Барбара Шер и наука осуществления желаний. №5
Глава 5. Тайм-менеджмент, или
управление временем.
Если время утекает сквозь пальцы.
Итак, цели поставлены, задачи определены, вы рвётесь к осуществлению мечты – и даже, возможно, не одной, – но где взять время, чтобы всё успеть, всего достичь, а главное – делать что хочется и жить как хочется?
Как ни парадоксально, но существует такая закономерность: чем больше у вас дел, тем больше вы успеваете. Если у вас запланировано всего одно дело на день, скорее всего, оно и затянется на весь день. Вы будете тянуть время, зная, что спешить некуда, всё время на что-нибудь отвлекаться и в итоге потратите это время очень непродуктивно. А когда вас ожидает несколько дел, вы начинаете работать гораздо продуктивнее и времени хватает на всё!
В этой главе вы найдёте различные технологии, техники, методы и прикладные инструменты тайм-менеджмента, – искусства управления временем.
Начнём с простого упражнения, которое Барбара Шер предлагает для тех, кто только намеревается научиться управлять временем, а не тратить его.
Упражнение 1. Сколько времени утекает сквозь пальцы?
Выделите себе на выполнение этого упражнения строго ограниченный отрезок времени – 15 минут.
Возьмите ручку, бумагу и начертите таблицу, в которой будет три вертикальных столбца, разделённых на семь горизонтальных строк. Столбцы озаглавьте «Утро», «День», «Вечер», горизонтальные строки проименуйте в соответствии с названиями дней недели. Теперь вам нужно заполнить каждую строчку каждого столбца, кратко записав, на что была потрачена львиная доля времени в соответствующий период каждого дня одной недели вашей жизни.
Будьте честны, так как любое привирание – только вам во вред. Отбросьте страх – всё равно вашу таблицу никто не увидит. Будьте максимально конкретны: вместо формального «Работал», напишите «Готовил статью для журнала», то есть укажите специфику и назначение ваших занятий. Аналогично: вместо «Отдыхал» – «Три часа смотрел по телевизору сериал такой-то», вместо «Занималась хозяйством» – «Готовила обед из трёх блюд для всей семьи» и т. д.
Объективным взором посмотрите на свою таблицу, перечитайте написанное. Проанализируйте, какие занятия занимают большую часть времени, а каким отведены минуты. Довольны ли вы тем, как строится ваш день? Справедливо ли именно такое распределение времени?
Постарайтесь честно определить, какие эмоции вызывает у вас содержание таблицы.
Прокрастинатор или ублажатель?
Выполнив предыдущее упражнение, вы, возможно, заметите, что большая часть вашего времени либо уходит впустую – либо тратится на заботу о других людях.
Если допустить очень обобщённую классификацию, то в соответствии с этими двумя вариантами расходования времени, людей, ещё не научившихся осуществлять свои мечты, можно разделить на два типа.
1. Злостные прокрастинаторы (от английского procrastination – задержка, откладывание), или «откладыватели».
2. Образцовые добытчики и ублажатели других.
Узнали себя в каком-то из этих типов? Поняли, почему ваши мечты не спешат осуществляться? Давайте исправлять эти ошибки.
Начнём с прокрастинаторов.
Многие из них считают себя лентяями. Но это не так. Прокрастинация – это не лень. Истинные прокрастинаторы, на самом деле, мечтают делать много и делать идеально. Мешает им страх.
Во-первых, страх, что «идеально» не получится, заставляет их откладывать важные дела на потом.
Во-вторых, страх стать успешным, который может быть до того силен, что большая часть дня уходит буквально сквозь пальцы.
Барбара Шер предлагает бороться с прокрастинацией «от противного»: первым делом обозначить время, когда можно делать только необязательные, расслабляющие, всякие сугубо приятные дела. Это время нужно отметить в ежедневнике или календаре.
Например, каждый день вы «прокрастинируете» (и тут уже уместно поставить кавычки) с 14:00 до 16:00. Или: каждый вторник вы спите, сколько спится. Или два раза в неделю с 19:00 до 21:00 просто бездельничаете.
