Об авторе: Валентина Артамонова - заместитель губернатора Вологодскойобласти, начальник регионального департамента финансов.
Централизация непрофильных функций организаций сектора государственного управления – один из действенных механизмов повышения эффективности управления общественными финансами, а централизация функций ведения бюджетного учета и составления отчетности - одно из самых сложных и одновременно интересных направлений, позволяющее решить не только задачу снижения стоимости выполнения функций ведения учета и составления отчетности за счет сокращения численности государственных служащих, задействованных в их исполнении, но и значительно повысить качество и прозрачность учетных процессов, минимизировать нарушения в части ведения бухгалтерского учета и составления отчетности, выстроить эффективную систему управления возможными рисками.
Для достижения этих целей в Вологодской области реализуется проект по централизации бюджетного учета и отчетности в органах государственной власти и государственных учреждениях. Проект занял
второе место в номинации «IT в государственном и муниципальном управлении» всероссийского конкурса проектов региональной и муниципальной информатизации «
ПРОФ-IT.2017», прошедшего в сентябре в Ярославле.
В 2014 году по поручению губернатора области для изучения и применения вопросов централизации учета и отчетности в департаменте финансов области создана рабочая группа, которая провела подробный анализ работы бухгалтерских служб органов власти и государственных учреждений по функциональному, кадровому составу, проанализировала используемые программные продукты, затраты на содержание бухгалтерских служб и информационных систем.
Задачи проекта по централизации учетных функций – повышение качества ведения учета и составления отчетности за счет унификации и стандартизации учетных процессов, сокращение затрат на ведение учета, повышение скорости выполнения учетных функций, формализация документооборота.
Организациям государственного сектора предоставляется возможность перевода всех сфер деятельности на электронный юридически значимый документооборот с полной автоматизацией работы кадровых и контрактных служб, материального учета.
Согласно утвержденной правительством области «дорожной карте», централизация учетных функций органов власти и государственных учреждений реализуется поэтапно: первый этап (II полугодие 2015 года - 2016 год) - передача полномочий по ведению учета и составлению отчетности в органах государственной власти и казенных учреждениях, второй этап (2017-2018 годы) - централизация учета в бюджетных и автономных учреждениях.
С 1 июня 2015 года дан старт практической реализации первого этапа проекта: передача учетных функций от органов исполнительной государственной власти в Центр бухгалтерского учета, созданный на базе ГКУ «Областное казначейство», которое с 2000 года осуществляет учет операций по исполнению областного бюджета, операций со средствами государственных учреждений с использованием одноплатформной информационной системы АС «Бюджет».
«Пилотными» органами власти для отработки механизма взаимодействия выступили три органа власти – департамент финансов области, департамент строительства области и комитет информационных технологий и телекоммуникаций области.
Также с 2016 года для передачи учетных функций государственных учреждений созданы отраслевые центры учета в наиболее крупных отраслях – образовании, здравоохранении, культуре и социальной политике.
Для осуществления непосредственной передачи учетных функций на централизованное обслуживание подготовлена методологическая основа, разработаны нормативные, организационно-распорядительные документы для всех участников процесса, включая типовое соглашение, которым регулируются вопросы взаимодействия при передаче учетных функций. В соглашении закреплены вопросы распределения функций и обязанностей при осуществлении учета операций, права использования электронной подписи, график документооборота, форма реестра при передаче документов на бумажном носителе и перечень отчетности, формируемой Центром бухгалтерского учета.
При заключении соглашений с конкретными организациями, положения типового соглашения корректируются с учетом выполняемого функционала.
В соответствии с постановлением правительства области от 28 марта 2016 года №288, внедрена единая централизованная информационная система бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности.
Электронный документооборот в ЕЦИС позволяет контролировать исполнение распорядительных документов, оперативно создавать и обрабатывать документы, автоматически формировать отчеты.
Созданная информационная система учета обеспечивает взаимодействие с информационной системой сбора, консолидации и анализа бюджетной (бухгалтерской) отчетности Вологодской области, отчетности бюджетных и автономных учреждений (веб-консолидация), информационной системой планирования и исполнения бюджета Вологодской области (АС «Бюджет»), является частью создаваемого регионального электронного бюджета Вологодской области.
Информационная система обеспечивает выгрузку информации в ГИС ГМП, информационные системы налоговых органов, Пенсионного фонда Российской Федерации, ФСС, ИС Росстата, банковских кредитных организаций.
Согласно утвержденному правительством области положению о ЕЦИС, функциями администратора системы наделено бюджетное учреждение Вологодской области «Центр информационных технологий».
Оператором ЕЦИС является департамент финансов области, который организует ведение в ЕЦИС бюджетного учета в соответствии с требованиями законодательства, осуществляет методологическое обеспечение и разработку правовых актов в пределах своей компетенции.
Поставщиками информации в ЕЦИС являются органы исполнительной государственной власти области, государственные учреждения области, заключившие соглашения о передаче функции по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета и составлению отчетности в центр бухгалтерского учета.
