«НИИК» в 3 раза ускорил согласование документов и в 10 раз сократил время на сбор отчетности с помощью «1С:Документооборот 8 КОРП».
Нижегородский филиал компании «1С-Рарус» завершил внедрение системы «1С:Документооборот КОРП» в компании ОАО «НИИК». В результате улучшена работа департамента внешнеэкономической деятельности. Компания сократила бумажный документооборот. Согласование документов ускорено в 3 раза, сбор отчетности — в 10 раз, а скорость обмена документами между структурными подразделения выросла на 200%.
ОАО «НИИК» — крупная российская инжиниринговая компания, выполняющая широкий спектр услуг по проектированию, разработке технологий, комплектной поставке оборудования, обоснованию инвестиций, управлению строительством. Компания ОАО «НИИК» принимает участие в создании новых современных производств минеральных удобрений в России и СНГ.
До 2020 года документооборот в компании велся исключительно на бумажных носителях, а задачи ставились в устной форме или через электронную почту. Согласование одного договора занимало до 3-4 недель, потому что документ по очереди «вживую» передавался участникам процесса согласования. Неоптимальность процесса приводила к потере документов или и вовсе к утрате их актуальности из-за долгого согласования или изменений условий договора, что влекло за собой повторение жизненного цикла документа заново.
Контроль за сроком исполнения задач и взаимодействием с поставщиками и клиентами осуществлялся вручную, отсутствовали единые правила по накоплению и систематизации документов. В итоге каждое из подразделений выработало свои правила ведения документации, что мешало эффективному взаимодействию сотрудников разных подразделений в рамках сквозных бизнес-процессов. Поиск нужного документа был крайне трудоемким, как и сбор отчетности по договорной деятельности и работе с поставщиками и клиентами. Некоторые отчеты не были доступны: отчеты об исполнительской дисциплине в подразделениях, количество запросов в работе, статус договоров и другие.
Для решения задач по автоматизации описанных процессов был выбран программный продукт «1С:Документооборот КОРП». Партнером по внедрению стал нижегородский филиал компании «1С-Рарус», который имеет успешный опыт автоматизации в Приволжском федеральном округе и за его пределами, подтвержденный положительными отзывами и рекомендациями клиентов.
Проект стартовал в марте 2019 года. Работы по внедрению продлились 13 месяцев и завершились в планируемые сроки. Сегодня в системе работает 100 сотрудников предприятия из 60 подразделений компании.
Ключевые итоги проекта:
Реализованы параллельные бизнес-процессы по подготовке, обработке и согласованию документов в компании с помощью «1С:Документооборот КОРП». Время на подготовку и согласование документов сократилось в 3 раза.
На 30% сократилось количество документов, утративших свою актуальность.
Скорость обмена документами между структурными подразделения выросла на 200%.
Количество бумажного документооборота сократилось на 70%. Затраты на материалы сократились на 40%.
Благодаря удобному механизму по поиску нужного документа в системе время на поиск сократилось на 60%.
Реализован функционал по подготовке и согласованию технико-коммерческих предложений для клиентов (CRM). Усилен контроль за соблюдением сроков исполнения поручений. Количество просроченных задач сократилось на 35%.
Время на сбор отчетности в разрезе необходимых аналитик по статусам согласования договоров сократилось в 10 раз.
Повышена лояльность клиентов и поставщиков компании. Ведется работа по наращиванию продаж.
Руководитель IT проектов Швейников Андрей Борисович отмечает:
«Система документооборота, созданная на предприятии, помогла объединить и систематизировать договорную деятельность компании. Теперь каждый из сотрудников может найти нужный документ, отследить его статус и, при необходимости, поднять полную историю взаимодействия с клиентом. Это особенно актуально при возникновении спорных ситуаций.
Согласование договоров также претерпело изменения — благодаря системе документооборота наша компания не тратит по месяцу на согласование каждого документа, не ждет каждого из участников процесса и не занимается поиском документа, на каком этапе он «завис». Теперь процесс согласования прозрачен: руководство в любой момент может отследить, на каком из этапов находится документ и выполняются ли по нему первоначальные сроки. В результате проекта удалось сократить время на получение отчетности по договорной деятельности и реализовать некоторые виды отчетов, которые еще год назад были недоступны».
Справка о заказчике:
ОАО «Научно-исследовательский и проектный институт карбамида и продуктов органического синтеза» - современная инжиниринговая компания, владеющая уникальным опытом и компетенциями по созданию и модернизации химических производств и инженерных сооружений. ОАО «НИИК» имеет многолетний опыт сотрудничества с иностранными лицензиарами и российскими компаниями, строящими производства по зарубежным технологиям. Компания имеет собственные запатентованные разработки и технологии, а также обладает опытом научных исследований и проектирования в области аммиака, карбамида, меламина и других химических продуктов. На сегодняшний день ОАО «НИИК» располагает квалифицированным составом специалистов, насчитывающим более 700 человек.
http://niik.ru/.
Справка об исполнителе:
Нижегородский филиал «1С-Рарус» был открыт в 1999 году. За время работы штат сотрудников вырос до 110 человек. На сегодняшний день количество клиентов филиала превысило 5 000 компаний. Нижегородский филиал «1С-Рарус» входит в тройку лидеров среди фирм-франчайзи Нижнего Новгорода по всем основным рейтингам фирмы «1С», а также входит в ТОП-20 компаний в федеральном рейтинге «Купить 1С».
Компания является автором двух отраслевых решений, имеющих статус «1С:Совместно»: «1С:Бухгалтерия птицефабрики» и «1С:Управление птицефабрикой». Пользователями этих решений для птицеводства стали свыше 120 предприятий России, за что Нижегородскому филиалу «1С-Рарус» фирмой «1С» в 2013 году был присвоен статус «Центр Разработки Тиражных Решений на платформе 1С:Предприятие 8».
Система менеджмента «1С-Рарус» соответствует международному стандарту качества ISO 9001:20015.
www.rarus.ru/nn.