Затем поделите этот отрезок времени на две части. Первую часть (то есть первый час) вы делаете что-то, что немного приблизит вас к заветной цели: пишете параграф текста, рисуете тушью, идёте в библиотеку, совершаете телефонные звонки. А вторую часть (второй час) вы просто отдыхаете и бездельничаете, читаете какую-нибудь белиберду или смотрите сериал. Дайте себе обещание, что второй час вы будете заниматься исключительно дуракавалянием.
Чуть позже вы увидите, какую магическую силу имеет это обещание и этот распорядок дня: сериалы, журналы и прочие занятия, не приближающие вас к цели, сами собой сдвинутся не то что на второе, а на десятое место.
Прокрастинаторы больше, чем кто бы то ни было, нуждаются в режиме, в ритуалах и во времени для себя.
Для них также полезно следующее упражнение.
Упражнение 2. Матрица Эйзенхауэра
1. Выделите себе на выполнение упражнения 15 минут. Возьмите бумагу, ручку и разделите лист вертикальной и горизонтальной линиями на четыре равных квадрата. Озаглавьте квадраты: «Важно – Срочно», «Важно – Не срочно», «Не важно – Срочно» и «Не важно – Не срочно».
2. Заполните квадраты, вписав в них дела в соответствии с вашими текущими планами.
– В квадрат «Важно – Срочно» впишите то, что надо выполнить безотлагательно, и старайтесь сразу же это сделать, чтобы в будущем квадрат был как можно чаще пустым.
– В квадрат «Важно – Не срочно» впишите дела, которые приближают вас к цели – обычно это текущая, плановая работа. Не дожидаясь дедлайнов и горячки, просто делайте это.
– В квадрат «Не важно – Срочно» впишите неприятные, бестолковые, но необходимые дела. По возможности делегируйте, поручайте их другим, и сокращайте их присутствие в жизни.
– В квадрат «Не важно – Не срочно» впишите все, что относится к дуракавалянию и прокрастинации, то есть приятные и бесполезные дела. Заранее определите, какие именно ваши занятия больше всего подходят под «не важные – не срочные», запишите их в квадрат, определите время и место для них.
Выполнив это упражнение, начните следовать получившейся матрице, особенное внимание уделяя квадрату «Важное – Не срочное» и стараясь, чтобы дела не убегали в квадрат «Важное – Срочное».
Теперь поговорим про ублажателей. Образцовыми ублажателями являются те, кому на самом деле вовсе не нравится всё время ублажать других, проводя большую часть времени то с шваброй и половником, то за скучной бумажной работой, то в длинных командировках, то на переговорах с поставщиками, но они это делают, потому что так надо, потому что должны, потому что от этого счастливы другие, близкие и любимые, друзья, знакомые и коллеги.
Забота – вещь в принципе полезная, но, если ради других вы отказываетесь от собственной жизни, пора сказать себе: «Стоп. Хватит!»
Почему вы думаете, что нужно давать любовь кому угодно, кроме себя? Вы заслуживаете любви и заботы ничуть не меньше, чем другие люди.
Если вы привыкли жертвовать собой ради детей – поверьте, лучшее, чему вы можете их научить – это любить и других, и себя одинаково нежно. Научить на собственном примере!
Дети, чьи родители излучают увлечённость, радость, вдохновение, вырастают счастливыми. Дети, чьи родители замотаны скучной работой, завалены грудой нелюбимых дел и угрюмы лицом, думают (хоть и редко могут сказать вслух): «Мне не важно, что на обед. Я хочу, чтобы ты улыбался».
Как распределить время, чтобы делать по-настоящему важное и про близких не забывать? Вам поможет метод долгосрочного планирования, разработанный выдающимся изобретателем, ученым и политическим деятелем Бенджамином Франклином. Он базируется на принципе согласованности текущих дел, главной цели и жизненных ценностей.
Упражнение 3. Пирамида Бенджамина Франклина
Дайте себе на выполнение упражнения максимум 30 минут. Нарисуйте ступенчатую пирамиду, состоящую из шести прямоугольных блоков, стоящих один на другом.