Центры бухгалтерского учета осуществляют заключение с поставщиками информации соглашений о передаче функций по ведению учета и составлению отчетности; в отношении поставщиков информации, с которыми заключено соглашение, - ведение учета и составление отчетности.
Система имеет широкие функциональные возможности.
Помимо бюджетного учета и формирования отчетности система позволяет вести складской и кадровый учет, осуществлять планирование, позволяет контролировать исполнение электронных документов и вести статистику сроков их прохождения, протоколировать действия пользователей системы, предусматривает формирование архива электронных документов.
Взаимодействие в единой централизованной информационной системе осуществляется следующим образом.
В ЕЦИС службы поставщика информации по своей компетенции передают документы, являющиеся основанием для отражения в учете. Документы передаются в форме скан-образа или электронного документа с использованием электронной подписи, в соответствии с графиком документооборота. Время передачи информации для обработки в Центр бухгалтерского учета фиксируется непосредственно в системе. Сроки обработки документов сотрудниками центров бухгалтерского учета регламентированы условиями соглашения.
Для предоставления доступа пользователям к информационным ресурсам распорядительным актом учреждения, передающего учетные функции, определяются ответственные лица, наделенные правом использования электронной подписи при электронном документообороте, и утверждается матрица доступа пользователей к информационным ресурсам. При этом доступ к информации в программе строго разграничен по компетенции с целью обеспечения защиты информации, ограничения доступа к персональным данным.
Также обеспечивается доступ руководителя учреждения к функциональным возможностям системы, в связи с чем руководитель владеет в режиме онлайн всей необходимой для выполнения своего функционала информацией.
Для обеспечения защищенного взаимодействия в центрах бухгалтерского учета, органах власти и государственных учреждениях организованы рабочие места с установкой средств криптографической защиты информации VipNet Client.
Согласно «дорожной карте», завершение проекта предусмотрено в 2018 году.
При этом в развитии проекта предусмотрена интеграция ЕЦИС с региональным сегментом "Электронного бюджета» и с федеральной Единой информационной системой управления кадровым составом государственной гражданской службы РФ.
В целом от реализации проекта по централизации учета и отчетности за 2015-2018 годы ожидается отложенный бюджетный эффект в сумме более 300 миллионов рублей, сокращение численности бухгалтерских работников на 853 единицы, из них 117 государственных гражданских служащих.
Но основной эффект от проекта - это повышение качества ведения бухгалтерского (бюджетного) учета.
Использование электронного документооборота в единой информационной системе посредством удаленных рабочих мест позволяет учреждениям оперативно направлять в центры бухгалтерского учета для организации учета первичные документы с электронной подписью. Однократность ввода в систему информации позволила снизить трудозатраты и повысить производительность труда специалистов бухгалтерского учета и сократить численность работников бухгалтерских служб. Централизация учета позволила усилить внутренний контроль финансово-хозяйственной деятельности органов власти и учреждений, повысить качество ведения бюджетного учета и составления достоверной отчетности.
Инновационность единой централизованной информационной системы бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности Вологодской области признана министерством финансов Российской Федерации и финансистами регионов эффективной моделью организации бюджетного учета.
Задачи проекта по централизации учетных функций – повышение качества ведения учета и составления отчетности за счет унификации и стандартизации учетных процессов, сокращение затрат на ведение учета, повышение скорости выполнения учетных функций, формализация документооборота.
Организациям государственного сектора предоставляется возможность перевода всех сфер деятельности на электронный юридически значимый документооборот с полной автоматизацией работы кадровых и контрактных служб, материального учета.
Согласно утвержденной правительством области «дорожной карте», централизация учетных функций органов власти и государственных учреждений реализуется поэтапно: первый этап (II полугодие 2015 года - 2016 год) - передача полномочий по ведению учета и составлению отчетности в органах государственной власти и казенных учреждениях, второй этап (2017-2018 годы) - централизация учета в бюджетных и автономных учреждениях.
С 1 июня 2015 года дан старт практической реализации первого этапа проекта: передача учетных функций от органов исполнительной государственной власти в Центр бухгалтерского учета, созданный на базе ГКУ «Областное казначейство», которое с 2000 года осуществляет учет операций по исполнению областного бюджета, операций со средствами государственных учреждений с использованием одноплатформной информационной системы АС «Бюджет».
«Пилотными» органами власти для отработки механизма взаимодействия выступили три органа власти – департамент финансов области, департамент строительства области и комитет информационных технологий и телекоммуникаций области.
Также с 2016 года для передачи учетных функций государственных учреждений созданы отраслевые центры учета в наиболее крупных отраслях – образовании, здравоохранении, культуре и социальной политике.
Для осуществления непосредственной передачи учетных функций на централизованное обслуживание подготовлена методологическая основа, разработаны нормативные, организационно-распорядительные документы для всех участников процесса, включая типовое соглашение, которым регулируются вопросы взаимодействия при передаче учетных функций. В соглашении закреплены вопросы распределения функций и обязанностей при осуществлении учета операций, права использования электронной подписи, график документооборота, форма реестра при передаче документов на бумажном носителе и перечень отчетности, формируемой Центром бухгалтерского учета.
