (как правило, установка «флажка», «галочки»). В таком случае, факс будет переадресовываться на электронный адрес сотрудника, указанный в его профиле. Приобретение и установка факсимильного устройства, его обслуживание требуют дополнительных расходов. Ко всему прочему, сотрудникам компании приходится ожидать своей очереди, чтобы получить свой документ. Виртуальный же факс - это незаменимое решение данной проблемы: простота подключения и удобство в использовании; экономия на покупке дополнительной оргтехники и ее обслуживании; ведение документооборота в электронном виде; залог конфиденциальности информации; возможность отправлять и получать файлы на e-mail за пределами офиса с помощью планшета, смартфона, ПК или ноутбука. Сервис дает возможность обмена факсимильными сообщениями с людьми, компаниями любых регионов, выходить на международные арены и двигаться в ногу с современными технологиями, быть впереди конкурентов.
