Порядок проведения логистического аудита
Ключевой принцип логистического аудита – продвижение от общего к частному. То есть от глобальных целей деятельности предприятия к причинам низкой эффективности, низкой производительности и упущенных возможностей. После проработки общих вопросов проводится детальное исследование функциональных областей логистики на предприятии.
В соответствии с ключевым принципом изучаются текущие стратегии предприятия, которые могут повлиять на организацию движения материальных потоков. Для этого анализируются корпоративная миссия, производственная, маркетинговая и закупочная стратегии предприятия. В результате проведения аудита создается база данных, которой можно воспользоваться для оценки деятельности логистической системы предприятия.
Для проведения логистического аудита создается команда, в которую включаются представители службы логистики и других функциональных подразделений предприятия (финансы и бухгалтерия, маркетинг и продажи, производство и закупки, информационная служба), а также сторонние эксперты. Для проведения внешнего аудита целесообразно привлечение студентов специализированных вузов. Различают предварительный, основной и заключительный этапы логистического аудита.
На предварительном этапе в течение 2–3 дней изучаются функциональные области снабжения, производства, сбыта или продажи. Затем в течение недели эксперты обрабатывают результаты исследований и готовят перечень функций логистики, подлежащих тщательной проверке. После этого формулируются вопросы для интервью, анкет и составляется перечень показателей, по которым будут оцениваться логистические функции.
Основной этап подразделяется на внутренний и внешний аудит.
Внутренний аудит начинается с интервью с высшим руководством предприятия. Затем аудит проводится в следующих направлениях.
Направление 1. Опрос представителей функциональных подразделений предприятия по вопросам, имеющим отношение к логистике (транспорт, склады, сбыт).
Направление 2. Работа с выборкой документов предприятия.
Направление 3. Сбор данных по договорам поставки для проведения статистического анализа закупок и продаж товаров.
В ходе проводимого внутреннего аудита используется система показателей, которые можно разделить на три группы.
Группа 1. Показатели обслуживания внутренних и внешних потребителей и оценка качества сервиса (время выполнения заказа, стабильность времени выполнения заказов, способность изменять характеристики заказов по запросам клиентов).
Группа 2. Показатели, связанные с затратами денег на выполнение логистических операций. При анализе затрат проводят оценку соотношения «затраты-выгоды», то есть выгоды, получаемые клиентами от реализации тех или иных решений на предприятии.
Группа 3. Показатели использования складских сооружений или собственного парка подвижного состава (коэффициент использования объема склада, коэффициент использования грузоподъемности транспортного средства).
Имея на руках результаты внутреннего аудита, команда может переходить к внешнему аудиту, в процессе которого изучаются ожидания и требования клиентов с целью определения оптимальных показателей работы предприятия, рассматриваются приемы, используемые конкурентами, а также оценивается уровень обслуживания потребителей материального потока.
Внешний аудит проводится в виде рассылки анкет, выборочных собеседований с представителями обслуживаемых предприятий, покупателями с разным объемом закупок или из разных географических мест. Типовые анкеты адаптируются под каждое предприятие. При этом опрашиваются обычно как руководители предприятия и отдельных подразделений, так и конкретные специалисты.
Результаты внешнего аудита позволяют сформулировать рекомендации для предприятия и указать на изменения, которые требуется произвести в действующей логистической системе.
Заключительный этап. После проведения основного этапа аудита подготавливаются следующие аналитические отчеты.
Отчет 1. Анализ номенклатуры запасов. Данные об ассортименте товаров или сырья, запасах по группам, категориям или позициям, оценка оборачиваемости номенклатурных позиций.
Отчет 2. Анализ движения материальных потоков на предприятии и вне предприятия. К примеру, детальное описание движения материального потока по складу и объем материальных потоков по каждой логистической операции в отдельности. На отрезках линии между зонами склада также указывается величина материального потока. Полученные результаты используются для определения оптимального числа грузчиков и внутрискладского транспорта.
Отчет 3. Ресурсооснащение. Классификация и описание погрузочно-разгрузочной техники для оценки существующей материально-технической базы предприятия.
Логистический аудит проводится с целью выяснения недостатков в логистической системе предприятия. После выявления «узких мест», как участков повышенного риска, разрабатываются рекомендации для исправления проблемной ситуации, которые могут быть использованы для дальнейшего совершенствования управления материальными потоками и повышения уровня обслуживания клиентов.