Нижний и самый большой прямоугольник назовите «Главные жизненные ценности», следующий, поменьше – «Глобальная цель», затем, по мере убывания, – «Генеральный план достижения цели», «План на год, три, пять», «План на неделю, месяц», и наконец верхний и самый маленький прямоугольник озаглавьте «План на день».
Заполнять пирамиду следует снизу, определившись в первую очередь с фундаментом – Главными жизненными ценностями. Для этого нужно ответить на вопросы.
– Какой я вижу свою жизнь?
– Чему я хочу научиться, чего достичь?
– Что в жизни для меня самое важное?
– Какую память о себе я хочу оставить, какой след?
Далее переходите к Глобальной цели. Она более конкретна, но привязана к фундаменту, как бы «нарастает» на него.
– Чего я хочу добиться?
– Кем я хочу быть?
– Где и с кем я хочу жить?
– Какая у меня мечта?
Далее, имея Глобальную цель, вы можете приступить к Генеральному плану её достижения. Определите и запишите достижения, которые позволят говорить о том, что Глобальная цель становится ближе. Допустим, если ваша Глобальная цель – быть художником, выставлять свои работы в галереях, то безусловной вехой станет первая проданная картина.
Чем выше блок пирамиды – тем конкретнее формулировки, тем жёстче сроки достижения цели. Так, генеральный план достижения цели состоит из Долгосрочных планов на год, три или пять лет, как вам будет удобнее. Действия, которые попадают в этот прямоугольник, должны быть привязаны к желаемой, промежуточной вехе (например, что мне надо сделать, чтобы продать картину) и иметь более-менее чёткие сроки реализации, своего рода дедлайны.
Два верхних блока пирамиды – Краткосрочный план (на неделю, на месяц) и План на день – это те действия и шаги, которые составляют приятную рутину вашей жизни, которые совершаются регулярно и согласуются с фундаментом пирамиды.
Пусть вас вдохновляет пример самого автора пирамиды. Составив план на 20 лет вперёд, умница Франклин достиг невероятных успехов.
Учимся делать все в срок и без промедления
Вы не знаете, как распланировать время? Как успевать всё в срок? Как избавиться от пустой траты времени и нереалистичных задач? Вам подойдет техника «SMART», название которой расшифровывается так:
S – specific (конкретно),
M – measurable (измеримо),
A – achievable (достижимо),
R – relevant (реалистично),
T – timebound (привязано ко времени).
Согласно этой расшифровке, вы можете сформулировать задачи так, что в ваших планах, делах и в вашей жизни наступит ясность и порядок.
Упражнение 4. Техника «SMART»
1. Дайте себе на выполнение упражнения 20–30 минут. Нарисуйте пирамиду из четырёх блоков. В вершине пирамиды пусть будет «Мечта», ниже – «Конечная цель», ещё ниже – «Промежуточная рабочая цель», в самом низу – «Процесс».
2. Заполните блоки пирамиды. Обдумайте задачи и сформулируйте их таким образом, чтобы содержание каждого блока (хоть «Мечты», хоть «Процесса») отвечало требованиям «SMART», – то есть задача должна быть конкретной, измеримой в каких-либо показателях, достижимой, реалистичной, и укладывающейся в определённое время. Обозначьте сроки для выполнения каждой задачи.
3. Хорошо, если цели в стиле «SMART» будут сформулированы внятно, позитивно, этично, не слишком сложно, но и не слишком просто – уровень сложности в идеале должен провоцировать личностное и профессиональное развитие.
4. Поместите пирамиду «SMART» на видное место, например на стену в поле вашего зрения, и сверяйте по ней ход выполнения ваших планов.
Следующее упражнение поможет вам в краткосрочном планировании – на неделю.
План на неделю нужно составлять, соответственно, еженедельно, каждое воскресенье, не на бегу, а в спокойном и деловом настроении.
План на неделю должен вмещать только те дела, которые потенциально приближают вас к заветной цели.
План на неделю должен быть реалистичен: указывайте столько дел, сколько вы в состоянии выполнить, сколько позволяют вам текущие обстоятельства жизни.