При заключении соглашений с конкретными организациями, положения типового соглашения корректируются с учетом выполняемого функционала.
В соответствии с постановлением правительства области от 28 марта 2016 года №288, внедрена единая централизованная информационная система бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности.
Электронный документооборот в ЕЦИС позволяет контролировать исполнение распорядительных документов, оперативно создавать и обрабатывать документы, автоматически формировать отчеты.
Созданная информационная система учета обеспечивает взаимодействие с информационной системой сбора, консолидации и анализа бюджетной (бухгалтерской) отчетности Вологодской области, отчетности бюджетных и автономных учреждений (веб-консолидация), информационной системой планирования и исполнения бюджета Вологодской области (АС «Бюджет»), является частью создаваемого регионального электронного бюджета Вологодской области.
Информационная система обеспечивает выгрузку информации в ГИС ГМП, информационные системы налоговых органов, Пенсионного фонда Российской Федерации, ФСС, ИС Росстата, банковских кредитных организаций.
Согласно утвержденному правительством области положению о ЕЦИС, функциями администратора системы наделено бюджетное учреждение Вологодской области «Центр информационных технологий».
Оператором ЕЦИС является департамент финансов области, который организует ведение в ЕЦИС бюджетного учета в соответствии с требованиями законодательства, осуществляет методологическое обеспечение и разработку правовых актов в пределах своей компетенции.
Поставщиками информации в ЕЦИС являются органы исполнительной государственной власти области, государственные учреждения области, заключившие соглашения о передаче функции по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета и составлению отчетности в центр бухгалтерского учета.
Центры бухгалтерского учета осуществляют заключение с поставщиками информации соглашений о передаче функций по ведению учета и составлению отчетности; в отношении поставщиков информации, с которыми заключено соглашение, - ведение учета и составление отчетности.
Система имеет широкие функциональные возможности.
Помимо бюджетного учета и формирования отчетности система позволяет вести складской и кадровый учет, осуществлять планирование, позволяет контролировать исполнение электронных документов и вести статистику сроков их прохождения, протоколировать действия пользователей системы, предусматривает формирование архива электронных документов.
Взаимодействие в единой централизованной информационной системе осуществляется следующим образом.
В ЕЦИС службы поставщика информации по своей компетенции передают документы, являющиеся основанием для отражения в учете. Документы передаются в форме скан-образа или электронного документа с использованием электронной подписи, в соответствии с графиком документооборота. Время передачи информации для обработки в Центр бухгалтерского учета фиксируется непосредственно в системе. Сроки обработки документов сотрудниками центров бухгалтерского учета регламентированы условиями соглашения.
Для предоставления доступа пользователям к информационным ресурсам распорядительным актом учреждения, передающего учетные функции, определяются ответственные лица, наделенные правом использования электронной подписи при электронном документообороте, и утверждается матрица доступа пользователей к информационным ресурсам. При этом доступ к информации в программе строго разграничен по компетенции с целью обеспечения защиты информации, ограничения доступа к персональным данным.
Также обеспечивается доступ руководителя учреждения к функциональным возможностям системы, в связи с чем руководитель владеет в режиме онлайн всей необходимой для выполнения своего функционала информацией.
Для обеспечения защищенного взаимодействия в центрах бухгалтерского учета, органах власти и государственных учреждениях организованы рабочие места с установкой средств криптографической защиты информации VipNet Client.
Согласно «дорожной карте», завершение проекта предусмотрено в 2018 году.
При этом в развитии проекта предусмотрена интеграция ЕЦИС с региональным сегментом "Электронного бюджета» и с федеральной Единой информационной системой управления кадровым составом государственной гражданской службы РФ.
В целом от реализации проекта по централизации учета и отчетности за 2015-2018 годы ожидается отложенный бюджетный эффект в сумме более 300 миллионов рублей, сокращение численности бухгалтерских работников на 853 единицы, из них 117 государственных гражданских служащих.
Но основной эффект от проекта - это повышение качества ведения бухгалтерского (бюджетного) учета.
Использование электронного документооборота в единой информационной системе посредством удаленных рабочих мест позволяет учреждениям оперативно направлять в центры бухгалтерского учета для организации учета первичные документы с электронной подписью. Однократность ввода в систему информации позволила снизить трудозатраты и повысить производительность труда специалистов бухгалтерского учета и сократить численность работников бухгалтерских служб. Централизация учета позволила усилить внутренний контроль финансово-хозяйственной деятельности органов власти и учреждений, повысить качество ведения бюджетного учета и составления достоверной отчетности.
Инновационность единой централизованной информационной системы бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности Вологодской области признана министерством финансов Российской Федерации и финансистами регионов эффективной моделью организации бюджетного учета.