Un salto cualitativo en el control tributario: TicketBai

Las tres administraciones forales y el Gobierno Vasco han desarrollado TicketBai, un proyecto que define una serie de obligaciones legales y técnicas a cualquier autónomo o compañía que desarrolle una actividad económica en este territorio.

Esta iniciativa representa un avance enorme en cuanto al control de la economía sumergida, ya que se basa en la obligatoriedad de identificar, firmar y transmitir directamente a la administración toda la facturación por parte de los propios sistemas de gestión de las empresas.

¿Cómo funciona TicketBai?

Todas las empresas que operen en el País Vasco deberán disponer de un software de facturación registrado, llamado “software garante”. Estos deben cumplir una serie de requisitos técnicos del software TicketBai, garantizando la inviolabilidad y trazabilidad de la facturación emitida.

Generación de ficheros firmados

Las aplicaciones deben generar un fichero TicketBai con el contenido de la factura en formato estándar XML (diseñado para intercambio de información entre ordenadores). Este fichero debe firmarse con un certificado digital, asegurando que el contenido no se pueda modificar.

La emisión y firma de dicho fichero debe ser realizada, de acuerdo con la normativa, antes de imprimir o generar la factura o ticket correspondiente.

Encadenamiento de ficheros

Una de las características más novedosas de este sistema es la obligatoriedad de qué cada de fichero TicketBai haga referencia y mantenga información del fichero anterior (documento, fecha, y parte de la firma). 

Como parte de este mecanismo de trazabilidad, no se permite que un fichero ya firmado se modifique, ni siquiera para subsanar errores. Cualquier corrección deberá transmitirse a la administración mediante los procedimientos oportunos de subsanación de errores y emisión de facturas rectificativas.

Este mecanismo hace casi imposible que se pueda modificar, añadir o quitar alguna factura o ticket sin que sea detectado por la Administración Tributaria.

Imagen de factura con identificador y QR

Cada factura o ticket que se emita debe llevar en un lugar visible un identificador único, el cual será conocido como identificador TBAI, formado por un conjunto de números y letras del documento y un código QR, que permite la consulta instantánea de su contenido.

La generación de esta “representación visual” del documento es obligatoria, y no puede ser omitida, borrada o duplicada, ni siquiera en “modo prueba”.

Envío de ficheros Administración Tributaria

Cada fichero TicketBai firmado debe ser enviado de forma automática por el programa de facturación, de forma instantánea o lo antes posible, en función de requisitos técnicos y normativos.

En caso de no disponer de comunicación por internet, se debe acumular la información y transmitirla en cuanto se recupere la conexión.

El futuro de la factura electrónica

La factura electrónica tiene plena validez legal en España desde 2003, y es incluso obligatoria para facturar a las Administraciones Públicas a partir de 2015.

Algunas empresas de cierto tamaño exigen desde hace tiempo a sus proveedores la emisión de facturas electrónicas, por los ahorros de costes administrativos que esto supone.

Sin embargo, el grado de adopción de la factura electrónica ha sido relativamente bajo hasta ahora, y limitado siempre este tipo de circunstancias.

TicketBai supone un salto cualitativo, en la medida que hace extensiva la obligatoriedad de la facturación electrónica, con independencia del nivel de facturación y tamaño de la empresa o autónomo.

Esto puede suponer un coste a corto plazo para pequeños negocios que utilizaban hasta ahora programas de facturación antiguos o incluso balanzas o cajas registradoras sin posibilidad de proceso o conexión a internet.

También puede valorarse la oportunidad de digitalizar todo tipo de negocios de forma acelerada con las mejoras de competitividad que esto supone.

TicketBai, el proyecto piloto para todas las administraciones

Con independencia de la repercusión sobre las empresas, el proyecto TicketBai ha sido creado con el fin de dar un golpe enorme a la economía sumergida, que aunque no desaparecerá, tendrá muchas más dificultades para poder desarrollarse en los porcentajes altísimos de hoy día, como se ha conseguido con estos métodos en otros lugares de Europa.

Este objetivo es de tal magnitud, que, sin lugar a dudas, será seguido de inmediato por otras administraciones regionales e incluso a nivel nacional.

El proyecto TicketBai es así una experiencia piloto dentro de España, de la cual sacarán aciertos y errores para otras “Haciendas”.

Desde un punto de vista técnico no puede fracasar, ya que los requisitos exigidos pueden ser fácilmente cumplidos por cualquier sistema actual. Sin embargo, puede encontrarse con grandes dificultades de tipo social y económico en el ámbito de las micro pymes que frenen su implantación.

Software TicketBai, un software garante

La clave de todo el proyecto reside en el uso obligatorio de aplicaciones de facturación adaptadas a estos requisitos, conocido también como “software Garante”. Este software debe estar registrado en la Administración correspondiente y cumplir una normativa muy estricta que garantice los requisitos exigidos

PowerGest es una de las soluciones de gestión comercial más completas, presente en el mercado desde hace más de 30 años. Dispone de una versión especialmente adaptada a todos los requisitos del proyecto TicketBai.

Plazos de implantación

Dependiendo de cada territorio foral vasco, se han establecido unos plazos e incluso procedimientos diferentes:

Vizcaya

TicketBai ha sido integrado dentro de otro sistema más ambicioso, denominado Batuz, que permite llevar de forma electrónica los modelos 140 y 240 del registro de operaciones económicas. El periodo voluntario en Vizcaya se inicia el 1 de enero de 2022, con incentivos del 30% de los gastos necesarios para la implantación. Por su parte, el periodo obligatorio se ha retrasado hasta el 1 de enero de 2024.

Guipúzcoa​

En la provincia de Guipúzcoa​ el periodo voluntario inicia el 1 de enero de 202. Si la adopción voluntaria se realiza antes del 1 de noviembre de 2021, se podrá optar a una bonificación de los gastos de la implantación del 60%, en lugar del 30% previsto de forma general. El periodo obligatorio, en este caso, se inicia el 1 de enero de 2022, instaurando un calendario cada tres meses para cada sector de la actividad económica. Se comenzará por los profesionales tributarios el 1 de enero, otros profesionales el 1 de marzo, comercio minorista el 1 de mayo, construcción, servicios y transportes el 1 de octubre y 1 de diciembre para el resto.

Álava

En el tercer territorio foral, el periodo voluntario comenzará el 1 de enero de 2022. Si la adopción voluntaria se realiza antes del 1 de noviembre de 2021, se podrá optar a una bonificación de los gastos de la implantación del 60%, en lugar del 30% previsto de forma general. A su vez, el periodo obligatorio en Álava empieza el 1 de enero de 2022, implantando un calendario cada tres meses para cada sector de la actividad económica.