Упражнение 5. Неделя – это маленькая жизнь
1. Дайте себе на выполнение упражнения 15–20 минут. Подумайте о той главной цели, которую вы стремитесь достичь. Решите, сколько времени на её достижение вы можете выделить ежедневно, и чем необходимо заполнить это время.
Предположим, вы работаете полный день и важным делам можете посвятить только вечера, перерывы на обед и субботу.
И предположим, вы в перспективе хотите стать фотографом и открыть собственную студию. Тогда ваш план на первую неделю будет состоять из следующих дел.
– Получить информацию о курсах студийной фотографии, которые есть в городе;
– Проанализировать полученную информацию;
– Позвонить Н. (знакомому, который смыслит в студийной фотографии) и получить совет относительно курсов;
– Принять решение и записаться на курсы.
На одну неделю этого достаточно.
2. Добросовестно выполнив эти задачи, вы продвинетесь к цели и без труда составите план на следующую неделю. Если ваша жизнь на данный момент суетлива и полна стрессов, имеет смысл добавить в список дел пункт про качественный отдых, будь то пенная ванна, прогулка в парке или бассейн.
3. Возможно, вам придётся снова и снова вносить в план на неделю одни и те же дела. Возможно, вам придётся пересматривать этот план, делать неверные шаги, вычеркивать некоторые дела за ненадобностью, бродить в потёмках и буксовать.
4. Также возможно, что какое-то одно дело (неизвестно, какое) позволит вам «перепрыгнуть» на несколько шагов вперёд и продвинуться к цели быстрее, чем вы рассчитывали.
Метод маленьких шагов
Все знают, какими пугающими могут быть большие, долгосрочные цели.
Мне нужно написать книгу. Целую книгу! О ужас! И как я с этим справлюсь?!
Мне нужно построить дом. Огромный дом! Кошмар! Неподъёмная задача!
От ужаса и кошмара нас избавит метод маленьких шагов, который позволяет разбить огромную и кажущуюся неподъёмной задачу на череду маленьких, простых и вполне реальных шагов, которые можно делать изо дня в день, и справляться с этим относительно легко. Так вы будете неуклонно приближаться к цели, которая уже не сможет оказывать на вас парализующее воздействие своей огромностью.
Нужно написать книгу? Хорошо. Я не буду думать о всей книге сразу. Вообще не буду думать о конечном результате. Я сегодня напишу всего лишь четверть главы. Причем работать буду маленькими порциями – скажем, делая перерыв через каждые три страницы. Написать три страницы – это нетрудно. Это по силам сделать за «один присест». И так изо дня в день я буду двигаться к финалу маленькими шажками, и в итоге уложусь в разумные сроки. А ведь можно было, испугавшись глобальности задачи, вообще не знать, как к ней подступиться, и так и не начать работу ни сегодня, ни завтра, ни через месяц!
Нужно построить дом? Я не буду думать о том, как возвести его весь от пола до потолка и внутренней отделки. Я начну с фундамента. И сегодня всего лишь отправлюсь в строительную фирму, чтобы заключить договор с бригадой строителей. Это легко. Мне это по силам. А завтра закажу нужное количество песка и цемента. Это будет ещё один маленький шажок. Делая такие шажки изо дня в день, я буду приближаться к моей цели, которая уже не будет так меня пугать.
Когда мы следуем методу маленьких шагов, наше время структурируется – сама жизнь становится упорядоченной и размеренной.
Мы уже не думаем: «Ах, столько всего надо делать, прямо не знаю, за что взяться!» Мы точно будем знать, за что взяться, так как на каждый день у нас будет определена небольшая, конкретная и вполне выполнимая задача.
Если наша жизнь структурирована – то мы уже не откажемся от своей затеи, как только на нас навалятся страх, тоска и уныние. Мы просто будем знать, что даже несмотря на страх, тоску и уныние, всё равно должны сделать свой маленький, запланированный на сегодня шажок.
Если ваша жизнь структурирована, в ней не будет мелочей, ведь вы будете точно знать, что один-единственный телефонный звонок, поход в овощную лавочку или в музей, прочитанная книга и написанный абзац текста – приближают вас к цели.
