Готовим отель к открытию

Открытие отеля – масштабный и сложный процесс, подготовка к которому занимает немало времени. Здесь ошибок быть не должно, и каждый вопрос, касающийся запуска проекта, рассматривается детально. Елена Лысенкова, генеральный директор компании Hospitality In.Comm. в рамках своего выступления на форуме «Искусство гостеприимства» дала точную рекомендацию подготовки гостиницы к открытию. «С разных сторон мы смотрим на реализацию гостиничного проекта. Нам необходимо, чтобы наша гостиница отличалась от любого другого объекта, находящегося неподалеку. Сейчас можно отметить, что создается большое количество проектов, созданных профессионалами гостиничной индустрии. Становится меньше гостиниц, которые просто воссоздаются по хорошему дизайну».

Формирование команды также являются ключевым фактором. Каждым направлением должен заниматься специалист. К примеру, если у вас есть спа-направление, то им должен заниматься специалист. Команда формируется, дополняется новыми специалистами и партнерами. В каждом проекте имеется момент, который «всплывает» в последнюю очередь, и требуется решать задачу четко и профессионально. В итоге такая неточность может полностью изменить проект, заставить пересмотреть его. Всеобщая идея будет изменена. Приведу пример: проводилось совещание, в ходе которого выяснилось, что рядом стоящее здание будет намного выше, в итоге гостиница полностью теряет вид, теряется воздух и расстояние. В итоге, необходимо переделывать всю свою работу, пересматривать решения. Всегда нужно смотреть и искать, откуда могут прийти подобные вопросы.

Жизненные этапы проекта. Существует несколько этапов, начиная с проработки финансовой модели, строительства, отделки, оснащения, и заканчивая открытием, подготовкой операционного старта. Мы также должны пройти этапы согласования: существует инвестиционный контроль, который ведется всегда.
Запуск отеля – это привлечение ключевых сотрудников, осуществление закупок с учетом будущей профессиональной деятельности, обучение персонала, период перед открытием. Здесь присоединяется генеральный менеджер, финансист, «продажник», инженер для того, чтобы готовить гостиничную инфраструктуру к открытию. Расходы на продвижение отеля также учитываются – необходимо начинать работу по привлечению гостей, чтобы в день открытия эти самые гости уже были.
Реклама и старт продаж, IT-системы, коммуникационные и телевизионные системы в гостиницах: необходимо продумать, будет ли это конкурентным преимуществом, вы хотите быть уникальными или, наоборот, не использовать дополнительных «фишек». Все это необходимо продумать заранее и заложить в гостиничный бюджет.
Техническое обслуживание – момент очень сложный, здесь рекомендуется передача инженеру инженерной структуры здания, операционные составляющие. Надо, чтобы ничего не порвалось и все работало. Переход этой зоны ответственности должен быть очень ровным.
Учетные системы и бухгалтерия. Все финансовые структуры и движения денежных средств, взаимодействие с банками налаживается. Необходимо также наладить все системы отчетности. Операционно-управленческая отчетность, бухгалтерская – продумать надо, как вы будете реализовывать идею, и в каком формате.

Следующий подготовительный момент – это организация хозяйственной работы, ценообразование и позиционирование, получение лицензии и документации по построенному объекту, штатное расписание и наем всех остальных сотрудников. Обращается внимание на различные щекотливые моменты: оформление сотрудников, организация аутсорсинга, работы прачечной (если это необходимо). Все, что было заложено в концепцию, это необходимо просмотреть еще до момента открытия отеля.

Финансовая модель, созданная финансистами и консультантами проекта на самой начальной стадии должна утверждаться с внесением учетных данных. Точные данные вносятся и для того, чтобы корректировать ситуацию, инспектировать инспекционные расходы. Иногда строительство объекта растягивается на 3-5 лет – необходимо, чтобы «якорные» составляющие концепции отеля не потерялись со временем и не забылись».