А это само по себе – упоительное, вдохновляющее переживание.
Один из способов, позволяющих двигаться к большой цели методом маленьких шагов, придумал в 1992 году итальянский студент Франческо Чирилло. Он хронически не успевал в учебе и от отчаяния изобрел технику «Помодоро», названной так потому, что в ней использовался кухонный таймер в виде помидора. Этот метод оказался эффективным не только для самого Франческо, но и для тысяч людей по всему миру!
Упражнение 6. Техника «Помодоро»
Вам понадобится кухонный или любой другой таймер (подойдёт также обыкновенный будильник), ручка, список дел на сегодня и план на неделю.
1. Посмотрите, какие дела запланированы у вас на сегодня. Решите, с чего начнёте.
2. Теперь забудьте о всей глобальности ваших целей – дайте себе задание поработать всего лишь 25 минут. Дальше пока не заглядывайте.
3. Итак, выберите приоритетную задачу и поставьте таймер (будильник) на 25 минут. 25 минут – это один «помидор».
4. Трудитесь 25 минут без перерыва. Затем, когда прозвенит будильник, прерываетесь и отдыхаете 5–10 минут. Потом заново ставите таймер и трудитесь опять.
5. Каждые четыре «помидора» отдыхайте 20–30 минут, стараясь в перерыве не думать о работе вообще.
6. Хвалите себя за усидчивость и трудолюбие.
Конечно, работать по будильнику весь день невероятно сложно, да и не нужно. Тем более поначалу. Внедряйте «Помодоро» в свою рабочую жизнь постепенно, начав с часа (т. е. с двух «помодоров», плюс перерыв) в день.
Не используйте «Помодоро», когда вы отдыхаете.
Используйте «Помодоро» разумно. Понятно, что если вы проходите вебинар, ведете деловой телефонный разговор или печете пирог, ставить будильник бессмысленно. Иногда обстоятельства бывают сильнее нас.
Как уверяют создатели (Франческо Чирилло и его последователи), с помощью этой техники вы быстро поймёте:
• сколько времени реально занимает то или иное дело;
• как не отвлекаться от работы, в том числе на переписку по почте и в социальных сетях (для переписки можно отвести специальный «помодор»);
• как заканчивать работу, не дожидаясь дедлайнов (овладев базовыми принципами «Помодоро», вы научитесь точно предсказывать, сколько дней, недель или месяцев потребует выполнение той или иной задачи);
• как грамотно строить план на день, как формулировать задачи и, в случае необходимости, группировать или разбивать их на несколько подзадач;
• как более эффективно распределить силы (например, писатель, чувствующий, что работа «зависает» и идёт медленно, с помощью «Помодоро» может обнаружить, что тратит слишком много «помидоров» на вычитку текста, а работе над сюжетом посвящает недостаточно времени, – пересмотрев распределение сил и «помидоров», писатель сделает так, чтобы работа шла энергичнее).
Поймите правильно: использовать тайм-менеджмент – это не значит вообще не давать себе возможности отдыхать и бездельничать. Побездельничать иногда тоже очень важно и нужно!
Грамотный тайм-менеджмент – это не тотальное и безрассудное подчинение делу, идее или чему-нибудь глобальному, не оставляющему ни свободы, ни радости.
Грамотный тайм-менеджмент – это не про то, как работать в поте лица двадцать четыре часа в сутки семь дней в неделю.
Грамотный тайм-менеджмент – не про то, чтобы записывать каждый свой шаг, постепенно превращаясь в робота, который смеётся и грустит по расписанию.
Грамотный тайм-менеджмент – это про то, как правильно распределять ресурсы, отведённые вам природой, судьбой и текущими обстоятельствами жизни.
Это про жизнь, где есть достойное место и работе, и отдыху!
Тайм-менеджмент нужен для того, чтобы, двигаясь к цели, получать удовольствие от процесса. А потому не делайте из тайм-менеджмента самоцель. Быть счастливым и жить так, как вам хочется – вот главная задача! А всё остальное – лишь инструменты, помогающие в её решении.